Приклад заповнення таблиці

Рекомендована література

[15; 37; 57; 61; 64; 69; 77; 91; 116]

 

 

Практичне заняття 2.

Доступ до інформації (документів) та організація її використання.

Теоретичні питання

1. Значення документації та діловодства при реалізації інформаційних зв’язків.

2. Документування в управлінській діяльності.

3. Організаційні документи. Розпорядчі документи. Довідково-інформаційні документи.

4. Розкриття змісту документів.

 

Практична робота № 2

Електронний документообіг

Мета роботи: Отримати навички побудова інформаційної моделі підприємства і розробка заходів з ефективного впровадження системи електронного документообігу в процесі управління.

Хід роботи:

1. Ознайомитися з теоретичним матеріалом .На його основі сформувати словник основних термінів, що використовуються для опису електронного документу та документообігу.

2. Переведення документа у електронну форму. Етапи переведення документа у електронну форму:

1. Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування виконується візуальний контроль якості.

2. Розпізнавання сканованих документів – переведення зображення у текстовий документ.

3. Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:

– для фотографій достатньо їх електронного зображення;

– при переведенні текстів – їх необхідно розпізнати, можливо, відновити форматування

– при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос тощо.

3. На прикладі віртуальної організації дослідити критерії, які визначають потребу організації у впровадженні електронного документообігу.

4. Робота в групах. Навести приклади використання електронних документів в управлінській діяльності в організації відповідно моделям електронного документообігу:

- модель функціональної взаємодії – від одного до одного:

 

- функціональна модель – від одного до багатьох:

Інформацію у віртуальній організації можна передавати, обробляти, поширювати тільки у електронному вигляді.

Можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість документів і виконавців. Однак, як найбільш важливу характеристику документа, виділимо його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ у декількох функціях. Ця властивість дозволяє не примножувати кількість видів документів на підприємстві. В той же час саме ця властивість використовується в основній функції системи управління – при контролі:

 

 

5. Використовуючи комп’ютерну техніку прослідкувати рух докумету. Визначити основні етапи руху.

6. Зробити висновки про переваги та недоліки електронного документообігу в організації.

Рекомендована література

[38; 58; 73; 74; 79; 80; 98; ]

Практичне заняття 3.