Тема 5. Общие законы организации

Закон самосохранения

Законы играют решающую роль в теории организации, по­скольку они образуют фундамент этой дисциплины, способст­вуют переходу от эмпирического к логическому методу по­знания, позволяют использовать в процессах управления кон­кретными организациями научно обоснованные методы предсказания дальнейшего развития событий.

Основными законами теории организации, имеющими внешнюю и внутреннюю направленность, являются:

­ закон синергии;

­ закон самосохранения;

­ закон развития;

­ закон композиции и пропорциональности;

­ закон информированности и упорядоченности;

­ закон единства анализа и синтеза.

 

 

Закон самосохранения:

Деловая организация представляет собой некоторую само­стоятельно существующую систему, подобную живому орга­низму, который появляется на свет, растет, развивается, со­вершенствуется, болеет, стареет и умирает. Организации при­суще стремление к самосохранению. В этом смысле она может продолжить свое существование даже после достижения по­ставленной цели.

Закон самосохранения гласит: «Каждая система стремится сохранить себя и использует для этого весь свой потенциал»

(5.1)

Где

1Ri – внутренний потенциал созидания

2Ri – внешний потенциал созидания

1Vi – внутренний потенциал разрушения

2Vi – внешний потенциал разрушения

Каждый собственник или менеджер рассчитывает необходимые ресурсы, чтобы получить прибыль. Если он не обеспечивает ими организацию, то организация либо прекращает свое существование либо сокращается.

Факторы повышения внутреннего потенциала организации для обеспечения самосохранения: совершенствование социально-психологического климата в коллективе; оптимальное сочетание структуры и функций управления; развитие инновационной деятельности; повышение профессионализма персонала; развитие коммуникаций с внешней средой (реклама, связи с общественностью и т. д.); страхование; увеличение в уставном капитале доли ликвидного имущества.

Закон самосохранения служит основой для оценки способ­ности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученная оценка используется для опреде­ления времени существования организации и при прогнозиро­вании ее дальнейшего развития. В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное описание факто­ров внутренней и внешней среды, оказывающих влияние на деятельность организации, разбить эти факторы на две груп­пы: позитивные и негативные.

Позитивные факторы относятся к ресурсам, повышающим возможности организации в борьбе за выживание. Организа­ция способна к выживанию и устойчивому поступательному развитию в том случае, если энергетический потенциал пози­тивных (созидательных) факторов превышает соответствую­щий показатель негативных (разрушительных) факторов.

Основная сложность составления баланса созидательного и разрушительного потенциала заключается в том, что, оцени­вая способности организации к самосохранению, необходимо учитывать не только внутренние факторы материализованного характера (наличие денежных средств, состояние материаль­но-технической базы, технологии работы и т.д.), но и соци­ально-психологические факторы. Сюда следует отнести характеристики профессиональной и психологической при­годности персонала к выполнению возложенных на них обя­занностей, показатели общей психологической атмосферы в коллективе (отношение к руководству, конфликтность, спо­собность работать в часто меняющихся или экстремальных условиях и т.д.).

Еще одна трудность оценки потенциала выживаемости ор­ганизации состоит в том, что даже после нахождения баланса позитивных и негативных факторов, обеспечивающих самосо­хранение организации, требуется определить, насколько дос­тигнутое состояние является устойчивым, т.е. оценить «запас прочности» деловой организации в случае появления негатив­ных тенденций как во внутренней, так и во внешней среде. Здесь удобно воспользоваться понятием устойчивого и неус­тойчивого равновесия баланса позитивных и негативных фак­торов (рис. 5.1).

Состояние устойчивого равновесия (рис. 5.1, а) отличается тем, что организация менее подвержена влиянию отрицатель­ных возмущающих воздействий. Если эти воздействия не пре­восходят некоторого порогового значения, то организация достаточно быстро приспособится к новым условиям окру­жающей среды и вновь вернется в устойчивое состояние.

 

Рис. 5.1. Равновесие организационной системы при позитивных и негативных внешних воздействиях

 

Организация, находящаяся в состоянии неустойчивого равновесия даже при незначительных возмущающих воздействиях может потерять свою устойчивость.

 

 

Закон синергии

Энергетический потенциал деловой организации, опреде­ляющий ее возможности в достижении поставленной цели, за­висит от множества факторов. Это как материальные характе­ристики (территория, служебные помещения, техническая ос­нащенность, денежные средства, оборотные фонды и др.), необходимые для успешного ведения деятельности, так и фак­торы социального характера (уровень профессиональной под­готовки персонала, социально-психологическая обстановка в коллективе, заинтересованность всех работников организации в достижении общей цели), определяющие микроклимат в коллективе и профессионализм персонала. Эти характеристи­ки и факторы в совокупности, воздействуя на эффективность функционирования организации, определяют синергию орга­низации. Синергия (от греческого synergia — сотрудничество, содействие) означает совместное и однородное функциониро­вание элементов системы.

Закон синергии. В любой организации возможен как при­рост энергии, так и снижение общего энергетического ресур­са по сравнению с простой суммой энергетических возмож­ностей входящих в нее элементов.

Действие закона синергии в организационных системах существенно обособляет организацию от других объектов и систем материального мира. Для всех естественных систем (за исключением сложных биологических) основным законом яв­ляется закон сохранения и превращения энергии, в соответст­вии с которым в любой замкнутой системе при всех ее изме­нениях количество энергии остается постоянным.

Для любой системы существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее ресурсов (положительная синергия) либо существенно меньше (отрицательная синергия).

Признаки достижения синергии: длительная и качественная работа оборудования без поломок; использование замороженных ресурсов, в том числе находящихся в личном пользовании; доверительные отношения между сотрудниками; снижение заболеваний; поддержка коллективных форм оплаты труда; соотношение разработанных и принятых для внедрения рационализаторских предложений и изобретений; уменьшение объема услуг сторонних организаций; рост числа предложений по совершенствованию производства и управления; интерес работников к повышению профессионального обучения; выработка и поддержка традиций компании; усиление технологической и организационной дисциплины; усиление лояльности и своей организации и непосредственному руководству; увеличение числа стратегических совещаний; хорошее настроение в коллективе; улыбчивость работников; постоянный спрос на продукцию.

Степень реализации потенциальных возможностей органи­зации зависит от эффективности работы звена управления. При этом может быть достигнут как положительный, так и от­рицательный эффект. Низкий уровень реализации энергетиче­ского потенциала может быть обусловлен неэффективным ме­неджментом, отсутствием в коллективе лидера, недостаточной квалификацией или пассивностью персонала, слабой техниче­ской оснащенностью, использованием устаревших технологий управления и многими другими причинами.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти нуж­ный набор элементов и так организовать работу, чтобы синер­гия в организации носила созидательный, а не разрушитель­ный характер. Применительно к социальным организациям закон синергии проявляется, в частности, в приросте энер­гии, превышающем сумму индивидуальных усилий членов орга­низации. Это явление предопределило переход человечества к организованным формам трудовой и общественной деятель­ности и привело к возникновению организаций.

Основная трудность управления эффектом синергии состо­ит в том, что, в отличие от физических систем, для которых существуют единицы измерения энергии и методы оценки энергетического потенциала, для организационных систем по­ка еще нет способов объективной оценки уровня внутренней энергетики. Тем не менее решение практических задач управ­ления деловой организацией вынуждает многих исследовате­лей вести активные поиски в направлении разработки таких оценок.

Наиболее простой способ заключается в оценке показате­лей деятельности анализируемой организации по сравнению с работой другой аналогичной организации.

В таблице 5.1. приведен перечень основных показателей, позволяющих сделать заключение о действиях системы управления по использованию синергетического эффекта на основе метода сравнительных оценок.

Таблица 5.1.

Основные показатели созидательного синергетического эффекта
Личностные и групповые Для организации в целом
Увеличение производительности труда Высокий уровень показателей экономической деятельности
Внесение предложений по улучшению условий организации труда Быстрая и адекватная реакция на изменения во внешней среде
Повышение уровня профессиональной подготовки Использование прибыли в целях расширения собственного бизнеса
Усиление исполнительской дисциплины Устойчивые показатели развития организации
Освоение смежных профессий. Совершенствование структуры.
Рост заработной платы Освоение новых рынков сбыта
Переход у групповым формам оплаты труда и гибкая система поощрений трудовой деятельности Использование современных технологий коммуникации и управления.
Приобретение акций организации. Повышенный спрос на продукцию.
Сознательное отношение к труду. Высокое качество товаров и услуг.
Лояльность к руководству Создание положительного имиджа
Участие в коллективных мероприятиях . Инновационная деятельность.

Закон развития

Организация является весьма сложным объектом. В ее со­став входят люди, оборудование, здания, информационная среда и т.д. В процессе своего существования она меняется во времени: имеет свое прошлое, существует в настоящем и пла­нирует будущее.

Закон развития гласит: в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изме­нения, направленные на максимальное использование энерге­тического потенциала для достижения поставленной цели, в результате чего происходит качественное изменение со­стояния организации.

Каждая система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

(5.2.)

Где

Rj – потенциал системы на j- этапе жизненного цикла

Rij – потенциал системы в i отборе на j этапе

 

Закон развития проявляется через ряд закономерностей: инерции; самозависимости; эластичности; непрерывности и стабилизации.

Закономерность инерции. Изменение потенциала системы (Rj) начинается спустя некоторое время (T1) после начала функционирования новых ресурсов организации и продолжается некоторое время после их выбытия (Т2).

Учет этой закономерности означает, например, что в организации внедрение нового ресурса должно начинаться спустя некоторое время после его создания или приобретения, а устаревший ресурс должен изыматься из использования через некоторое время после внедрения нового.

Закономерность самозависимости. На повышение потенциала организации (∆R) влияет потенциал самой организации (R).

∆R = f (R) (5.3)

Закономерность эластичности (адаптивности). Каждая организация пытается сгладить последствия внутренних и внешних возмущающих воздействий.

Закономерность непрерывности. Процесс изменения потенциала компании (R) идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.

Закономерность стабилизации. Компания стремится к стабилизации эффективных этапов жизненного цикла (зрелости и насыщения).

Для организаций так же, как и для многих других явлений, применимо понятие жизненного цикла. На рис. 5.2. схематич­но отображены основные этапы жизнедеятельности организа­ции: создание, рост, стабильность, спад и ликвидация органи­зации.

Рис. 5.2. Жизненный цикл организации

На графике отражены последовательные этапы жизненного пути, которые проходит организация в процессе своего разви­тия: создание (То- Т1), рост (T1 - Т2), стабильность (Т2- Т3), сворачивание деятельности (Т3 - Т4) и ликвидация организа­ции (Т4).

Заметим, что в начальный момент времени То ресурс орга­низации не может быть нулевым. Исходной точкой, предопре­деляющей процессы развития организации, является опреде­ление цели ее существования.

 

5.4. Закон информированности – упорядоченности:

В современном обществе уровень развития государств оп­ределяется не только экономическими и природными ресур­сами, но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет государ­ство.

Информационная среда включает в себя совокупность всех естественнонаучных знаний, которыми владеют люди, живу­щие в данной стране. Часть этих знаний воплощена в матери­альных ценностях и орудиях производства. Нормы общей и политической культуры, морали, состояние взаимосвязей, оп­ределяющих информационный обмен между людьми, общест­венными группами и организациями и многое другое — все это также важнейшие элементы информационной среды. При описании систем, связанных с другими системами различны­ми типами коммуникаций, часто говорят, что информацион­ная среда рассматриваемой системы является частью общего информационного пространства.

Закон информированности и упорядоченности означа­ет, что любая социальная организация способна к выжива­нию только в том случае, если она обеспечена полной досто­верной и упорядоченной (структурированной) информацией.

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Практически по любому вопросу менеджер может получить исчерпывающую информацию. Информационный «голод» может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее отбор и обработку большое количество времени и средств (имеются в виду материальные и людские ресурсы).

Каждая система стремиться получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствие 1.

Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации.

Следствие 2.

Информированность работника после достижения определенного уровня переходит в его компетентность.

Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродейст­вие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме то­го, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в раз­ряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступ­ной не только для членов других организаций, но и для боль­шинства членов своей организации.

Достоверность информации — необходимое условие ис­пользования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызы­вать сомнений. В ряде случаев в информационные базы дан­ных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинфор­мировать конкурентов или подорвать к ним доверие со сторо­ны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы.

Упорядоченность информации подразумевает структури­рование или распределение информации по степени ее важно­сти для решения задач управления организацией.

Своевременное перераспределение информации в органи­зации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам ин­формации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной службы должны хра­нить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде.

Порядок сбора и обработки информации представлен на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Порядок сбора, обработки и структурирования информации

При сборе, обработке и структурировании информации принимаются во внимание следующие характеристики: объем, достоверность, ценность, насыщенность и гриф информации (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Характеристика информации

Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому ценность информации для деловой организации определяется во многом такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.