Пошук об'єктів у базі даних
Коли користувач вводить текст у полі Пошук, Access шукає в категорії всі групи, які містять об'єкт або ярлик об'єкта, що відповідає умовам пошуку. Усі групи, які не відповідають цим умовам, згортаються.
Примітка У програмі Access об'єкти шукаються лише в категоріях і групах, які наразі відображаються в області переходів.
Порада Щоб виконати пошук певного об'єкта в усій базі даних, виберіть в області переходів одну із вбудованих категорій, наприклад Таблиці та пов'язані подання або Тип об'єкта. Це допомагає забезпечити видимість усіх груп в області переходів.
Використання поля «Пошук» для пошуку об’єктів бази даних і ярликів для них
1. Якщо поле Пошук ще не відображається вгорі області переходів, клацніть правою кнопкою миші рядок меню у верхній частині області, та виберіть пункт Рядок пошуку.
2. Повністю або частково введіть у поле Рядок пошуку ім'я об'єкта або ярлика.
У міру введення символів Access шукає та відкидає заголовки груп, які не містять введеного тексту.
3. Щоб виконати пошук знову, натисніть кнопку Очистити рядок пошуку 
або видаліть символи, натискаючи клавішу BACKSPACE, а потім введіть новий текст, який потрібно знайти.
Примітка Після очищення поля Рядок пошуку в області переходів знову відобразяться всі доступні об'єкти.
Сортування даних
Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних слід виділити одне вічко таблиці і викликати команду Сортировка із менюДанные.
У полі прихованого переліку Сортировать по вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:
по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА .
по убыванию –сортування в зворотному порядку.
У полі прихованого переліку Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.
Для сортування даних також використовуються кнопки 
. Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.
При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми вічками в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.
Автофильтр
Команда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.35). З їхньою допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран. Після виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не містять даний елемент, будуть приховані. Наприклад, якщо у прихованому переліку поля Цена вибрати 99грн. , то будуть виведені тільки записи, в яких у полі Цена міститься значення 99грн .
Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие … , то з’явиться вікно Пользовательский автофильтр (мал.36). У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів ( равно , больше , меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч – значення. Коли увімкнений перемикач И , то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов. Наприклад, у вікні на мал.36 введені умови для виведення записів по виробам з ціною більше 99грн і менше 187грн .
Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими значенням по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые 10 . У діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з лічильником необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч вибрати наибольших або наименьших .
Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить все або скасувати команду Автофильтр меню Данные ,підміню Фильтр .
Расширенный фильтр
Команда Расширенный фильтр дозволяє фільтрувати дані з використанням інтервалу критеріїв для виводу тільки тих записів, що задовольняють визначеним критеріям (мал.37). При повторній фільтрації будуть проглядатися усі рядки, і приховані і відкриті. Значення перемикачів і полів вікна Расширенный фильтр наступне:
фильтровать список на месте – перемикач, що приховує рядки, які не задовольняють зазначеному критерію;
скопировать результат в другое место – копіює відфільтровані дані на інший робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші;
Исходный диапазон – поле, що визначає інтервал, якій містить перелік, що підлягає фільтрації;
Диапазон условий – поле, що визначає інтервал вічок на робочому аркуші, якій містить необхідні умови;
Поместить результат в диапазон – поле, що визначає інтервал вічок, в який копіюються рядки, що задовольняють визначеним умовам; це поле активно тільки в тому випадку, якщо обраний перемикач скопировать результат в другое место;
Только уникальные записи – перемикач, що виводить тільки рядки, що задовольняють критерію і не містять неповторюваних елементів. Якщо інтервал критеріїв не визначений, то в цьому випадку усі рядки переліку, що містять дублікати, будуть приховані.
Для установлення складних критеріїв необхідно:
1. уставити декілька рядків у верхній частині робочого аркушу;
2. в одному із уставлених порожніх рядків увести імена стовпців, по яких слід відфільтрувати перелік;
3. при використанні критеріїв порівняння, імена критеріїв повинні бути ідентичні іменам стовпців, що перевіряються;
4. у рядках, розташованих під рядком із іменами стовпців, що перевіряються, увести критерії, яким повинні відповідати вічка стовпців, що перевіряються;
5. вибрати в меню Данные підміню Фильтр ,а потім команду Расширенный фильтр ,і в діалоговому вікні увести умови фільтрації.
Для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператораИ потрібно зазначити критерії в одному і тому ж рядку, а для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора ИЛИ слід подати критерії в різних рядках. Наприклад, інтервал
критеріїв на мал.38 виводить на екран усі записи, що мають у стовпці Цена значення більше 50 і менше 100.
Після використання команд Автофильтр або Расширенный фильтр ,таблиця переходить у режим фільтрації. У цьому режимі багато команд Microsoft Excel впливають тільки на зримі вічка. Після застосування фільтру для виводу тільки потрібних рядків, можна скопіювати отриману підмножину даних в інше місце для подальшого аналізу.
Щоб знову вивести усі записи слід у меню Данные вибрати пункт Фильтр і потім пункт Отобразить все .
42.Табличний процесор MS Excel: аналіз даних з використанням Мастера сводных таблиц. Об’єкти та інтерфейс, технологія створення макету та налагодження параметрів зведеної таблиці. Операції редагування та форматування об’єктів зведеної таблиці
Зведені таблиці- потужний та ефективний засіб упорядкування й аналізу даних. Вони називаються зведеними таблицями тому, що в них можна різним чином підбирати рядки і стовпці для аналізу даних із різних полів списку. Для створення зведених таблиць в Excel використовують Мастер сводных таблиц.
При створенні зведеної таблиці в Excel необхідно враховувати:
- Заголовки стовпців. Дані першого рядка списку використовуються як імена полів зведеної таблиці, тому в списку обов' язково повинні бути заголовки стовпців.
- Імена діапазонів. Якщо для списку застосовується ім' я діапазону, то при зміні списку зведену таблицю легше оновлювати і редагувати.
- Фільтри. Якщо до списку застосовані фільтри, то при створенні зведеної таблиці вони ігноруються. Всі дані списку автоматично включаються у зведену таблицю.
- Щоб створити зведену таблицю з відфільтрованих даних, скопіюйте результат застосування фільтру в інше місце на робочому листі. До отриманої копії даних застосуйте команду Сводная таблица.
- Проміжні підсумки. Загальні і проміжні підсумки в зведених таблицях обчислюються автоматично. Перед створенням зведеної таблиці зі списку видаліть усі проміжні підсумки, отримані раніше. Для цього слід виконати команду Данные- Итогита натиснути кнопку Убрать все.
Зведена таблиця допускає виконання операцій тільки з числовими даними. Зазвичай у зведених таблицях використовується одне поле стовпців й одне рядків, на перетині яких відтворюється підсумкове значення, отримане на основі даних зі списку.