Характерные особенности системы управления

В отличие от других типов систем системам с управлением (системам управлениям) присущ ряд характерных особенностей независимо от их природы и назначения:

1. Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность.

2. Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющими воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.

3. Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы, из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.

4. Для систем с управлением характерны определенные структуры, отражающие контуры управления.

5. Системы являются открытыми, то есть воздействие среды на них и их внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия.

6. Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, управление становится бессмысленным.

Цели и функции управления.

Понятие цели системы управления

Известны следующие определения цели управления:

1. Цель управления – желаемое (требуемое) состояние или движение объекта или системы управления.

2. Цель управления – субъективное представление лица, ответственного за выбор управлений, о тех мотивах, которыми следует руководствоваться при выборе управляющих воздействий;

3. Цель управления – такое состояние объекта управления, которое удовлетворяет потребности управляющей системы;

4. Цель управления – некоторый требуемый результат деятельности, моделирующий желательное состояние.

На наш взгляд, наиболее полное определение цели управления является первое, которое учитывает такие системные понятия, как состояние, движение, объект управления и система управления.

К цели управления предъявляются следующие требования:

· всестороннюю научную и практическую обоснованность цели как отражение совокупности требований множества законов объективного мира;

· четкую определенность цели, формулировку ее в понятиях, терминах реально достижимого состояния;

· четкую формулировку необходимых и достаточных условий реализации целей (ресурсы, сроки, исполнители).

При формировании целей необходимо учитывать следующие закономерности:

1. Зависимость цели от качества и количества информации, получаемой управляющей системой от объекта управления и окружающей среды.

2. Иерархичность цели, то есть возможность ее деления по уровням иерархии (в пространстве) и по этапам (во времени).

Формирование целей неразрывно связано с выбором показателей и критериев эффективности управления (системы управления).

Функции управления

Функция управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

Среди основных характеристик функций управления выделяют следующие:

1. однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления;

2. целевая направленность этих работ;

3. обособленность комплекса выполняемых задач.

Выделение функций управления имеет большое значение:

1. Функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, существует тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления.

2. Выделение функций управления помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта.

3. Изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности.

В определении функций получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных, или специальных функций управления. Общие рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, конкретные – как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

Ряд авторов выделяют пять общих функций управления: планирование, организацию, координацию, мотивацию и контроль (см. рис.2).

Планирование Организация

Координация

Контроль Мотивация

Рисунок 2 – Взаимосвязь общих функций управления.

Планирование – это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и/или целей организации.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер.

Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

В качестве объектов управления могут выступать: ресурсы, процессы. Результаты (см.рис.3).

Ресурсы Процессы Результаты

Вход Выход

Рисунок 3 – Представление об объектах конкретных функций управления.

Функции управления ресурсами. Организация в процессе своей деятельности использует материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и другие ресурсы. Соответственно выделяют конкретные функции:

· управление запасами;

· управление финансами;

· управление персоналом и т.д.

Функции управления процессами. В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления, и до более конкретных: процессы реализации общих функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими составляющими производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления:

· управление материально-техническим снабжением;

· управление основным производством;

· управление вспомогательным производством;

· управление обслуживающим производством;

· управление сбытом;

· управление маркетингом и т.д.

Функции управления результатами. К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции:

· управление качеством;

· управление производительностью;

· управление затратами и т.д.

Безусловно, все функции управления взаимосвязаны друг другом в рамках единого контура управления.

Управленческие решения.

Понятие управленческого решения и его особенности.

Принятие решений является важной частью любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать какпродукт управленческого труда, а его принятие – как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

Принятие решений в организациях характеризуется как:

· сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;

· поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;

· процесс взаимодействия членов организации;

· выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния организационной среды;

· часть общего процесса управления;

· неизбежная часть ежедневной работы менеджера.

Принятие решений является важной функцией менеджеров.

Управленческое решение – развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

Управленческое решение – это план ликвидации проблемы.

Под проблемой понимается ситуация, характеризующаяся различием существующего состояния в объекте управления с желаемым или необходимым (целевой подход) или наличие неиспользованных возможностей (предпринимательский подход к диагностированию проблемы).

Значение управленческих решений и требования к ним

Для того, чтобы быть эффективным, решение, должно удовлетворять ряду требований:

· быть реальным, то есть исходить из достижимых целей, реально располагаемых ресурсов и времени;

· содержать механизмы реализации, то есть включать разделы, охватывающие организацию, стимуляцию, контроль при реализации решений;

· быть устойчивым по эффективности к возможным ошибкам в определении исходных данных;

· готовиться, приниматься и выполняться в реальном масштабе времени тех процессов, которыми управляют, с учетом возможных скоростей развития нештатных, аварийных ситуаций;

· быть реализуемым, то есть не содержать положений, которые сорвут исполнение в результате порождаемых им конфликтов;

· быть гибким, то есть изменять цель и (или) алгоритм достижения цели при изменении внешних или внутренних условий;

· предусматривать возможность контроля исполнения.

Качество управленческого решения зависит от следующих факторов:

· качества исходной информации, определяемого ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок;

· оптимального или рационального характера принимаемого решения;

· своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;

· соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующимся на нем методам управления;

· квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;

· готовности управляемой системы к исполнению принятых решений.

Таблица 1 – Требования к управленческим решениям.

Наименование требования	Условие достижения
Соответствие действующему законодательству и уставным документам предприятия	Контроль со стороны юриста, референта
Достижение своевременности (нельзя спешить или запаздывать)	Знания и интуиция руководителя
Наличие четкой целевой направленности адресносности (исполнителям должно быть ясно, на что направлено разрабатываемое решение и какие средства будут использоваться)	Формирование и доведение целей, сроков выполнения до каждого работника
Наличие параметров для внешнего или внутреннего контроля за его выполнением	Составление рабочих документов
Учет возможных отрицательных последствий при реализации решений	Заключение внешних экспертов
Наличие у руководителя соответствующих полномочий (прав и ответственности) для реализации управленческих решений	Внедрение должностных инструкций и положений об отделах и службах
Наличие возможности обоснованного положительного результата	Набор расчетов и предложений
Возможность организационной выполнимости	Заключение экспертов

Как процесс управленческое решение – это поиск, группировка и анализ требуемой информации, разработка, утверждение и реализация управленческого решения. Как явление управленческое решение – это план мероприятий, постановление, устное или письменное распоряжение и т.п.

В зависимости от сферы разработки и реализации управленческого решения могут использоваться разные формы. Формы разработки: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель. Форма реализации: предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловая беседа, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещания, заседания, отчет, деловое слово.

Таким образом, управленческое решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов для достижения конкретной цели управления.

Вопросы по теме 2:

1. Раскройте сущность понятия управления.

2. Раскройте содержание управления организацией как особого вида деятельности.

3. Определите понятие управления с позиций системного подхода.

4. Раскройте понятие системы управления.

5. Раскройте содержание понятия цель управления.

6. Опишите функции управления.

7. Определите понятие управленческого решения и требования к нему.

[1] Обратите, пожалуйста, внимание на то, что в рамках данной учебной дисциплины мы используем термины «менеджмент» и «управление» как тождественные. Понятие «управление» с позиции логики может быть использовано без уточнений вместо более узкого «менеджмент», так как это уточнение в принципе определяется предметом исследования.

[2] Методология(логос – наука, знание; метод – путь, направление познания) – учение о методах познания.

[3] Анохин П.К. (1898-1974) – советский ученый-медик. Разработал теорию функциональных систем, которая рассматривала деятельность организма в целом как единую систему. Адаптированная, исправно функционирующая система способна отторгнуть лишний элемент, но если какая-нибудь функциональная ее часть выйдет из строя, то под угрозой будет работа системы в целом. Теория П.К. Анохина оказала большое влияние на развитие кибернетики, биологии, медицины, психологии и других наук.