Классификация средств составления электронных документов.

Состав операций проектирования и обработки ЭД.

Создание и обработка формы электронного документа обычно включает в себя выполнение нескольких операций: 1) Проектирование структуры формы ЭД 2) Проектирование содержания формы ЭД 3) Установление связей между формами 4) Заполнение форм ЭД.

Первая операция - проектирование структуры формы ЭД заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида ЭД с помощью графических средств.

Поскольку переменные поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какой-либо базы данных (в последнем случае должна быть установлена связь формы с базой данных), то второй операцией будет — проектирование содержания формы ЭД.

Содержанием этой операции является привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или автоматического контроля, т.е. на этой операции проектирования осуществляется придание форме свойства интеллектуальности. Почти все продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей с соответствующими средствами, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие как, например, вычисление суммы, проверка типов и т. д.

На третьей операции с целью повышения достоверности информации при заполнении форм ЭД устанавливаются связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах.

На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения переменных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу.

Классификация средств составления электронных документов.

К первым средствам автоматизации создания документов можно отнести средства MS Office, с помощью которых выполняются следующие операции: 1) подготовка и хранение в базах шаблонов текстовых и табличных документов 2) поиск шаблонов для заполнения 3) автоматизация процессов заполнения полей с переменной информацией из базы данных 4) автоматизация вычисления значений полей ЭД с переменной информацией 5) отсылку документов по электронной почте или по сети.

Вторую группу средств составляют программные средства проектирования функциональных приложений ЭИС: 1) процедурно-ориентированные языки программирования 2) объектно-ориентированные языки программирования 3) объектно-ориентированные средства проектирования.

Эти программные средства позволяют выполнять следующие операции: 1) разрабатывать структуру и содержание формы ЭД 2) производить заполнение запрограммированных экранных форм документов при вводе информации с бумажных носителей 3) производить автоматический контроль правильности заполнения на основе информации баз данных, по шаблонам заполняемых полей и с использованием других методов контроля 4) автоматически выполнять вычисления в документах на основе информации, хранящейся в базах данных и алгоритмов расчета.

Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем проекта ЭИС для предприятия. Эти программы составляют третью группу средств разработки ЭД и отличаются следующими свойствами: 1) продукты, предназначены для проектирования ЭД и помогают быстро имитировать бумажные формы 2) большинство из них предоставляют таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных 3) вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены 4) для основных вычислений в электронных формах доступны как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции (применение таких средств напоминает построение формул для электронных таблиц);