Регулярный документооборот
Реестр входящей информации
Таблица 2
| МЕНДЕЛЕЕВСК-ВОДОКАНАЛ | Отдел | Характеристики обработки документов | ||||
| № | Наименование и назначение документов | Кто обрабатывает | Откуда поступает | Трудоёмкость | Периодичность, регламент | Способ получения |
| 1.1 | Договор о поставке электроэнергии | Экономический отдел, секретарь | ООО “Татэнерго” | 7 мин. | Квартал | Почта, бумажный носитель |
| 1.2 | Письмо из налоговой службы | Глав. Бух. Экономический Отдел | Налоговая инспекция | 5 мин. | Квартал | Почта, бумажный носитель |
| 1.3 | Письмо из экологии | Глав. Инженер | Экологическая инспекция | 5 мин. | Квартал | Почта, бумажный носитель |
| 1.4 | Письмо из ком. Охраны труда | Глав. Инженер | Ком. Охраны Труда | 5 мин. | Квартал | Почта, бумажный носитель |
| 1.5 | Письмо от заказчика | Директор Главный инженер | Заказчик | 7 мин. | Разная периодичность | Почта, бумажный носитель |
| 1.6 | Письмо Ген. Подрядчика | Директор Главный инженер | Ген. Подрядчик | 7 мин. | Разная периодичность | Почта, бумажный носитель |
| 2.1 | Факс. ООО «Спецстрой» | Экономический отдел, секретарь | ООО «Спецстрой» | 5 мин. | Разная периодичность | Факсимильное Сообщение, Бумажный носитель |
| 2.2 | Факс. ОАО “Химзавод им. Карпова” | Экономический отдел, секретарь | ОАО “Химзавод им. Карпова” | 5 мин. | Разная периодичность | Факсимильное Сообщение, Бумажный носитель |
| 2.3 | Факс. АО "Менделеевск-азот" | Экономический отдел, секретарь | АО “Менделеевск-азот” | 5 мин. | Разная периодичность | Факсимильное Сообщение, Бумажный носитель |
| 2.4 | Факс. НГДУ “ПрикамНефть” | Экономический отдел, секретарь | НГДУ “ПрикамНефть” | 7 мин. | Разная периодичность | Факсимильное Сообщение, Бумажный носитель |
| 2.5 | Факс. ОАО “Татэнерго ” | Экономический отдел, секретарь | ООО “Татэнерго” | 7 мин. | Разная периодичность | Факсимильное Сообщение, Бумажный носитель |
| 2.6 | Факс. Т.Д. «КамСнаб» | Экономический отдел, секретарь | Т.Д. «КамСнаб» | 7 мин. | Разная периодичность | Факсимильное Сообщение, Бумажный носитель |
| 3.1 | База данных “Консультант +” | Отдел ИТ | ООО “Консультант Плюс” | 15 мин. | Квартал | Курьер, Электронный носитель |
| 3.2 | База данных “1С: Предприятие” | Отдел ИТ | ЗАО “1С” | 15 мин. | Квартал | Курьер, Электронный носитель |
| 3.3 | База данных “Гранд Смета” | Отдел ИТ | Композит | 15 мин. | Квартал | Курьер, Электронный носитель |
| 4.1 | Лицензия на строительную деятельность | Глав. Инженер | РТ ФГУ ФЛЦ | 3 мин | 5 лет | Курьер, Бумажный носитель |
| 5.1 | Телефонограмма ООО «Спецстрой» | Секретарь | ООО «Спецстрой» | 5 мин | Разная периодичность | Телефон Аудио информация |
| 5.2 | Телефонограмма НГДУ ПрикамНефть | Секретарь | НГДУ ПрикамНефть | 5 мин | Разная периодичность | Телефон Аудио информация |
| 5.3 | Телефонограмма ОАО “Химзавод им. Карпова” | Секретарь | ОАО “Химзавод им. Карпова” | 5 мин | Разная периодичность | Телефон Аудио информация |
| 6.1 | Накладные на материалы КамСнаб | Экономический отдел Мастера, ИТР | Т.Д. “КамСнаб” | 6 мин | Неделя | Сотрудник Электронный, бумажный носитель |
| 7.1 | Счёт-фактура КамСнаб | Экономический отдел ИТР | Т.Д. “КамСнаб” | 10 мин | Неделя | Сотрудник Электронный, бумажный носитель |
| Акт выполненных работ на оказанные услуги | Экономический отдел Глав. Бух. Глав. Инженер Директор | Субподрядчик, заказчик | 15 мин | 2 недели | Сотрудник Электронный, бумажный носитель | |
| Путевые листы | Мастера | Субподрядчик, заказчик | 5 мин | Ежедневно | Сотрудник Бумажный носитель | |
| Постановления | Секретарь | Мэрия | 5 мин | Квартал | Почта Бумажный носитель | |
| 11.1 | Договора на поставку материалов | Директор Глав. Инженер | Поставщик | 10 мин | Квартал | Сотрудник Бумажный носитель |
| 11.2 | Договора на оказание услуг | Директор Глав. Инженер | Заказчик | 10 мин | Разная периодичность | Сотрудник Бумажный носитель |
| 11.3 | Договора подряда | Директор Глав. Инженер Эконом. Отдел | Субподрядчик, Ген. Подрядчик | 10 мин | Разная периодичность | Сотрудник Бумажный носитель |
| Отчёт (Банковские выписки) | Эконом. Отдел Глав. Бух | ОАО “Сбербанк России” | 15 мин | Квартал | Почта Электронный, бумажный носитель | |
| 13.1 | Счета за связь | Эконом. Отдел | Таттелеком | 2 мин | Месяц | Почта Электронный, бумажный носитель |
| 13.2 | Счета за Ком. Услуги | Эконом. Отдел | Жил. Контора №34 | 2 мин | Месяц | Почта Бумажный носитель |
| Периодические издания | Секретарь | Почтовое отделение №14 | 10 мин | Ежедневно | Почта, курьер Бумажный носитель | |
| 15.1 | Спецификации Ген. Подрядчика | Глав. Инженер Эконом. Отдел Мастера ИТР | Ген. Подрядчик | 15 мин | Квартал | Сотрудник Электронный, бумажный носитель |
| 15.2 | Спецификация Заказчика | Глав. Инженер Эконом. Отдел Мастера ИТР | Заказчик | 15 мин | Квартал | Сотрудник Электронный, бумажный носитель |
| Прайс Лист на материалы | Глав. Инженер Эконом. Отдел | Поставщики | 10 мин | Месяц | Почта Электронный бумажный носитель | |
| Коммерческие предложения | Секретарь Эконом. Отдел | Поставщики | 12 мин | Неделя | Почта, сотрудник Электронный бумажный носитель | |
| Акты сверок расчётов | Глав. Инженер Глав. Бух. Эконом. Отдел | Ген. Подрядчик | 20 мин | 2 недели | Сотрудник Электронный бумажный носитель | |
| 19.1 | Заявки на проектирование канал. Сетей | Секретарь Глав. Инженер Эконом. Отдел, Мастера | Заказчик, Клиент | 10 мин | Ежедневно | Клиент Бумажный носитель |
| 19.2 | Заявки на проведение работ | Директор Глав. Инженер Эконом. Отдел, Мастера | Заказчик, Клиент, Суб. Подрядчик | 10 мин | Ежедневно | Клиент Бумажный носитель |
| 20.1 | Претензии | Секретарь Директор | Заказчик, Клиент, Ген. Подрядчик | 2 мин | Разная периодичность | Клиент Бумажный носитель |
| 20.2 | Пожелания | Секретарь Директор | Заказчик, Клиент, Ген. Подрядчик | 2 мин | Разная периодичность | Клиент Бумажный носитель |
| Сообщения на электронную почту | Секретарь, Отдел кадров | Все | 2 мин | Ежедневно | Почта Электронный носитель | |
| 22.1 | Аудио информация (общение) | Персонал | Персонал, клиенты | Длительность процесса | Постоянно | Общение Аналоговая информация |
| 22.2 | Аудио информация (СМИ) | Персонал | Радио | Длительность процесса | Постоянно | Радиоприёмник |
| 22.3 | Аудио информация (Экстренные службы) | Секретарь | Телефон | Длительность процесса | Разная периодичность | Органы чувств Аналоговая информация |
| 22.4 | Аудио информация (Звуки с улицы) | Персонал | Персонал, клиенты | Длительность процесса | Постоянно | Органы чувств Аналоговая информация |
| 23.1 | Видео информация (Органы чувтв) | Персонал | Персонал, клиенты | Длительность процесса | Постоянно | Органы чувств Аналоговая информация |
| 23.2 | Видео информация (СМИ) | Персонал | TV | Длительность процесса | Постоянно | Органы чувств Аналоговая информация |
| 23.3 | Видео информация (Камеры видео наблюдения) | Отдел ИТ Охрана | Камеры видео наблюдения | Длительность процесса | Постоянно | Сервер Видео файл |
Реестр внутренней информации
Таблица 3
| МЕНДЕЛЕЕВСК-ВОДОКАНАЛ | Отдел | Характеристики обработки документов | ||||
| № | Наименование и назначение документов | Кто обрабатывает | Откуда поступает | Трудоёмкость | Периодичность, регламент | Способ получения |
| Приказы директора | Все сотрудники | Директор | 10 мин | Месяц | Совещания Сообщения на эл.почту Ч/з секретаря | |
| Распоряжения Директора | Все сотрудники | Директор | 10 мин | Неделя | Совещания Сообщения на эл.почту Ч/з секретаря | |
| Авансовые отчёты | Экономич. отдел | Глав. Бух | 35 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Локальная сеть Бумажный и электронный носитель | |
| Кассовые документы | Экономич. Отдел Глав. Бух. | Проектировщики ИТР Глав. Инженер Секретарь | 15 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный или электронный носитель | |
| Внутренние накладные на материалы | Глав. Инженер ИТР Проектировщики | Экономический отдел | 20 мин | Сутки | Ч/з сотрудника Локальная сеть Бумажный и электронный носитель | |
| 6.1 | Табель учёта рабочего времени | Отдел Кадров | ИТР | 20 мин | Месяц | Ч/з Секретаря Локальная сеть Бумажный и электронный носитель |
| 6.2 | Табель учёта расходных материалов | Экономич. Отдел Глав. Бух. | ИТР | 20 мин | Месяц | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель |
| 6.3 | Табель учёта технических средств | Экономич. Отдел Глав. Бух. | ИТР | 10 мин | Месяц | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель |
| 7.1 | Факсимильные сообщения | Все сотрудники | Все сотрудники | 3 мин | Ежедневно | Факс Бумажный носитель |
| 7.2 | Моментальные сообщения | Все сотрудники | Все сотрудники | 3 мин | Ежедневно | Локальная сеть |
| 7.3 | Сообщения через СМС | Все сотрудники | Все сотрудники | 1 мин | Ежедневно | Сотовый тел. |
| 7.4 | Сообщения на электронную почту | Все сотрудники | Все сотрудники | 5 мин | Ежедневно | Эл. Почта (интернет) |
| 7.5 | Голосовые сообщения | Все сотрудники | Все сотрудники | Длительность процесса | Ежедневно | Телефонная связь |
| Заказные письма | Директор | Глав. Инженер Глав. Бух ИТ отдел | 5 мин | Неделя | Почта | |
| Путевые листы | Рабочие | ИТР | 5 мин | Сутки | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| Наряд - допуск | ИТР Рабочие | Глав. Инженер | 10 мин | Квартал | Ч/з Глав. инженера Бумажный носитель | |
| 11.1 | Разрешения на произведение ремонтных работ | ИТР Рабочие | Глав. Инженер | 5 мин | Квартал | Ч/з Секретаря Бумажный носитель |
| 11.2 | Разрешение на произведение строительных работ | ИТР Рабочие | Глав. Инженер | 5 мин | Квартал | Ч/з Секретаря Бумажный носитель |
| Сертификаты | ИТР Персонал | Глав. Инженер Отдел ИТ | 10 мин | 2-3 Года | Ч/з Секретаря Бумажный носитель | |
| Акты на списание | Глав. Бух | Глав. Инженер | 5 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель | |
| 14.1 | Штатное расписание | Персонал | Секретарь | 10 мин | Квартал | Ч/з Секретаря Локальная сеть Бумажный и электронный носитель |
| 14.2 | Штатные перемещения | Персонал | Директор | 15 мин | Квартал | Ч/з Секретаря Бумажный носитель |
| Лицевые счета | Экономич. отдел | Директор ИТР Отдел ИТ Секретарь | 10 мин | Месяц | Ч/з Секретаря Бумажный носитель | |
| Телефонограммы | Весь персонал | Весь персонал | Длительность процесса | Неделя | Телефонная связь | |
| Заявки на доборные элементы | Экономич. отдел | ИТР Проектировщики | 10 мин | Сутки | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| Проекты | Проектир-ки Экономич. отдел ИТР | Глав. Инженер Директор | 30 мин | Неделя | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель | |
| Сопроводительная записка к проекту | Проектир-ки Экономич. отдел ИТР | Глав. Инженер Директор | 30 мин | Неделя | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель | |
| Накладные на материалы | Экономич. отдел ИТР | Глав. Инженер Глав. Бух Проектировщики | 15 мин | Сутки | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| Счёт фактура на материалы | Экономич. отдел | Проектировщики | 15 мин | Сутки | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| Сопроводительная записка на технические средства и эл. технику (монтаж) | Проектировщики ИТР | Глав. Инженер | 10 мин | Неделя | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| 23.1 | Акт выполненных работ на оказанные услуги | Экономич. отдел Глав. Бух | Глав. Инженер ИТР | 15 мин | Месяц | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель |
| 23.2 | Договор на поставку материалов | Главный инженер Директор | Секретарь | 10 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный носитель |
| 24.1 | Договор на оказание услуг | Главный инженер Директор | Секретарь | 10 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный носитель |
| 24.2 | Договора подряда | Главный инженер Директор | Секретарь | 10 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный носитель |
| Счета на оплату | Главный бухгалтер Директор | Секретарь | 15 мин | Месяц | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| Спецификации Ген. подрядчика | Главный инженер Директор ИТР Проектировщики | Секретарь | 20 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный и электронный носитель | |
| Коммерческие предложения | Главный инженер Директор Главный бухгалтер | Секретарь | 5 мин | Месяц | Ч/з секретаря Бумажный или электронный носитель | |
| Авансовые отчёты | Директор | Глав. Бух Экономический отдел | 30 мин | Квартал | Ч/з сотрудника Бумажный носитель | |
| 29.1 | Заявки на изготовление изделий | Глав. Инженер Эконом. отдел, Мастера | Секретарь Проектировщики | 10 мин | Неделя | Ч/з сотрудника Бумажный носитель |
| 29.2 | Заявки на проведение работ | Директор Глав. Инженер Эконом. отдел, Мастера | Секретарь Проектировщики | 10 мин | Неделя | Ч/з сотрудника Бумажный носитель |
| 29.3 | Заявки на аренду тех. средств | Директор Глав. Инженер Эконом. отдел, Мастера | Секретарь Проектировщики | 10 мин | Неделя | Ч/з сотрудника Бумажный носитель |
| Технологическая документация | Проектировщики Эконом. отдел | Секретарь Глав. Инженер | 10 мин | Месяц | Ч/з сотрудника или локальную сеть Бумажный или электронный носитель | |
| 31.1 | Заявления приём на работу | Секретарь Отдел Кадров Директор | Персонал | 5 мин | Ежедневно | Ч/з секретаря бумажный носитель |
| 31.2 | Мед. справки | Секретарь Отдел Кадров | Персонал | 2 мин | Месяц | Ч/з секретаря бумажный носитель |
| 31.3 | Свидетельства | Секретарь Отдел Кадров | Персонал | 2 мин | Квартал | Ч/з сотрудника бумажный носитель |
| Речевые сообщения | Весь персонал | Весь персонал | Длительность процесса | Ежедневно | Общение | |
| Видео информация | Охрана | Отдел ИТ | Длительность процесса | Непрерывно | Локальная сеть Видео файл | |
| Доверенности | Секретарь Охрана | Весь персонал (за искл. рабочих) | 5 мин | Месяц | Ч/з секретаря бумажный носитель | |
| Контракты | Секретарь Глав. Бух Директор | Секретарь | 10 мин | Год | Ч/з сотрудника бумажный носитель | |
| Контактная информация | Отдел Кадров | Секретарь Персонал | 5 мин | Месяц | Ч/з секретаря Бумажный или электронный носитель | |
| Учёт телефонограмм | Секретарь | Весь персонал | 5 мин | Ежедневно | ч/з сотрудника бумажный носитель |
Реестр исходящей информации
Таблица 4
| МЕНДЕЛЕЕВСК-ВОДОКАНАЛ | Отдел | Характеристики обработки документов | ||||
| № | Наименование и назначение документов | Кто обрабатывает | Откуда поступает | Трудоёмкость | Периодичность, регламент | Способ получения |
| 1.1 | Письма в проверяющие организации (Налоговая, Экология, Охрана труда) | Проверяющие организации | Руководящий состав (ч/з секретаря) | 5 мин | Квартал | Почта или курьер |
| 1.2 | Статистические отчёты | Городской центр статистики | Руководящий состав (ч/з секретаря) | 5 мин | квартал | Почта или курьер |
| 1.3 | Письмо заказчику | Заказчик | Руководящий состав (ч/з секретаря) | 10 мин | Неделя | Почта |
| 1.4 | Письмо Ген. подрядчику | Ген. подрядчик | Руководящий состав (ч/з секретаря) | 10 мин | Неделя | Почта |
| Факсимильное сообщение поставщикам материалов | Поставщики | Главный инженер | 2 мин | Месяц | Факс | |
| 3.1 | Телефонограммы Ген. подрядчику | Ген. подрядчик | Секретарь | Длительность процесса | неделя | Телефонная линия |
| 3.2 | Телефонограммы Заказчику | Заказчик | Секретарь | Длительность процесса | неделя | Телефонная линия |
| 3.3 | Телефонограммы Суб. подрядчику | Суб. подрядчику | Секретарь | Длительность процесса | неделя | Телефонная линия |
| 3.4 | Голосовые сообщения | Все | Секретарь | Длительность процесса | Ежедневно | Телефонная линия |
| Сводные данные | Потенциальные инвесторы и клиенты | Экономический отдел (ч/з отдел ИТ) | 60 мин | Квартал | Web site, почта | |
| Сведения о предоставлении услуг | Потенциальные клиенты | Глав. Инженер (ч/з отдел ИТ) | 10 мин | Квартал | Web site, почта | |
| Прайс Листы | Потенциальные клиенты | Секретарь | 15 мин | Месяц | Почта | |
| Рекламные буклеты | Потенциальные клиенты | Секретарь | 15 мин | Месяц | Почта | |
| Коммерческие предложения | Потенциальные клиенты | Секретарь | 10 мин | Месяц | Почта | |
| Техническая документация | Заказчик, Суб. подрядчик | Глав. Инженер | 60 мин | Месяц | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Договора | Заказчик, Суб. Подрядчик Ген. Подрядчик Поставщики | Директор (ч/з секретаря) | 10 мин | Квартал | Сотрудник (бумажный носиетль) | |
| Отчёты баланс предприятия, ход работ, штат сотрудников… | Инвесторы | Глав. Инженер Глав. Бухгалтер Отдел кадров Проектировщики | 30 – 120 мин | Квартал | Сотрудник (Электронный носитель) Почта (Бумажный носитель) | |
| Налоговые отчисления (Декларации) | Налоговая инспекция | Глав. Бухгалтер | 30 мин | Квартал | Секретарь (Бумажный и электронный носитель) | |
| Справки на выполненные работы | Заказчик | Глав. Инженер | 60 мин | Квартал | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Счета – фактуры на оплату выполненных работ | Заказчик | Глав. Инженер | 60 мин | Квартал | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Накладные на материалы | Заказчик | Глав. Инженер | 20 мин | Месяц | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Проектная документация | Заказчик | Глав. Инженер | 60 мин | Квартал | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Спецификация по проекту | Заказчик | Глав. Инженер | 60 мин | Квартал | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Сертификаты качества | Заказчик | Секретарь | 10 мин | Год | Курьер (бумажный носитель) | |
| Гарантийные документы | Заказчик | Секретарь | 10 мин | Год | Курьер (бумажный носитель) | |
| Телефонные звонки | Все | Весь персонал | Длительность процесса | Ежедневно | Телефонная линия | |
| Сообщения (СМС, internet) | Все | Весь персонал | 5 мин | Ежедневно | Сотовая связь, internet | |
| Заявки на аренду механизмов | Сторонние организации | ИТР | 10 мин | Неделя | Сотрудник (бумажный и электронный носитель) | |
| Направления на прохождение обучения | Сторонние организации | Главный инженер | 10 мин | Квартал | Курьер (бумажный носитель) | |
| Претензии | Сторонние организации | Секретарь | 10 мин | Неделя | Курьер (бумажный носитель) | |
| Сводная информация, необходимая для проектирования | Проектное бюро | Главный инженер | 45 мин | Квартал | Курьер (бумажный и электронный носитель) | |
| Фотоснимки объектов | Конференции, рекламные компании | ИТР | 15 мин | Квартал | Internet (электронный носитель) |
В реестрах информации указаны лишь основополагающие документы, от которых, зачастую, и зависит стабильное функционирование предприятие. При детальном рассмотрении таблиц 2.1 – 2.3 можно сделать вывод, что на предприятие поступает, обрабатывается, выходит огромное количество разнотипных документов. Автоматизация, а в следствии и систематизация обработки этой информации необходима. В случае успешного внедрения проекта, снизятся трудозатраты на выполнение операций со стороны персонала и руководящего состава (по самым скромным статистическим данным 30%) в частности:
· Исключение любой возможной путаницы.
· Сведение к минимуму время взаимодействия между отделами и внутри отделов предприятия, с клиентами и поставщиками.
· Возможность поиска любых данных, договоров, счетов и т.д. за считанные секунды.
В том числе и руководящий состав облегчит процесс оценки эффективности деятельности предприятия в целом и эффективности отделов в частности.
Схема движения денежных средств на предприятии:
| Приём заявки на проведение работ |
| Договор с заказчиком |
| Разработка проекта и составление смет |
| Предоплата за материалы |
| Изыскание денежных средств |
| Закупка материалов |
| Эксплуатация машин и механизмов |
| Проведение работ |
| Акт выполненных работ |
| Счёт фактура на выполненные работы |
| Справка на выполненные работы |
| Оплата заказчиком |
| З.п. рабочим |
| Оплата заказчиком |
| Налоговые отчисления |
| Отчисления в пенсионный фонд |
| Прибыль |
| Жизнеобеспечение предприятия |
| Рис.4 Движение денежных средств |
Условное обозначение
Финансовый показатель
Показатель расходов
Бумажная работа
Приём заявки на проведение работ – вот начало любой работы, а, следовательно, начало движение денежных средств по организации.
Впоследствии, подписывается договор с заказчиком на проведение работ, оказание услуг; именно здесь оговариваются объёмы работ, условия сотрудничества, финансовые вопросы. В договоре обычно указывается, будет ли заказчик вносить предоплату за материалы, либо всё будет уплачено по завершению работ.
После подписания договора обеими сторонами, разрабатывается проект, а так же спецификация этого проекта, составляются сметы (основные документы в которых указана стоимость работ и материалов).
На закупку материалов, оплату механизмов (в случае аренды), а так же на оплату специалистов организация изыскивает свои собственные средства, которые впоследствии будут возмещены. В случае, если заказчик внес предоплату на материалы, закупка происходит на эти средства (предоплата на материалы обычно составляет 50% от всей сумы заказа).
Имея все необходимые средства, а так же документацию, непосредственно выполняются сами работы. Заказчик вправе присутствовать при проведении работ, оказании услуг. Контролировать качество, сроки, точность исполнения договора. Вносить свои корректировки, если они не противоречат ранее разработанному проекту.
По окончании основных этапов проведения строительства начинается составление акта выполненных работ (Форма КС-2), который подписывается обеими сторонами. Подписание данного документа означает, что заказчик согласен с выполненным объёмом и качеством работ.
Затем составляется Справка на выполненные работы (Форма КС-3), в отличие от акта выполненных работ, она не содержит развёрнутую спецификацию. Вместе с ней выписывается Счёт-фактура на оплату выполненных работ, по которой Заказчик выполняет своё финансовое обязательство перед Подрядчиком.
Обрабатывая все счета фактуры за квартал, подготавливается финансовый отчёт по балансу предприятия. Уплатив все налоговые сборы и выполнив отчисления в пенсионный фонд, составляется отчёт о прибыли предприятия за прошедший квартал.
Управление закупками и запасами материалов:
| Приём заявки на проведение работ |
| Выборка материалов по спецификациям проекта |
| Комплектование заявки |
| Заказ на доборные элементы, отсутствующие на складе |
| Выделение денежных средств на приобретение материалов |
| Корректировка базы данных по материалам |
| Выполнение работ |
| Доставка материалов на объект |
| Подпись Главного Инженера |
| Накладная на материалы со склада |
| Подпись Директора |
| Возврат незадейств. материалов |
| Корректировка базы данных по материалам |
| Рис.5 Закупки материалов |
Таблица условных обозначений
Таблица 5
|
| Функции секретаря | |
|
| Функции проектного отдела | |
|
| Функции отдела снабжения | |
|
| Функции руководящего состава | |
|
| Функции экономического отдела | |
|
| Функции Мастеров | |
|
| Функции Рабочих | |
|
| Функции, исполнение которых носит периодический характер |
Управление закупками и запасами материалов. Пожалуй, один из важнейших бизнес – процессов на предприятии. Благодаря нему можно снизить издержки на производство, затраты на материалы.
Как и в предыдущем пункте, всё начинается с приёма заявки секретарём на проведение некоторых работ.
Сотрудники проектного отдела с учётом спецификации проекта производят выборку материалов, необходимых не только для проведения работ, но и для удовлетворения требований заказчика.
Инженер по снабжению формирует заявку на материалы, подписав Главным инженером, он направляет ее на склад. В случае, если такой материал отсутствует на складе, формируется заказ на доборные элементы, который направляется в экономический отдел, для проведения анализа среди поставщиков подобного оборудования. Подписав директором данный документ, выделяются средства на приобретение.
В итоге, корректируется база данных, по материалам, находящимся на балансе предприятия, после чего под руководством Мастеров, Прорабов осуществляется транспортировка материалов в район проведения работ, где они впоследствии монтируются, тестируются.
В случае если некоторые материалы не были востребованы на объекте, Мастера возвращают их на склад, где снова вносятся изменения в базу данных о материалах.
Как видно, данный процесс не имеет наивысшего показателя сложности, но существует ряд нюансов, избавившись от которых процесс управления закупками и запасами материалов можно было бы упростить. Даже простым внедрением технологии электронной подписи, можно было бы уменьшить время на получение подписей. Так же процесс формирования заказа на доборные элементы можно было бы автоматизировать, что опять-таки сократило бы затраченное время.
Список ПО, используемого компанией на момент обследования:
| Директор Windows XP Microsoft Office 2003 Kaspersky Business v6 Contract Registry 3.2.2. Auto CAD 2003 | Отдел кадров Windows Server XP Microsoft Office 2003 Kaspersky Business v6 Microsoft Visio 2003 1С Управление персоналом 2.1 |
| Главный бухгалтер Windows XP Microsoft Office 2003 Kaspersky Business v6 Microsoft Visio 2003 1C Бухгалтерия 7.7 Клиент – Банк v2 Анализ 2003 | Бухгалтера Windows XP Microsoft Office 2003 Kaspersky Business v6 Microsoft Visio 2003 1C Бухгалтерия 7.7 Клиент – Банк v2 Анализ 2003 |
| Проектный отдел Windows XP Microsoft Office 2003 Kaspersky Business v6 Microsoft Visio 2003 Abby Lingvo 9 Auto CAD 2003 Adobe Photoshop v6 | Секретарь Windows XP Microsoft Office 2003 Kaspersky Business v6 Abby Lingvo 9 Contract Registry 3.2.2. Делопроизводство 1BSC.Документы & Бланки 7.4.42 DEPlat v 1.00.5 |