Жата ол ою, датасы, грифі, адресатты крсетуді мысал келтіру арылы рсімдеіз.
азастан Республикасы Мемлекеттiк Елтабасыны кімдікті жат бланкiсiнде бейнесi азастан Республикасыны Мемлекеттiк рмiздері туралы азастан Республикасы занамалы актілерінде белгiленген талаптара сйкес орналастырылады.
Аппаратты ресми атауы рылтай жаттарына сйкес йымдастырушылы-ыты нысаны крсетілген атауын амтиды.
Аппаратты рылымды блімшелеріні атауы ол жатты авторы болан жадайда ана крсетіледі жне ол йым атауынан тмен орналастырылады
кімдікті анытамалы деректерінде: почтаны мекенжайы, телефондарды, телефакстердi нмiрлерi, электронды почтаны мекенжайы крсетіледі.
кімдік шыаратын жат трiнi атауы азастан Республикасыны нормативтік ыты актілерімен регламенттеледi.
жата ол ойылан кн (німдік жаттар, хаттар, анытамалар жне басалар) немесе жатта тіркелген оиа (хаттама, акт жне басалар) жатты кні болып табылады, ал бекiтiлетiн жат шiн (Ереже, Регламент, аида жне басалар) – бекiтілген кн.
жатты кнін жата ол оюшы немесе бекiтушi лауазымды тла ояды. жатты жобасын дайындау кезiнде айы мен жылды белгiлері ана басылады.
Егер жатты авторы бірнеше йым болса, онда соы ол ойылан (бекітілген) кн жатты кні болып есептеледі.
йым ішіндегі жатты туі мен орындалуы (таныстырылуына) байланысты ызметтік белгілерге кні мен ол ойылуы ажет.
жатты кні араб санымен мынадай дйектілікпен: жыл, айды кні, ай. Айды кні мен ай жп араб санымен нкте арылы блініп, жыл трт араб санымен ресімделеді.
Кнді сз–сан тсілімен жазу кімдік, аржылы сипаттаы мліметтері бар, азаматтарды зады ытары мен мдделерін анытайтын жаттарда, нормативтік ыты актілерге сілтеме жасаанда олданылады жне «1995 жылы 05 суір» деп ресімделеді.
жатты тiркеу нмiрi, жатты тiркеу-есепке алу нысанындаы реттiк нмiрден трады. Баса деректемелер (йымны iстер номенклатурасы бойынша iстi индексi, жеке хат-хабарлар нмірі) Кесені алауы бойынша ойылады.
Кiрiс жатты нмiрi мен уаытыны сiлтемесiнде жауап берiлiп отыран жатты тiркеу нмiрi мен уаыты крсетiледi.
Хаттан баса жаттарды барлы трлерінде жатты жасалан немесе басып шыарылан жері крсетіледі. кімдік жаттардан баса ішкі жаттарда жаттарды дайындалан немесе басып шыарылан жерін крсетпеуге болады.
ол жеткізуді шектеу грифі жатты бірінші параыны жоары о жа брышында орналастырылады.
жаттар йымдарды, оларды рылымды блімшелеріні, лауазымды немесе жеке тлаларды атына жолданады.
жат йымны, оны рылымды блімшесіні атына жолданан кезде оларды атауы кіші ріппен, жартылай алы аріппен атау септігінде, жат жолданан лауазымды тланы атауы барыс септігінде жазылады.
жатты йым басшысына жолдаан кезде оны атауы адресат лауазымыны рамына кіреді. жатты жеке тланы атына жолдаан кезде почталы мекенжайы крсетіледі. Аппарат ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тланы тегі мен аты-жнін барыс септігінде крсетуге рсат етіледі.
Егер жат біртекті йымдара жолданатын болса онда, оларды адресаты жалпыланып крсетіледі.
жаттаы адресат тртеуден аспауы тиіс. Екінші, шінші, тртінші адресаттарды алдында «Кшірме» деген сз крсетілмейді. Адресаттарды саны кп болса, онда жатты таратуды тізімі (тізілімі) жасалады.
жатты траты емес адресаттара жолдаан кезде деректемелер рамына орындаушы ресімдеген «Адресатты» почталы мекенжайы кіреді. Почталы мекенжайды элементтері азастан Республикасы кіметіні аулысымен бекітілгенпочта байланысы ызметтерін крсету аидаларына сйкес дйектілікпен крсетіледі.
жатты бекіту грифі жатты бірінші параыны о жа жоары жаыны брышына ойылады.
жатты наты лауазымды тла бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден трады: «Бекітемін» (тырнаша олданылмай кіші ріптермен ресімделеді), лауазымны атауы, олы, аты-жні, тегі жне бекіту кні.
жатты лауазымы те екі немесе одан кп тлалар бекіткен кезде бекіту грифі йымдар атауыны ліпбилік тртібімен орналастырылады.
жат аулымен, шешіммен, бйрыпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі «Бекітілді (ген)» деген сзден трады, атау септігіндегі кімдік жатты трінен жне оны кні мен нмірінен трады.
Брыштама жатты бірінші параына, о жа жоары блігіндегі мтіннен бос орына ойылады. Брыштаманы рамына орындаушыны (орындаушыларды) тегі, тапсырманы (тапсырмаларды) мазмны, орындалу мерзімі, олы жне кні кіреді. Орындалуына байланысты нсауды ажет етпейтін жне орындалуыны лгілік мерзімдері бар жаттарды брыштамаларында орындаушы, брыштама авторыны олы, кні крсетіледі. Тапсырма екі жне бірнеше тлаа берілген жадайда, егер брыштамада згеше крсетілмесе, тапсырмадаы бірінші крсетілген тла жауапты орындаушы болып табылады.
Негізгі орындаушы мен бірлесіп орындаушы зіне тікелей баынысты тлалара брыштама ретінде тапсырма бере алады. Бл жадайда брыштама жатта ресімделеді. Аппарат басшыларыны брыштамасын, кіріс тіркеу нмірін, брыштама тиесілі жатты деректемелері туралы белгілерді (авторды, жатты шыыс нмірі мен кнін), сондай-а осы тармата кзделген деректемелерді баса элементтерін крсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рсімдей алады.
жат мтініні таырыбы, жатты сол жа жиегіні шетінен, жартылай алы аріппен, сздер тасымалданбай ресімделеді жне р жолда 35 белгіден арты белгі болмауы тиіс. ділет органдарында мемлекеттік тіркеуді ажет етпейтін жаттарда таырыпты клемі 5 жолдан асан кезде таырыпты жатты ортасына ресімдеуге рсат етіледі. Таырыпты соынан нкте ойылмайды.
Мтінге ойылатын таырып ыса, мтінні мазмнын дл беруі тиіс. жат тріні атауымен келісілуі жне «не туралы?» («кім туралы?»), «нені?», «кімді?» деген сратара жауап беруі ажет.
10 жолдан аз мтінге, сондай-а А5 форматтаы бланкта жасалан жата таырып ойылмайды.
жатты орындалуын баылау туралы белгі «Баылау», «Контроль» «Баылауа алынды», «Взято на контроль» сздерімен немесе мртабандармен, «Б», «К» литерімен белгіленеді жне жатты бірінші параыны сол жа жоары жаында мтін жиегінен бос жерге ойылады.
жатты мтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мтін немесе крсетілген нысандарды йлестіруші ретінде ресімделеді.
Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтыы бойынша бір объекті туралы апаратты сан немесе сз арылы баяндау кезінде олданылады.
Мтінді сауалнама трінде растыран кезде сипатталатын объектіні атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жатаы етістікті сз тіркестерімен осы шата не ткен шаты кпше трінде (бар, болан) жазылады. Сз арылы жазылан сипаттама белгілер атауымен келісілуі ажет.
Диаграмма нысаны апаратты сан немесе сз арылы баяндау кезінде олданылады. Диаграмма блінбеуі жне баса бетке кшпеуі керек.
Кесте нысаны біратар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы апаратты сан немесе сз арылы баяндауда олданылады.
Кестелерде мтінді бліктерге блуді екі дегейі бар: тігінен – баан жне клденеінен – жол. Кестені бааны мен жолдарын зат есімні атау септігінде жазылан таырыбы болуы керек. Баандар мен жолдарды таырыпшалары таырыппен йлесімді болу керек. Егер кесте бір беттен аса басылатын болса, онда кесте баандары нмірленеді де келесі беттерге оларды тек нмірлері ана басылады.
Байланысты детте мтін екі бліктен трады. Бірінші блігінде себептер, масаттар, жатты жасауды негізі, екінші (ортынды) - шешімдер, орытындылар, тініштер мен сыныстар крсетіледі. Кейбір жадайда бірінші блігінде тініштер, сыныстар, ал екінші блігінде негіздемелер, айатар крсетіледі. Мтін бір орытынды бліктен (мысалы, бйры – кімдік блік айындаусыз, хаттарда - тінішті тсіндірусіз) труы ммкін. Брын шыарылан жат негізінде немесе соны орындау шін дайындалан жат мтінінде оларды деректемелері: жатты жне автор-йымны атауы, кні, тіркеу нмірі, мтінні таырыбы крсетіледі. Егер мтін клемі жаынан ауымды болса, бірнеше шешімдерден, тжырымдамалардан, сыныстар мен тініштерден трса, онда оны блімдер мен тараулара блуге болады.
жаттаы тарматар логикалы дйектілікпен маыздылыына арай, сонымен атар мселені шешілу сатысыны хронологиясы ескеріле отырып орналастырылады. Мазмны жаынан жаын, клемі жаынан ауымды тарматар тараулара біріктірілуі ммкін. Мазмны жаынан жаын бірнеше тараулар блімдерге, ал блімдер з кезегінде бліктерге біріктірілуі ммкін. Клемі жаынан ауымды тараулар параграфтара, ал ауымды тараулар осылайша кіші блімдерге блінуі ммкін.
Тарматар тармашалара блінеді. Тарматар мен тармашаларды ішінде абзацпен блінетін бліктер болуы ммкін.
Бас ріптен басталатын блікті бірінші абзацынан баса мтінні мазмны жаынан бірттас, бірінші жолы азатжолмен блінетін жне кіші ріптен басталатын блігі абзац болып есептеледі.
Абзацтар (блікті бірінші жне соы абзацтарынан баса) тір нктемен аяталады. жаттарды мтінінде абзацтарды сызышамен немесе баса да белгілермен белгілеуге рсат етілмейді.
жатты р тармашасы, тармаы, сондай-а параграфы, тарауы, кіші блімдері мен блімдері араб санымен нмірленеді.
Бір тарматан тратын жатты тармаы нмірленбейді.
Тарматарды, тарауларды жне блімдерді нмірленуі ретімен жаласады.
Тармашаларды нмірлері р тарма шін жеке ойылады.
жаттаы рбір бліміндегі тарау параграфыны нмірленуі жне кіші блімдерді нмірленуі ретімен жаласпайды, дербес болады.
жат мтіні тиісті ресми бланктерде бір жарым жоларалы интервал арылы немесе компьютер техникасыны рылылары кмегімен млшері 14 Тіmеs New Roman аріпімен жоларалы бір интервалда басылады. Жекелеген жадайларда (кестелерді, осымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді жне басаларын ресімдеуде) аріп млшері мен жоларалы интервал згеше болуы ммкін.
жатты екі жне одан да кп парата ресімдеу кезінде екінші жне одан кейінгі паратар нмірленеді. Нмірлер араб сандарымен параты жоары жиегі ортасынан тыныс белгісінсіз ойылады.
жатты аталан мтінінде осымшаны бар екендігі туралы белгіде паратарды саны, данасы, орындалан тілі ойылады. Мтінде крсетілмеген осымшалар болан жадайда оларды нмірі, атауы, паратар саны, данасыны саны жне орындалу тілі крсетіледі, егер осымша кітапшаланан болса, онда даналарды саны ана крсетіледі.
Егер жата осымшалары бар баса жат оса берілсе, онда осымшаларыны бар екендігі туралы белгілер мынадай трде ресімделеді: осымша: азастан Республикасы Байланыс жне апарат министрлігіні 2011 жылы 15 атардаы № 3-5/151 хаты жне оан осымша, барлыы
7 пара мемлекеттік тілде.
Егер осымша жатта крсетілген мекенжайды барлыына жолданбаса, онда оны бар екендігі туралы белгіде оны андай адресата жіберілгені крсетіледі.
Нормативтік ыты, ыты актілерге осымшада (бйры, кім, аида нсаулы, ереже, шешім) оны бірінші параыны о жа жоары брышында реттік нмірі (егер осымша біреуден арты болса), кімдік жатты атауы, оны кні мен тіркеу нмірі крсетіліп «осымша» деген сз жазылады.
Жоары тран органдара, кілді, атарушы жне сот билігі органдарына жолданатын жаттара йым басшысы немесе оны тапсырмасы бойынша негізінде бірінші орынбасары ол ояды.
Ведомстволы баынысты жне баса йымдара, азаматтара жолданатын жаттара йымны басшысы, оны орынбасарлары намесе з зіретіне сйкес рылымды блімшелерді басшылары ол ояды.
жата ол ою шін:
1) жата ол ойан тла лауазымыны атауы, рылымды блімшені немесе йымны ресми атауы (егер жат бланкіде ресімделмеген болса);
2) тланын жеке олы жне ойылан олды толы жазылуы ( аты – жні мен тег) енеді.
жата кн сулесіне тзімді сиямен кол ойылады. жатты тпнсасына факсемиле ою арылы ол оюа тыйым салынады.
жата лауазымдары те екі жне одан да кп тлалар ол ойан кезде оларды ойан олдары йымдарды немесе рылымды блімшелерді ресми атауларыны ліпбилік ретімен орналастырылады.
жата бірнеше лауазымды тла ол ойан кезде оларды ойан олдары ызметтеріні лауазымды иерархиясына сйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.
Комиссия жасаан жатта жата ол ойан тлалар лауазымыны атаулары емес, оларды комиссия рамындаы міндеттері крсетіледі.
йымны ала органдарыны (алалар, кеестер жне басалар) жаттарына траа мен хатшы (траалы етуші жне жазбаны жргізуші тла) ол ояды.
Дайындалан жатты жобасында лауазымды тланы ойылан олы болмаан жадайда, онда жат оны міндетін атарушы лауазымды тланы атына айта ресімдеу ажет. ол ойанда «шін» кмекші сзін осуа немесе лауазым атауыныы алдында иаш сызы оюа жол берілмейді.
жата ол оятын лауазымды тлалар лауазымыны атауы жне ойылан олдарды толы жазу кіші ріптермен жне жартылай алы аріппен ресімделеді. Ішкі жаттарда лауазымны атауын крсетпеуге болады.
жат жобасын келiсуі жата брыштама (iшкi келiсу) немесе келiсу белгiсiмен (сырты келiсу) ресiмделедi.
ол оюа сынылан жата орындаушы (жауапты орындаушы) жат жобасы дайындалан рылым басшысы, баса да мдделі лауазымды тлалар, ажет жадайда – йымны аржы жне за ызметкеріні басшылары, міндеттерді блінуіне байланысты йым басшысыны орынбасары брыштама ояды.
Брыштама йымда алатын жат данасыны (жоспарды жобасына, есептерге, хаттара жне басалар) бастапы бетінде ойылан олдан тмен ойылады. кімдік жаттарды жобаларына брыштама бірінші данасына ойылады. кідік жатты соы параыны сырты бетіне брыштама оюа рсат етіледі.
Брыштама брыштама оюшыны олын, кнін ажет жадайда олтабаны толы жазылуын (аты–жнін жне тегін) брыштама оюшы лауазымыны атауын амтиды. жат жобасына атысты ескертулер, ерекше пікірлер жне толытырулар жеке парата ресімделеді, бл туралы жат жобасында сйкес белгі ою жасалады. Ескертулер жата ол оятын басшыа баяндалады.
жатты сырттай келiсу белгiсiмен ресімделеді, ол жатты соы параыны сол жа тменгi брышына орналасады жне тырнаша ойылмайды, кіші ріппен ресімделетін «Келiсiлдi» деген сзден, сондай-а жат келiсілетін тла лауазымыны атауынан (йымны атауын оса аланда) жеке олы жне оны толы жазылуынан жне келiсу кнінен трады.
жатты лауазымдары те екi жне одан да кп тлалармен келiскен кезде келiсу грифтері йымдарды ресми атауларыны лiпбилiк тртібімен орналастырылады. жат бiрнеше лауазымды тлалармен келiсiлген кезде келiсу грифтері лауазымды ызметтік иерархиясына сйкес орналастырылады.
Егер келiсу хатпен, хаттамамен немесе баса жатпен жзеге асырылатын болса, онда келiсу грифінде жат трi, йым атауы, жат уаыты мен нмiрi кмектес септiгiнде крсетiледi.
жатты бiрнеше йыммен сырттай келiсу осы лгілік аидаларды 6- осымшасына сйкес келісу параымен ресімделуі ммкін. Бл жадайда жатта ойылан олдан кейін «Келісу параы оса беріліп отыр» деген белгі ойылады.
Мр бедерi лауазымды тланы жаттаы олыны тпнса екендiгiн куландырады. Мр бедерiн лауазымны атауы мен ойылан олды блiгiн амтитындай етіп ою ажет.
жатты тпнсамен сйкестiгiн куландыру шiн «олы» деген деректеменi тменгi жаына «Кшiрмесi дрыс» (тырнашасыз) деген куландыру жазбасы, кшiрменi куландыран тла лауазымны атауын, оны жеке олын жне толы жазылуы, йым мрiні бедері, куландырылан кні ойылады.
жатты орындаушысы туралы белгi «Орынд.» деген ысартылан сздi, жатты орындаушыны тегін, атын, кесіні атын, оны телефон нмiрiн, оны ішінде ішкі нмірін, бар болан жадайда электронды почтасыны мекенжайы амтиды жне бл жатты соы параыны, б астапы немесе сырты бетiні тменгi сол жа брышында орналастырылады. Деректемелерді млшері 12 Тіmеs New Roman аріптерімен рсімдеуге болады.
жатты орындаланы жне iске жiберiлгенi туралы белгi оны орындаландыын растайтын жатты нмiрi мен кніне сiлтеменi (мндай жат болмаан жадайда - орындалуы жнiнде ысаша млімет), «Iске» деген сзді, жат саталатын iстi нмiрiн жне орындаушыны олтабасын амтиды.
жатты орындаланы жне iске жiберiлгенi туралы белгi жатты бiрiншi параыны бастапы бетіні тменгі жиегіне ойылады.
Файлды атауын, операторды кодын, кнді жне жатты рбiр параыны сол жа тменгi жиегіне ойылатын баса да iздестiру деректерiн амтитын белгi (колонтитул) жатты электронды кшiрмелерiні сйкестендiргiші болып табылады.
жатты йыма келiп тскенi туралы белгi жатты бiрiншi параына бастапы бетiнi о жа тменгi брышына ойылады жне кіріс жатты реттік нмірін жне келіп тскен кнін амтиды.