Место технологии Workflow в организации бизнеса
Технология Workflow является важнейшей составляющей современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективной технологией управления бизнес-процессами. Программные продукты класса workflow - это программные системы, обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия. Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:
· разработка описания бизнес-процесса;
· управление выполнением бизнес-процесса;
· интеграция используемых в процессе приложений.
Внедрение системы класса workflow на предприятии базируется на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций. С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:
· адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;
· экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;
· предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;
· действия системы при инициализации и завершении операции.
Типовыми целями внедрения системы класса workflow на предприятиях являются:
· сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. Системы класса workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой "тому, кому нужно, и тогда, когда нужно";
· управление выполнением бизнес-процессов. Внедрение технологии workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;
· получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии;
· интеграция отдельных "островков автоматизации", существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.
Главной задачей после перехода к промышленной эксплуатации системы workflow является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.
В таблице 6 дана сравнительная характеристика нескольких систем Workflow, представленных на российском рынке.
Таблица 6 - Сравнение систем управления потоками работ Workflow
| Фирма-разработчик | Optima, Россия | Staffwarepic, GreatBritain | «Весть – Мета Технология», Россия | Инталев, Россия | ||
| Наименование системы | Optima-WorkFlow | Staffware 97 | WorkRoute | Инталев: Бизнес-процессы | ||
| Стоимость за 1 клиентское место, $ США | 240-3840 Неограниченное количество пользователей | |||||
| Архитектура системы | Клиент-сервер | Клиент-сервер | Клиент-сервер | Клиент-сервер/файл сервер | ||
| WEB-технология | Да | Да | Да | Да (при условии наличия 1C:WEB) | ||
| Защита данных в системе | ||||||
| Стандарт защиты информации | 1В (сертификат Гостехкомиссии №96) | Да | Да | Нет (определяется форматом хранения данных) | ||
| Сертифицированное шифрование | Да (Россия, ФАПСИ) | Да | Да | Нет | ||
| Сертифицированная электронно-цифровая подпись | Да (Россия, ФАПСИ) | Да | Да | Нет | ||
| Управление потоками работ | ||||||
| Жесткая маршрутизация | Да | Да | Да | Да | ||
| Свободная маршрутизация | Да | Да | Да | Да | ||
| Автоматическая отправка документов по маршруту | Да | Да | Да | Да | ||
| Редактор маршрутных схем | Да, Графический | Да, Графический | Да, Графический | Да, Графический | ||
| Описание параметров технологических этапов | Да | Да | Да | Да | ||
| Формирование календаря рабочего времени | Да | Да | Да | Нет | ||
Продолжение таблицы 6.
| Обеспечение документооборота | |||||||
| Поддержка отечественной схемы документооборота | Да | Нет | Да | Да | |||
| Поддержка западной схемы документооборота | Да | Да | Да | Да | |||
| Хранение всех версий документов | Да | Да | Да | Нет | |||
| Контроль версий документов | Да | Да | Да | Нет | |||
| История обработки документов | Да | Да | Да | Да | |||
| Регистрация документов (картотека) | Да | Да | Да | Да | |||
| Редактор регистрационных карточек | Да, Графический | Да | Да | Да | |||
| Поиск документов по атрибутам регистр, карточек | Да | Да | Да | Да | |||
| Контроль потоков работ и документов | |||||||
| Возможность задания нормативных значений | Да | Да | Да | Да | |||
| Возможность постановки/снятия с Контроля | Да | Да | Да | Да | |||
| Контроль сроков выполнения | Да (в минутах) | Да (в минутах) | Да (в минутах) | Да (в минутах) | |||
| Контроль работы исполнителей | Да | Да | Да | Да | |||
| Уведомление о постановке на контроль | Да | Да | Да | Да | |||
| Уведомление о выполнении этапа | Да | Да | Да | Да | |||
| Напоминание об истечении сроков исполнения | Да | Да | Да | Да | |||
| Резолюции | Да | Да | Да | Да | |||
| Отчетность | |||||||
| Развитая отчетность | Да | Да | Да | Да | |||
| Статистический анализ | Да | Да | Да | Да | |||
| Администрирование системы | |||||||
| Определение прав доступа пользователей | Да | Да | Да | Да | |||
| Регистрация событий в системном журнале | Да | Да | Да | Да | |||
Окончание таблицы 6.
| Совместимость с программными системами | ||||
| Совместимость с программными продуктами | MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad | MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw | MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad | 1С;MS Word,Excel, внешняя почта, запуск произвольных файлов в ассоциированной программе |
| Операционная система | Windows 95/98/NT 4.0/2000/XP | Windows NT 4.0ШМ OS/2 | Windows95/98/NT 4.0/2000/XP | Windows 98/ME/NT/2000/X P |
| База данных | ODBC-стандарт (MS Exchange Server, MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase) | ODBC- стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase) | ODBC- стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase | 1С(SQL, DBF) |
Выводы по теме
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow:
· автоматизированные офисные системы класса Groupware обеспечивают взаимодействие между пользователями в рамках единого информационного пространства при совместном решении задачи независимо от их географического расположения;
· автоматизированные офисные системы класса Workflow ориентированы на автоматизацию работы коллектива сотрудников компании, участвующих в решении множества задач в рамках одного или связанных бизнес-процессов. Для технологии класса workflow характерны поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно и четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения;
· понятие технологии Groupware шире, чем понятие Workflow: системы Groupware охватывают деятельность сотрудников всей компании, они могут включать в себя системы Workflow. Системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности и автоматической координации деятельности исполнителей определенных бизнес-процессов. Системы управления документами нацелены на управление только одним процессом компании – управление документами.