Графічні методи вивчення й аналізу потоків руху інформації
Сьогодні найкраще оброблення даних забезпечують сучасні ІТ, які дозволяють швидко, достовірно і точно обробляти дані. Для цього потрібно:
· встановити склад та обсяг інформації (перелік показників, документів), її структуру та правила перетворення (схеми формування показників чи документів);
· розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей інформаційних зв’язків);
· вирішити питання, пов’язані з побудовою інформаційної мови спілкування з користувачем;
· забезпечити своєчасне оброблення інформації та її представлення у зручних для використання формах (необхідних відомостях).
Існують різні методи аналізу і проектування інформаційних потоків з метою їхнього удосконалювання. Проте їх застосування є досить складним, що значно утрудняє їх практичну реалізацію. Однак сучасні ІТ дозволяють значно спростити застосування, а в окремих випадках формують готові управлінські рішення. Це різко активізувало використання методів графіки і математичного моделювання в управлінні інформаційними процесами.
Підхід до дослідження інформаційних потоків з урахуванням їх специфіки вимагає систематизації існуючих методів аналізу і проектування інформаційних потоків. Одним з найбільш відомих є графічний метод, який використовується для опису потоків інформації (головним чином документопотоків) невеликої розмірності на макрорівні, для виявлення загальної структури і функцій системи управління, а також для удосконалення існуючих потоків інформації.
Основні елементи потоку - документи. Відношення між ними зображується у вигляді графічної схеми. Процедури перетворення елементів потоку (оброблення документів) записуються у вигляді коротких пояснень на схемі потоку. Система координат графіка двовимірна. У заголовки стовпців записуються найменування структурних підрозділів конкретної організації, у заголовки рядків - найменування моментів або проміжків часу. Шкала може бути рівномірної або нерівномірної. Кожен документ на схемі зображений у вигляді прямокутника з указівкою номера документа. Стрілка, що йде до документа (від документа), показує напрямок руху інформації.
Під документом даються короткі пояснення:
· які процедури здійснюються при обробці документа;
· яка інформація з документа використовується в даний момент у даному місці;
· як використовується ця інформація;
· яка інформація записується або змінюється в документі і чому;
· де можна знайти подібні пояснення.
Рис. 1.5. Оперограма підготовки та прийняття рішення
Аналіз схеми дозволяє простежити шляхи документів, виявити моменти їхнього утворення, операції, що з ними здійснюються, порядок, у якому документи поєднуються або розчленовуються. Прикладом може стати оперограма підготовки та прийняття рішення, наведена на рис.
У результаті аналізу схеми потоку можна виявити обсяг, характер і терміни виконання робіт для кожного підрозділу організації, надлишковий контроль за роботою чи повну відсутність контролю, застосування різних документів замість одного, складеного в декількох екземплярах, збереження застарілих документів, невиправдані затримки оброблення документів, а також і зайві передачі документів, викликані незадовільним розподілом обов'язків між різними підрозділами.
Логіко-інформаційна схема, розроблена з урахуванням тимчасового лага, має інший вигляд. На рис. приведена логіко-інформаційна схема процесу визначення потреби в матеріалах.
| Назва блоків схеми | Зміст блоків схеми | Шкала часу з розбивкою на місяці, декади | ||||
| листопад | грудень | |||||
| І декада | ІІ декада | ІІІ декада | І декада | ІІ декада | ||
| Розрахунок потреб в матеріалах | Розрахунок запасів на початок і кінець | Розрахунок нормативів виробничих запасів | План мобілізації резервів | Розрахунок очікуваних залишків | ||
| Первинна інформація | Обґрунтування потреб в матеріалах | План МІС | ||||
| Споживачі | Вищестоящі організації | |||||
| Відділ матеріально-технічного постачання | ||||||
| Бухгалтерія | ||||||
| Планово-економічний відділ | ||||||
| Постачальник первинної інформації | Планово-економічний відділ | |||||
| ОГТ | ||||||
| ОГК | ||||||
| Цехи | ||||||
| Відділ збуту | ||||||
| Вихідна інформація | План виробництва | |||||
| Норми витрат матеріалів | ||||||
| Відомість узгодження | ||||||
| Дані складського обліку | ||||||
| Виконавці | Відділ матеріально-технічного постачання |
Рис. 1.6. Інформаційна схема процесу визначення потреб в матеріалах
Графічний метод є простим, наочним та універсальним методом опису потоків інформації на макрорівні. Однак при збільшенні розмірності потоку схема може стати настільки велика, що утратить свою цінність як засіб аналізу, або буде настільки поверхнева в деталях, що не допоможе при аналізі потоків інформації.
Проект визначення складу інформаційних потоків є одним з найбільш важливих етапів процесу формування ІС. Його мета полягає в раціоналізації інформаційного забезпечення об'єкта шляхом визначення мінімального обсягу інформації, достатнього для здійснення ефективних управлінських процесів.
Таблиця 1.8
Оперограма накладної на переміщення матеріалів в організації
| № з/п | Зміст роботи зі складання, обробки і переміщення | Час на складання або переміщення | Місце складання або переміщення | Відповідальна особа | Час на складання або переміщення, хв. |
| Заповнення реквізитів (назва матеріалів, номенклатурний номер, облікова ціна тощо) | За день до передачі | Склад, який передає | Завідувач складу | ||
| Відпуск матеріалів зі складу | Те саме | Те саме | Те саме | ||
| Облік відпуску матеріалів у картці | У день відпуску | » | » | ||
| Запис накладної у реєстр | Те саме | » | » | ||
| Отримання матеріалів на склад | У день одержання | Склад, який одержує | » | ||
| Оприбуткування мате ріалів | У день одержання | Те саме | Завідуючий складом | ||
| Облік матеріалів у картці | Те саме | » | Те саме | ||
| Запис накладної до реєстру | » | » | » | ||
| Передавання до архіву | Після повного використання | Бухгалтерія | Старший бухгалтер сектора обліку матеріалів |
Таблиця 1.9
Логіко-інформаційна схема діяльності планово-економічного відділу
(фрагмент)
| Перелік процедур | Виконавці | Вхідна інформація | Вихідна інформація | Нормативно-довідкова інформація | |||
| l | ... | N | |||||
| Розробка бізнес-плану випуску нової продукції | + | Технічні характеристики нової продукції | Проект бізнес-плану | Методика розробки бізнес-планів | |||
| Розрахунок фінансово-економічних показників ефективності бізнес-плану | + | Дані бізнес-плану (обсяг випуску нової продукції, ціна-собівартість-податки тощо) | Склад фінансово-економічних показників з їх докладним аналізом | Методичні вказівки оцінки ефективності інвестиційних проектів і їх добору для фінансування |
Слід зазначити, що виникнення всіх оперативних документів має пов’язуватися з якою-небудь роботою і служити початком іншої роботи.
Таблиця 1.10
Документування робіт із процедури "Визначення фонду заробітної плати"
| Перелік процедур | Найменування документів | |||||
| табель обліку робочого часу | накази, розпорядження | Контракт | відомість оплати праці | податкові форми | ||
| 1. Одержання інформації про час, відпрацьованому кожним працівником | Х | |||||
| 2. Одержання наказів, розпоряджень (премії, відпустки, відрядження тощо) | Х | |||||
| 3. Одержання інформації про умови оплати праці кожного працівника | X | |||||
| 4, Розрахунок заробітної плати, відпускних, командировочних | X | |||||
| 5. Розрахунок прибуткового податку і відрахувань | X | |||||
Умовні позначення: 0 - документ, необхідний для початку робіт із процедури; Х - документ, що виникає після закінчення робіт.
Метою удосконалення руху інформації в об'єкті є раціоналізація маршрутів руху й обміну інформацією. Робочою документацією для цього можуть стати:
1) маршрутна схема руху документа,
2) документограма бізнес-процесу;
3) схема документообігу;
4) схема інформаційних потоків.
Маршрутна схема руху документа (наприклад, що входить або виходить) фіксує операції, виконувані з конкретним документом у даній організації, бізнесі-одиниці, підрозділі (Рис.1.7).
| Секретар президента | Референт президента | Президент | Віце-президент | Начальник відділу | Спеціаліст відділу |
| |||||
Умовні позначення: V - ознайомлення з документом; С - візування документа: Р - резолюція.
Рис. 1.7. Маршрутна схема руху документа
Якщо аналізується склад робіт з якої-небудь функції і вказується маршрут документів по цій функції, то такий процес фіксується в документограмі бізнес-процесу (рис. 1.8).
| Перелік операцій | Склад виконавців | ||||
| ВТіЗ | ОГТ | ПЕВ | Нормувальник | Заст. дир-ра | |
| Розрахунок фактичної стійкості рядом замірів часу | 
| ||||
| Виключення з розрахунків нехарактерних значень замірів | |||||
| Математична обробка результатів замірів і визначення норм виробки | |||||
| Співставлення результатів розрахунку з діючими нормативами | |||||
| Підготовка норм часу і виробки |
Рис. 1.8. Документограма процесу обробки результатів вимірів часу
Схема документообігу встановлює перелік вхідних і вихідних документів, джерело надходження й адресат, періодичність складання для окремих підрозділів системи. У кожнім прямокутнику, що визначає документ, відзначаються характеристики операції, які виконуються з документом у структурному підрозділі (виконавцем) (таблиця 1.11).
Таблиця 1.11
Схема документообігу відділу організації праці і управління (фрагмент)
| Види документів, форм або даних, що надходять у структурний підрозділ | Джерело надходження | Види документів, форм або даних, що виходять зі структурного підрозділу | Адресат | Періодичність | |
| Первинні | Вихідні | ||||
| Вихідні дані для економічного аналізу діяльності | Усі підрозділи по запиту | Матеріали аналізу | Директорат | 1 раз в квартал | 1 раз в квартал |
| Первинні дані для розробки нормативно-методичної документації | Усі підрозділи згідно запиту | Нормативно-методична документація (положення про відділи, посадові інструкції й ін.) | Усі підрозділи згідно запиту | Не регламентовано | Не регламентовано |
| Вихідні дані для підготовки довідкової документації до засідання правління | Усі підрозділи згідно запиту | Довідкова документація | Усі підрозділи згідно запиту | Кожного місяця | Кожного місяця |
Існують кількісні показники оцінки системи документообігу в організації.
| Коефіцієнт прямоточності документопотоку (ккд) визначає раціональність маршруту руху документів: ккд = Дк / Дф, |
де: Дк - найкоротший шлях руху документа визначеного виду;
Дф - найкоротший шлях руху документа визначеного виду;