Общие сведения о работе с документами. Документооборот

Организация работы с документами

Организация работы с документами - создание оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Существует три документопотока:

- входящая документация,

- исходящая,

- внутренняя.

Все организационно-распорядительные документы в организации проходят через службу ДОУ - службу документного обеспечения управления (канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства).

На рисунке 1 представлена традиционная технологическая цепочка обработки вступивших в силу (согласованных, подписанных, утвержденных) документов.

1. Прием входящих документов, предварительное рассмотрение

2. Регистрация документов

3. Исполнение документа: - направление на исполнение; - исполнение документа, контроль за исполнением, информационно-справочная работа; - окончание исполнения.

Формирование исполненных документов в дела

Экспертиза ценности документов

Подготовка к передаче и передача в архив

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

4. Отправка исходящих документов

Входящие документы

Документы, составленные, подписанные в нашей организации

Рисунок 1 - Технологическая цепочка обработки документов

1, 2 и 4 этапы выполняются в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

Документооборот - движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.

(1) – При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность и целостность вложения.

Поставляется отметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении.

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.

Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

(2) - Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

- название вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);

- заголовок к тексту,

- автор;

- задания, которые нужно выполнить по документу,

- как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении).

Кроме того, могут быть и другие сведения, например:

- расписка в получении документа

- ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)

- наличие приложений.

Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.

Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.

Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для:

- учета количества документов,

- обеспечения сохранности документов,

- контроля исполнения документов,

- поиска в информационно-справочных целях.

(3) – После регистрации документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контрольза исполнением документов существует нескольких видов:

- контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос). Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;

- контроль за сроком исполнения. Контроль за сроком исполнения ведет непосредственный руководитель и работник службы ДОУ. Перенести сроки может тот, кто их установил. В свою очередь этот контроль может быть:

- текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);

- предупредительный (предупреждают исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении заключается в том, что работники службы ДОУ должны знать:

- где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,

- в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.

(4) Отправка. После регистрации сотрудники службы ДОУ запечатывают зарегистрированный исходящий документ в конверт и отправляют адресату.

Вопросы по теме: 1. Что такое документооборот? Какие этапы в него входят? 2. Что такое служба ДОУ? Чем она занимается? 3. Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов? 4. Что происходит с документом после регистрации? 5. Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить? Кто их проводит? 6. Что делают с документом после исполнения?

Формирование дел

Дело - совокупность документов по одному вопросу или направлению деятельности, подшитых в одну обложку.

Формирование дел – отнесение документа к определенному делу и их систематизация внутри дела. Обеспечивает быстрый поиск и сохранность документов.

Наименование организации ДЕЛО № 021-01 Приказы и указания ректора и проректоров по работе кафедры (копии) с _________ по ________ на ________ листах Хранить 8 лет

Номер дела и заголовок дела, взят из номенклатуры дел

Период формирования дела, даты берут с первого подшитого документа и последнего

Количество листов в деле

Срок хранения, взят из номенклатуры дел

Рис. Обложка дела

На обложку № дела, заголовок дела и срок хранения аккуратно переписывают из номенклатуры дел!

Правила формирования дел:

Формируют и хранят дела по месту образования в структурных подразделениях (где исполнялись документы); в небольших организациях – централизовано у секретаря.

Формирует дела лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении (назначается приказом). Раскладка документов в дела производится ежедневно.

В дело могут быть подшиты только исполненные документы (на документе должна стоять отметка об исполнении).

В дело подшивают только те документы, которые предусмотрены заголовком этого дела. Для документов, которые не подходят ни к одному делу заводят новое дело.

Дела формируются в течение одного года. В начале года по номенклатуре дел заводят весь набор папок для своего подразделения, в течение года в них подшивают документы, по истечение года дела закрывают.

Толщина каждого дела не должна превышать 3-4 см. (примерно 250 листов). Если в течение года образуется больше документов, заводят следующий том этого дела.

Приложения к документам, независимо от даты их составления подшивают вместе с документами, к которым они относятся.

Плановые и отчетные документы подшивают в дела того года, к которым они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления.

2.8.3 Текущее хранение дел в структурных подразделениях

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела, они располагаются в шкафах вертикально. На корешке указывается номер дела по номенклатуре. Рядом прикрепляется номенклатура дел.

На дела со сроками хранения более 10 лет ведется внутренняя опись документов дела (подшивается в начало дела).

Внутренняя опись документов дела №______

№ п/п	Название документа	Заголовок	Регистрационный номер и дата	Номера листов дела	Примечания

Итого в дело подшито______ документов.

Если из дела необходимо изъять подшитый документ, его изымают, а на его место ставят лист-заместитель.На нём указывается кто, когда взял документ, на какой срок.

Если понадобилось дело в целом, то на его место ставится карта-заместитель. На ней указывается кто, когда взял дело, на какой срок, цель, подпись.

Номенклатура дел

Номенклатура дел (НД) – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке (список всех дел, которые заведены в организации, по нему заводят дела).

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во томов, частей	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
021-01	Приказы и указания ректора и проректоров по работе кафедры (копии)		8 лет, 19а
021-02	Решения Ученого Совета университета		8 лет, 18а
	. . .

021-28	Переписка с организациями по вопросам НИР		5 лет, 1288	Не заведено

Рис. Таблица номенклатуры дел

Заголовок и срок хранения берут из Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, и обязательно должна охватывать все документы, образующиеся в этой организации.

Номенклатура дел бывает трех видов:

1) конкретная (индивидуальная) –номенклатура дел определённой организации. Сводная номенклатура дел - общая индивидуальная номенклатура дел для всей организации (сведены НД структурных подразделений), из нее делают НД структурных подразделений;

2) примернаяустанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер;

3) типоваяустанавливает типовой состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется и единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Типовые и примерные НД разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается на предприятии службой ДОУ в конце года, таким образом, чтобы с начала следующего года по ней можно было формировать дела. Составляется на основе Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения; типовой или примерной НД.

При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится полностью и может быть только конкретизирован с учётом специфики дел в конкретной организации.

Из примерной номенклатуры дел выбирается название тех дел, которые фактически образуются. Некоторые дела могут быть объединены или разъединены. Объединять можно дела только с одинаковыми сроками хранения, но сроки хранения переписывают без изменений.

Функции номенклатуры дел:

1) служит планом распределения документов после их исполнения в дела, т.о. номенклатура дел определяет систему хранения документов в организации;

2) каждое дело имеет указание сроков хранения документов, входящих в это дело. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, одновременно намечают сроки хранения документов;

3) номенклатура дел, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов. Индекс или номер дела по номенклатуре дел входит составной частью в регистрационный номер документа;

4) номенклатура дел может быть использована вместо описи дел как учётный документ при сдаче дел в архив;

5) номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.