Поведение во время переговоров

Всегда следует думать о том, как выглядеть в глазах других и об их ожиданиях, поэтому в комнату, где проводится встреча, надо входить с уверенным видом (неуверенность ¾ первый шаг к страху, преувеличению опасности).

Уверенность в возможности выполнить намеченное, умение ощущать себя на любой встрече, как дома, достигается соответствующим психологическим настроем, поведением и манерой держаться ¾ прямой осанкой, непринужденностью, свободными движениями, крепким коротким (1-2 с), но неспешным рукопожатием (пожимается вся ладонь, а не кончики пальцев). Приветствие произносится ясно, четко, ритмично, без скороговорки.

Сразу же надо внимательно осмотреть помещение, чтобы при наличии возможности найти место, обеспечивающее хорошую позицию, возможность наблюдать за обстановкой и хозяином и не суетиться в процессе беседы.

На беседе можно либо приспосабливаться к партнеру, его манерам, либо противостоять ему (но разозлившийся в результате этого партнер бывает более жесток и неуступчивым). Но в любом случае лучше инициативу проведения переговоров и дискуссии брать на себя, своими словами формулировать условия, цели переговоров, рекомендации и проч., цитируя партнера, где это возможно.

Разговаривая, надо смотреть в глаза (но не пристально). Это обеспечивает лучшее понимание, отвлекает от внешних раздражителей, снижает нервозность. Поэтому, говоря или слушая, нельзя оглядывать помещение, ибо это отвлекает и приводит к потере информации.

В процессе переговоров надо как можно чаще задавать вопросы.

 

Основная функция вопроса ¾ получение информации. От вопроса нельзя уйти, и волей-неволей на него приходится давать ответ, который в той или иной степени приоткрывает позицию партнера. Если цель вопроса ¾ выяснить обстоятельства, он задается так, чтобы ответ можно было проверить. В то же время вопрос может быть нейтрален с точки зрения интересов переговоров.

 

Задающий вопрос берет в руки инициативу. Вопросами ¾ особенно «когда?» «как?» ¾ можно заставить досрочно раскрыть позицию.

Во время переговоров целесообразно вести записи и активно пользоваться ими (как и «домашними заготовками»). Бумаги просматриваются молча, что позволяет сосредоточиться и сбивает партнера, делает его менее уверенным в себе. Кроме того, заглядывание в бумаги дает возможность и время для размышления, а переход к другому месту в них позволяет сменить тему разговора.

С помощью записей можно прервать поток информации, привлечь внимание, сменить тему разговора, показать свою подготовленность к нему, знание документов (пометки, выделения и проч.). Записи потом можно цитировать ¾ это могучее оружие.

Итоговый документ

Результаты переговоров фиксируются в договорах, соглашениях (по специальным вопросам, например, экономическим), протоколах о намерениях. Поэтому сначала надо очертить общие рамки проблемы, а затем ее детали.

Обычно в договоре (соглашении) излагаются лишь основные принципы и подходы к решению проблемы, а их детализация происходит во вспомогательных документах.

Текст договора (соглашения) состоит из трех частей:

1. Преамбула. Содержит:

¨ цель составления документа (сторон);

¨ список участников или представителей, полномочно действовавших от их имени и поставивших свои подписи под договором;

¨ подтверждение полномочий.

2. Основная часть. Включает:

¨ пронумерованные статьи (перечисляются обязательства, которые стороны взяли на себя, сроки их реализации);

¨ условия, при которых документ вступает в силу;

¨ сроки действия;

¨ порядок обмена утвержденными экземплярами.

3. Заключение. Сообщает:

¨ о подписании документа уполномоченными лицами и удостоверении его соответствующими печатями;

¨ количестве копий, их аутентичности, месте и времени совершения действий;

¨ возможности и порядке дополнения текста новыми статьями.

При подписании многосторонних договоров (соглашений) может использоваться принцип альтерната, т. е. поочередной постановки подписей сверху и слева, так чтобы на одной из копий она обязательно стояла первой (эту копию получает соответствующая сторона). Иногда последовательность постановки подписей может определяться жребием.

Если одна из сторон имеет особое мнение, не совпадающее с мнением остальных, и не желает брать на себя выполнение некоторых положений документа, с которым в целом, тем не менее, согласна, то она может сделать соответствующую оговорку в основном тексте или в специальном приложении, которое подписывается одновременно с ним и является его частью (при изменении ситуации такая оговорка может быть снята).

Подписанные договоры надо обязательно выполнять. Если они оказываются позднее невыгодными, в одностороннем порядке от них нельзя отказаться. Надо проводить новые переговоры или заранее включать в них условную оговорку.