Создание рабочего листа базы данных

Лабораторная работа 3

Тема. Обработка данных в электронных таблицах MS Excel.

Работа со списками (базами данных)

Когда данные становятся списками

В процессе обработки информации с помощью компьютера важное место занимают базы данных.

В Excel в качестве базы данных используется список, который представляет собой совокупность строк рабочего листа, содержащих однотипные данные, например, дату, названия фирм, фамилии менеджеров и т.д., рис.3.1.

Для такого списка выделяется фиксированная область обычной таблицы. Каждая строка этого списка называется записью, а каждый столбец – полем.

Данные в столбцах (полях) должны быть одного типа и каждое поле имеет свое уникальное имя.

Таким образом, база данных является множеством записей, состоящих из полей данных.

Ввод данных, создание структуры данных

Создание рабочего листа базы данных

В качестве примера построим базу, содержащую данные о продажах фирмы «Прометей», осуществленных разными менеджерами за 1-ый квартал 2011 г., а затем рассмотрим, как извлекать из нее нужную информацию и представлять ее графически.

Оформите рабочий лист так, как показано на рис. 3.1. Для этого выполните следующие действия.

1. Возьмите чистый рабочий лист Excel, назовите его Продажи.

2. Данные ячеек D2:E2 и данные поля Сумма, руб являются расчетными, заполним их позже.

3. В ячейки А1, А2 введите текст и отформатируйте его, как показано на рис. 3.1.

4. Значения курса у.е. наберите в отдельных ячейках С4:С6.

5. Создайте структуру базы, или проще говоря, введите имена полей (столбцов).

Рис. 3.1. Рабочий лист Продажи.

6. Заполните базу данных. Построчно поле за полем (Дата, Кому, Менеджер, Сумма,у.е) введите записи в таблицу. Надо иметь в виду, что при вводе повторяющихся данных Excel предлагает подстановку ранее введенных данных по первым символам.

2.2. Ввод данных с помощью Формы

В MS Excel предусмотрена возможность вводить данные с помощью Формы. Это удобно использовать, если вы работаете с таблицей, состоящей из большого количества столбцов. Использование Формы в Excel позволяет вам видеть названия всех столбцов и осуществлять удобный ввод новых данных. В форме данных можно добавлять, изменять, удалять записи и проводить их поиск.

Для удобства работы выведите значок создания Формы на панель быстрого доступа (рис.3.2).

Для этого необходимо: выберите кнопкуOffice\Параметры Excel\Настройка\Все команды\Форма и нажмите кнопку Добавить.

Рис.3.2. Установка значка создания Форма на панель быстрого доступа.

После того, как вы уже создали структуру базы в п.п. 2.1 продолжим ввод и корректировку данных с помощью Формы.

Теперь настало время вызвать Формуи выполнить следующие действия:

1. Щелкните по любой ячейке таблицы. Это нужно сделать для того, чтобы Excel сам определил, где находится наша таблица (база).

2. Щелкните по значку в строке быстрого доступа, у вас откроется Форма с названиями столбцов и данные 1-ой строки базы (рис.3.3).

3. Для ввода следующей порции информации щелкните по кнопке «Добавить».

4. Заполняйте форму данными, переходя от поля к полю с помощью клавиши Tab.

5. Заполнив все поля одной записи, щелкните по кнопке «Добавить».

6. Закончив ввод всех данных (всех строк), щелкните по кнопке «Закрыть».

 

Рис.3.3. Окно Формы

Обратите внимание: название Формы совпадает с названием листа MS Excel – Лист 1 (см. Заголовок формы). Ей можно дать свое название, переименовав текущий лист, например, «Справочник организаций».