Помощник Генерального директора и по совместительству Помощник Председателя правления совета директоров
1. Распределение информационных потоков (5 входящих линий);
2. Оргтехника: мини АТС, ксерокс, факс, принтер;
3. Электронная почта и рассылка ее адресатам;
4. Компьютер: Word, Excel, Bitrix, Internet;
5. Делопроизводство: составление документации (гарантийное/сопроводительное письмо, регистрация входящей/исходящей документации, регистрация отчетов в реестре документов),
6. Прием и отправление почтовых документов (с помощниками оценщиков и с курьерскими службами);
7. Принятие поступающей на имя Генерального директора/Председателя Правления совета директоров корреспонденции (писем, заявлений, актов, товарных накладных, счета на оплату, определения по различным судебным делам), передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
8. Подготовка различных пакетов документов для разблокирования счетов в банках, для аккредитации в банках, при сдаче экспертных заключений;
9. Обеспечение взаимосвязи с сервисными организациями по техническому обслуживанию сервисной техники, вызов специалиста для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
10. Выполнение поручений руководства;
11. Ведение кадрового делопроизводства: прием на работу, увольнение, заказ различных справок;
12. Составление различных договоров и муниципальных контрактов на оценку предметов недвижимости, изменений к договорам;
13. Контролирование ведения сделок по объектам недвижимости (выставление счетов на оплату в системе Bitrix, 1С:8.3, контролирование оплат по счетам, создание актов приема-сдачи и актов приема-передачи отчета);
14. Организация независимых судебных экспертиз в соответствии с регламентом проведения экспертиз;
15. Решение административно-хозяйственных вопросов: заказ воды, канцтоваров, сбор денег на Дни рождения сотрудников, выдача зарплаты уборщице и дворнику;
16. Право подписи и проставления печати на некоторых видах документов (трудовые книжки, бланки приема и отправки различной корреспонденции)
02/2015-02/2015
ЗАО Нефтегазовая промышленно-строительная компания «Металлостройконструкция» (работа временная, по договору)
Помощник первого вице-президента/технического директора
1) Прием и распределение входящих потоков
2) Организация документооборота (ведение табеля рабочего времени сотрудников регистрация входящей/исходящей документации)
3) Принятие поступающей на имя руководителя документации, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовке ответов.
4) Выполнение поручений и задач поставленных руководителем
5) Организация приема посетителей и клиентов
6) Оргтехника: мини АТС, ксерокс, факс, принтер, скан
7) Создание и занесение реестров в системе электронного документооборота DIRECTUM (с/ф, накладные, письма, распоряжения и запросы)
8) Протоколирование совещаний
9) Создание справки-отчета по запроектированной и отгруженной продукции для предприятия ОАО Газпром
10) Контроль за проведением уборки в кабинетах руководителя
11) Чай, кофе
10/2015-11/2015
ФФГУП «Связь-безопасность»
Секретарь директора
1) Прием и распределение входящих линий
2) Организация скайп-совещаний
3) Протоколирование еженедельных совещаний директора и контроль за исполнением поставленных задач
4) Организация документооборота (,регистрация входящей/исходящей документации, приказов и распоряжений внутренних и из центрального офиса в г. Москва, отправка их в филиалы, написание разного характера писем)
5) Принятие поступающей на имя руководителя документации, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовке ответов.
6) Прием и отправление почтовых документов, почтовая рассылка поздравлений
7) Помощь тендерному отделу (регистрация, сканирование, отправка документов для участия в тендерах)
8) Уверенный пользователь ПК (Word, Excell, Outlook)
9) Оргтехника: мини АТС, ксерокс, факс, принтер, скан
10) Выполнение поручений и задач поставленных руководителем
11) Сбор и отправка листов прохождения инструктажа по разным темам со всех филиалов
12) Частичное ведение кадрового делопроизводства (заполнение личных карточек сотрудников, сбор необходимых документов для трудоустройства на работу)
13) Организация приема посетителей
14) Чай, кофе
01/2016-03/2016
ООО «Кэпитал Менеджмент»
Секретарь-референт
1) Прием и распределение входящих телефонных линий
2) Планирование рабочего дня генерального и исполнительного директора
3) Организация совещаний, скайп-совещаний
4) Назначение деловых встреч
5) Ведение календаря рабочего времени директоров
6) Заказ алкогольной продукции
7) Продажа алкогольной продукции завода
8) Ведение отчетности по продажам (реестр прихода по товарным накладным, сверкам, продажам, отслеживание дебиторской задолженности)
9) Делопроизводство (написание приказов, сканирование и отправка документов)
10) Координация работы водителей и курьера
11) Бронирование гостиниц, заказ билетов, поиск лучших вариантов
12) Выполнение личных поручений директоров (организация охоты, заказ цветов, вызов сомелье, заказ обедов в ресторане и тд)
13) Встреча гостей
14) Чай, кофе
По июль 2016
ООО «Галактика Приключений»
Координатор проекта
1) Планирование рабочего дня руководителя
2) Организация переговоров
3) Организация совещаний
4) Протоколирование совещаний
5) Организация и подбор персонала на конкурсной основе на разные вакансии в организацию
6) Составление реестров
7) Составление договоров для сотрудников и графиков планируемых совещаний
8) Составление презентации о деятельности компании в программе Power Point
9) Составление бизнес плана
10) Поиск, сбор и оформление необходимых документов для открытия ООО
11) Заполнение заявок на подготовку документов в разные инстанции
12) Составление и редактирование писем, приказов и распоряжений
13) Ведение базы данных сотрудников и клиентской базы
14) Поиск, сбор необходимой информации для развития компании
15) Мониторинг цен и конкурентов
16) Выполнение разных поручений руководителя