Порядок отчета о лабораторной работе

Лабораторная работа № 17

 

1. Работа с шаблонами документов в Microsoft Word

Цель работы: изучить основные принципы работы с шаблонами документов в текстовом процессоре Microsoft Word.

Пояснения к работе

Время выполнения – 1 час.

Порядок выполнения лабораторной работы:

1. Проделать все упражнения самостоятельно, руководствуясь описа-нием лабораторной работы.

2. Выполнить задание по созданию шаблона письма и шаблона служебной записки.

Предварительная подготовка

Перед выполнением лабораторной работы студент должен заранее ознакомиться с содержанием данной лабораторной работы

Работа в лаборатории

Шаблонами принято называть типовые формы документов. Шаблоны предназначены для сокращения трудозатрат на оформление документов массового применения за счет предварительного создания шаблонов. Например, формы различных писем, факсов, записок, отчетов, справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др. Шаблон состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) части документа. Обычно шаблон разрабатывается как база, на основе которой создаются новые документы. К постоянной части шаблона относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, заполнение, обрамление. Текст шаблона и включаемые в него элементы могут быть организованы в табличном виде.

Работу с шаблонами документов в Microsoft Word рассмотрим на примере шаблона Стандартный факс.

Упражнение 1.

1. Запустите Word.

2. Выполните команду Файл > Создать. В правой части окна откроется панель Создание документа, где необходимо в разделе Создание с помощью шаблона выбрать Общие шаблоны(рис. 27).

3. На экране появится диалоговое окно Шаблоны, имеющее 8 вкладок (рис. 28).

4. Выберите вкладку, в которой находится требующийся шаблон – Письма и факсы.

5. Выберите значок Стандартный факс. В группе Создатьвыберите переключатель Документ.

6. Нажмите кнопку ОК. На экране – шаблон выбранного документа (рис. 29).

Рис. 27. Панель создания документов

Рис. 28. Диалоговое окно Шаблоны

Для создания необходимого документа в этот шаблон надо ввести свои данные. Порядок действий следующий:

1) выделите заполняемую графу, не отпуская клавишу мыши;

2) в выделенную часть документа введите необходимые данные;

3) повторите пп. 1 и 2 для всех заполняемых граф;

4) в поле страниц, кроме числа страниц, введите непредусмотренный форматом, но необходимый для делопроизводства исходящий номер факса;

5) удалите неиспользуемые пометки Секретно, На утверждение и т. д., в примере оставлена пометка Срочно;

6) на экране – заполненный шаблон (рис. 30);

7) выполните команду Файл > Сохранить как…;

8) введите имя папки и имя файла;

9) нажмите кнопку ОК.

Рис. 29. Шаблон стандартного факса

Рис. 30. Заполненный шаблон факса

На экране – готовый документ, созданный на основе шаблона. Аналогично используются шаблоны других документов.

При управлении работами достаточно часто возникает необходимость составления писем, направляемых в другие организации и служебных записок, используемых для переписки внутри организации.

Задания

1. В диалоговом окне Шаблоны откройте вкладку Письма и факсы. Используя шаблон стандартного письма создайте и сохраните пример исходящего письма.

2. В диалоговом окне Шаблоны, откройте вкладку Записки. Используя шаблон стандартной записки создайте и сохраните пример служебной записки.

Порядок отчета о лабораторной работе

При отчете о лабораторной работе необходимо:

1) продемонстрировать выполненные упражнения, описанные в данной лабораторной работе;

2) продемонстрировать выполненное задание, прокомментировать порядок его выполнения и объяснить полученные результаты;

3) ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение шаблона документа.

2. Для чего предназначены шаблоны документов?

3. Из каких частей состоит шаблон документа?

4. Из каких элементов может состоять постоянная часть шаблона?

5. Какие виды шаблонов используются для разработки документов в Microsoft Word?

2. Работа с мастерами в Microsoft Word

Цель работы: изучить основные принципы работы с мастерами в текстовом процессоре Microsoft Word.

Пояснения к работе

Время выполнения – 1 час.

Порядок выполнения лабораторной работы:

1. Проделать все упражнения самостоятельно, руководствуясь описа-нием лабораторной работы.

2. Выполнить задание по созданию служебной записки с помощью мастера записок и резюме с помощью мастера резюме.