Поняття про формуляр-зразок
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок— це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах.
Розрізняють два основних види формулярів — із поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк — це друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки містять трафаретний текст.
Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
Застосування бланків для складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
2.3 Реквізити
До реквізитів службових документів відносяться:
1) зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
2) зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
3) зображення нагород;
4) код організації;
5)код форми документа;
6) назва організації вищого рівня;
7) назва організації;
8) назва структурного підрозділу організації;
9) довідкові дані про організацію;
10) назва виду документа;
11) дата документа;
12) реєстраційний індекс документа;
13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14) місце складання або видання документа;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження документа;
18)резолюція;
19) заголовок до тексту документа;
20) відмітка про контроль;
21) текст документа;
22) відмітка про наявність додатків;
23) підпис;
24) гриф погодження документа;
25) візи документа;
26) відбиток печатки;
27) відмітка про засвідчення копії;
28) прізвище виконавця і номер його телефону;
29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30) відмітка про наявність документа в електронній формі;
31) відмітка про надходження документа до організації;
32) запис про державну реєстрацію.
2.4 Оформлення реквізитів службових документів
Реквізитами, що забезпечують юридичну силу службових документів, є:
- найменування організації;
- довідкові дані про організацію;
- найменування виду документа;
- дата документа;
- реєстраційний номер документа;
- гриф затвердження документа.
Найменування організації – автора документа зазначають на бланках відповідно до установчими документами організації (установчим договором, статутом чи положенням). Найменування організації повинно включати:
- скорочене, а при його відсутності – повне найменування вищестоящої організації, якщо вона є;
- вказівку на організаційно-правову форму та характер діяльності організації (відкрите акціонерне товариство, благодійний фонд, державне унітарне підприємство тощо);
- власне індивідуальне назва організації;
- скорочене найменування організації, якщо воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного;
- найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації, якщо воно є автором документа[21] .
Якщо документ готується спільно двома або більше організаціями, то він складається не на бланку, а на стандартному аркуші паперу. У цьому випадку найменування організацій друкуються при виготовленні документа і розміщуються згідно з їх положенням в ієрархії органів управління. Найменування нижчестоящої організації мають нижче найменування вищестоящої організації. Найменування організацій, що займають рівне положення, розташовують на одному рівні.
Якщо організація розташована на території суб'єкта Федерації, що має поряд з російською мовою друга державна мова – національний (якутська, чуваська, татарський та ін), всі реквізити бланка зазначаються двома мовами, при цьому реквізити російською мовою оформляються кутовим способом зліва, а реквізити на національному мові – праворуч.
Організації, що здійснюють листування із зарубіжними партнерами, використовують бланки двома мовами – російською та однією з іноземних, відповідно, всі реквізити бланка відтворюються на двох мовах. Найменування організації на одному з іноземних мов має бути закріплено в статуті (положенні про організацію). Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською мовою.
Реквізит "Довідкові дані про організацію" використовується в бланках листів. Він включають: поштова адреса; номери телефонів, адресу електронної пошти та інші відомості за розсудом організації, наприклад, номер факсу, телекса, рахунки у банку, адресу електронної пошти та ін.
Поштова адреса організації в довідкових даних вказується у відповідності з "Правилами надання послуг поштового зв'язку", затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 квітня 2005 року № 221, тобто в наступній послідовності:
- назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
- назва населеного пункту (міста, селища тощо);
- назву району;
- назва області, краю, автономного округу (області), республіки;
- країна (для міжнародних поштових відправлень);
- поштовий індекс.
Під реквізитом "Довідкові дані про організацію" зазначаються: код організації за ЄДРПОУ, основний державний реєстраційний номер (ОГРН); ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН/КПП);
Реквізит "Найменування виду документа" присутній у бланках конкретного виду документів. Найменування виду документа вказується у відповідності зі сформованими в системі діловодства традиціями. Для закріплення видів і різновидів документів розробляють Табеля форм документів, застосовуваних в організації. Не можна використовувати як назви виду документа слова "заходи", "інформація", "порядок" та ін. Документи повинні називатися: план, довідка, доповідна записка, інструкція тощо
У службовому листуванні найменування виду та різновиду листа вказувати не прийнято.
ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює два основних способу оформлення дат:
- цифровим способом у послідовності: день місяця, місяць, рік: 05.02.2004;
- словесно-цифровим способом: 05 лютого 2004 р.[23]
Стандарт дозволяє оформляти дату в зворотній послідовності – рік, місяць, число: 2004.02.05, що відповідає міжнародному стандарту на оформлення дат.
Датою документа може бути дата:
- підписання документа (у наказах, розпорядженнях, вказівках, довідок, доповідних записках, листах, договори та ін);
- затвердження документа (в положеннях, інструкціях, правилах, штатних розкладах, регламентах та ін);
- події (у протоколах та актах).
Потрібно також мати на увазі при роботі з документами, що датуються багато службові відмітки на документі, що відображають процедуру руху документа в ході його підготовки і виконання: резолюції, візи, позначка про надходження документа в організацію, відмітка про засвідчення копії, позначка про виконання документа і направлення його у справу.
Дата і реєстраційний номер документа можуть записуватися від руки або проставлятися з допомогою механічного нумератора.
Реєстрація документа проводиться після його підписання або затвердження. Реєстраційний номер - цифрове або буквено-цифрове позначення, присвоєне документом[24] . Реєстраційний номер входить до складу реквізитів бланка, проставляється одночасно з датою документа.
Документи проходять процедуру затвердження для надання їм юридичної сили. Затверджуються організаційно-правові документи (статути, положення, правила, інструкції, штатні розписи), плани, звіти, деякі види актів та протоколів. Перелік затверджуваних документів у кожній організації повинен бути визначений в Інструкції з діловодства.
Документ може затверджуватися безпосередньо керівником (кількома керівниками), розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням) або рішенням колегіального органу. Гриф затвердження документа розташовують у правому верхньому куті документа.
Таким чином, для додання юридичної сили службового документа, необхідно правильно оформити реквізити, забезпечують її. При цьому, реквізитами, що забезпечують юридичну силу службових документів є найменування організації, довідкові дані про організації, найменування виду документа, дата документа, реєстраційний номер документа, гриф затвердження документа.
Висновок
Microsoft Word (часто – MS Word, WinWord або просто Word) – це текстовий процесор, що випускає фірмою "Microsoft" у складі пакета "Microsoft Office". Перша версія була написана Річардом Броди для ІBM PC, що використають DOS, в 1983 році. Пізніше випускалися версії для Apple Macintosh (1984), SCO UNІ й Microsoft Windows (1989).
Загальна функція MS Word зводиться до створення, редагування, і друку створених документів.
Для створення діаграми треба створити записи з даними і підписами до них, виділити потрібні, та натиснути на створення діаграми.
База даних — це сукупність даних, яким властива структурованість і взаємопов'язаність, а також незалежність від прикладних програм.
СУБД Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних, що містить усі об’єкти бази даних. Об’єкти – це компоненти, що використовуються для збереження і представлення даних.
База даних містить об’єкти наступних типів:
Таблиця – це об’єкт, що використовується для збереження даних. Кожна таблиця містить у собі інформацію про об’єкт визначеного типу.
Форма – це об’єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані чи керування роботою додатка.
Запит – це об’єкт, що дозволяє користувачу одержати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць.
Звіт – це об’єкт, призначений для створення документа, що згодом може бути роздрукований чи включений у документ іншого додатка.
Макрос – це об’єкт, що є структурованим описом одного або декількох дій, які виконуватимуться у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елементу в основній формі відкриває іншу форму.
Модуль – це об’єкт, що містить програми на Microsoft Access Visual Basic, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створенні додатку.
Створити таблицю можна декількома способами:
- у режимі конструктора;
- за допомогою Майстра;
- за допомогою введення даних;
- за допомогою імпортування таблиці.
Форму можна створювати двома способами:
- за допомогою конструктора;
- за допомогою майстра форм.
Запити— спеціальні об’єкти, призначені для вибірки даних з таблиць бази, а також для виконання обчислень та інших операцій з базовими таблицями, включаючи їхнє перетворення. Однак, на відміну від реальної таблиці, цей набір записів реально не існує в базі даних. У результаті запиту утвориться таблиця. Інформація є актуальною, відбиває останні зміни даних.
Види запитів: запити на вибірку; запити на вибірку з полем, що обчислюється; підсумкові запити; запити з параметром; перехресні запити; запити на зміни (активні запити) (на оновлення, на створення таблиці, на знищення, на додавання).
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).
Документи класифікують за такими ознаками:
♦ спосіб фіксації інформації;
♦ зміст;
♦ назва;
♦ вид;
♦ складність;
♦ місце складання;
♦ термін виконання;
♦ походження;
♦ гласність;
♦ юридична сила;
♦ стадія виготовлення;
♦ термін зберігання;
♦ рід діяльності та ін.
Бланк документа (офіційного) — це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.
Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого.
До реквізитів службових документів відносяться:
1) зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
2) зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
3) зображення нагород;
4) код організації;
5)код форми документа;
6) назва організації вищого рівня;
7) назва організації;
8) назва структурного підрозділу організації;
9) довідкові дані про організацію;
10) назва виду документа;
11) дата документа;
12) реєстраційний індекс документа;
13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14) місце складання або видання документа;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження документа;
18)резолюція;
19) заголовок до тексту документа;
20) відмітка про контроль;
21) текст документа;
22) відмітка про наявність додатків;
23) підпис;
24) гриф погодження документа;
25) візи документа;
26) відбиток печатки;
27) відмітка про засвідчення копії;
28) прізвище виконавця і номер його телефону;
29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30) відмітка про наявність документа в електронній формі;
31) відмітка про надходження документа до організації;
32) запис про державну реєстрацію.
4 Література
1. Обчислювальні системи, сіті й телекомунікації / Під ред. О.П.Пятибраьова. – М.: Фінанси і статистика, 1998.
2.Игер Б. Праця у Internet. – Пер. з анг. – М.:БИНОМ. – 1996.
3.Ланджер М. Microsoft Office Excel 2003 для Windows. – НТ Пресс – 2005.
4.Миллхоллон М., Мюррей До. Word 2002. Ефективна робота. – Пітер. – 2003.
5. Основи інформатики:Учеб. посібник / О.Н. Морозевич, М.М.Говядинова та інших.; Під ред. О.Н. Морозевича. –Мн.: Нове знання, 2001.
6. Бондарева Н.П Секретарська справа: Практичний довідник. – Москва, 1989р.
7. Веселов П.В. Профессия секретарь: учебный справочник. – Москва,1989г.
8. Кузнєцов С.Л. Комп’ютеризація діловодства. – Москва, 1997р.
9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998р.
10. Самылкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретарей. – Москва, 1995г.
11. Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998р.
12. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – Київ,1997р.