Характеристика и особенности оформления акта.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события или действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядтельным документом (обычно приказом), хотя в отдельных случаях акт составляется одним (несколькими) специально уполномоченным должностным лицом, например, контролером, ревизором, инспектором. Основанием для составления акт может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации, структурного поразделения, плановой задание и т.п.
Акты составляются по самым разным поводам, отсюда и большое количество их разновидностей: акты ревизии, инвентаризации, списания, уничтожения (дел, испорченных товаров), ликвидации (учреждений, предприятий, организаций, структурных подразделений), приема-передачи (при передаче дел, материальных ценностей, смене руководства), приема объектов, проведения испытаний, по результатам несчастных случаев, аварий и т.д. Однако независимо от разновидностей все акты составляются по одной схеме. Исключением явялются случаи, когда форма аката установлена каким-либо нормативным документом.
Прежде всего члены комиссии должны собрать всю информацию по рассматриваемому вопросу и изучить ее. Естственно, необходимо знание законодательных и нормативных актов, регулирующих данный вопрос. Например, если в организации проводится инвентаризация, то члены комиссии должны изучить закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные письмом Министерства финансов РБ от 05.12.1995 № 54, и Разъяснения к этим Методическим указаниям, утвержденные приказом Министерства финансов РБ от 18.05.1999 № 126. Знание этих документов поможет комиссии определить те вопросы, которые необходимо изучить, и провести сложную пролцедуру в соответствии с законодательством.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими этот документ. Никаких предположений или ссылок на чье-то мнение акт содержать не должен.
Акт оформляется общем или специальном бланке организции.
Содержит следующие реквизиты бланка:
- госгерб РБ (эмблема или товарный знак);
- наименование организации;
- наимнование структрурного подразделения;
- название вида документа (АКТ);
- дата и регистрационный индекс документа;
- место составления или издания.
Помимо реквизитов бланка в состав реквизитов акта входят:
- заголовок;
- текст;
- подписи;
- гриф утверждения;
- визы.
Датой акт является дата события, по поводу которой составляется акт.
Унифицированная форма акт о ликвиации организации входит в УСОРД. Кроме того, типовые формы отдельных видов актов утверждены другими нормативными актами, издаваемыми министрествами, ведомствами.
Заголовок акт представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное при помощи отглагольного существительного в предложном падеже, начинается с предлога «О» («О списании товарно-материальных ценностей»).
Текст акта состоит из следующих частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части указываются:
- основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, послужившие основанием для составления акта.);
- состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилии председателя комиссии в им.п., наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в им.п., перечисленные в алфавитном порядке.) Члены комиссии нумеруются арабскими цифрами. Здесь следует перечислить и должности, инициалы и фамилии лиц, не являющимися членами комиссии, но приглашенных для участия в работе комиссии. Если в составлении акта принимают участие должностные лица, не являющиеся рабониками данной организации, то при указании их должностей указывается и место работы.
Вводная часть состоит из 5 абзацев, начинающихся словами «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комисии», «Присутствовали». Все они пишутся от нулевого положения табулятора после заголовка. В основании в им.п. указывается наименование распорядительного или нормативного документа, его автор, заголовок, дата и номер.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней описываются цели и задачи составления акта, проведенная работа, установленные факты. Если в акте отражается несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты. Результаты работы комисии могут быть оформлены и в виде таблицы.
Текст акта принято излагать от тетьего лица ед.ч.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемый действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров составленного акта. Оно определяется нормативными документами или практической необходимостью. Если к акту имются приложения, то на них днат ссылка (оформляется реквизит «отметка о наличии приолжения»).
При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований полежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.
Лица, которые имеют замечания к содержанию акта, подписываются его с оговоркой о своем несогласии. Мнение при этом излагается на отдельном листе.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполенение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ указан в основании.
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу, от 5-го положения табулятора.
Начинается со слова УТВЕРЖДАЮ (если утверждается акт руководителем организации) или УТВЕРЖДЕНО (если акт утверждается распорядетльным документом), которое пишется прописными буквами. На следущей строке указывается должность руководителя организации (или наименование распорядительного документа, его дата и номер), затем подпись расшифорвка подписи и дата.