Функции документов. Способы документирования.
1. Определение понятия «документирование».
2. Способы создания документов, носители информации.
3. Функции документа.
1. В условиях современного общества организация, учреждение, предприятие занимается сбором, обработкой, накоплением, хранением, поиском и распространением информации. Деятельность любой организации в обязательном порядке документируется.
Документирование – это процесс фиксации (записи) информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование состоит из 2 частей: системы документации и системы документирования.
Процесс документирования сопровождается созданием документа.
Под понятием документ (от лат. documentum - свидетельство) понимается материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. При этом документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим различают официальный документ, документ личного происхождения. Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой. Это означает, что документ может служить подлинным доказательствомзаключенной в нем информации. Наличие юридической силы у официального документа предполагает обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), руководствующимся документом и основывающим на нем свою деятельность.
Документирование предполагает необходимость учета действующих норм законодательства, компетенции автора и соблюдение действующих на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.
2. Уже в в глубокой древности люди задумались о необходимости фиксации информации. В процессе исторического развития общества можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно, сами ностители. Так, для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы:
письменность,
книгопечатание,
литография,
аудиозапись,
фотокопирование,
кинозапись,
микрофильмирование,
голография,
фиксация информации при помощи лазерной и компьютерной техники.
Различные способы фиксации информации совершенствовались потому, что происходило совешенствование носителей информации:
береста,
папирус,
бумага,
фотопленка (фотобумага),
магнитная пленка,
диски,
магнитные дискеты,
лазерные диски.
Разнообразие носителей информации обусловило и наличие различных языков документирования. Так, информация может фиксироваться при помощи естественного языка (рукописи, машнописи) или искусственого языка использованием соответсвующих носителей.
3. Функции имеют существенное значение для деятельности любой организации, для понимания роли документа в системе экономических и социальных связей. При этом функции позволяют провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к организации документов, требования к содержанию, форме, технологии обработке документов.
Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определнную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.
Функции документов можно условно разделить на три блока:
· информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);
· функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);
· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Информационная функция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.
Выполняя информационную функцию, документы обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важной функцие документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.
Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.
Социальная функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определнной соцструктуре).
Социальная информация может содержаться в готовом виде или в форме, позволяющей извлечь ее только в результате анализа.
С данной функцие тесно связана фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть софиальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.
Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.
Коммуникативня функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:
· одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.
· дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.
· многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).
С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.
Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:
· документы, изначально обладающие ею;
· документы, приобретающие ее на время.
В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекрщают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся праправовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правлиа), а также свидельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определнный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения дичности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.
Неправовая доукментация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.
На основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.
Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.
Существуют следующие виды учета:
· статистический;
· бухгалтерский;
· оперативный.
Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.
Следует заметить, что учет необходим нетолькодля выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.
Учетные документы можно раздеить на две группы:
· первичные;
· сводные.
Культурная функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.
Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).
Одной из важнейших функций, выполняемых документами, является функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).