Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря
/за матеріалами Скандинавської групи Європейської асоціації професійних секретарів по материалам Скандинавской группы (EAPS)/
Рівень A – приблизно відповідає рівню серкетаря-друкарки
Рівень B –відповідає рівню секретаря
1. Описання роботи:
– друк (рідною та англійською мовою) з рукопису або під диктовку
– редагування документів;
– зберігання документів
– обслуговування відряджень та нарад;
– телекомунікації, включно із розсилкою меморандумів;
– самостійна робота (тобто, написання чернеток нескладних листів та меморандумів, робота із утримання офісу, перевірка рахунків і вирішення проблем, пов’язаних із відрядженнями).
2. Рівень відповідальності:
– за власну роботу;
– за складання документів;
– секретар зобов’язаний знати структуру компанії і напрям її діяльності.
3. Освіта і стаж роботи:
– три роки вивчення бізнесу і діловодства;
– навчання секретарській справ або кілька років стажу роботи в галузі діловодства;
– додаткове вивчення іноземної мови.
4. Особистісні якості:
– раціональність і організованість;
– здатність обирати пріоритети;
– ініціативність;
– акуратність;
– схильність до роботи в області обслуговування.
Рівень C – відповідає рівню секретаря-референта
1. Опис роботи:
– друк двома іноземними мовами з рукопису або під диктовку;
– складання меморандумів, листів, факсів та інших документів;
– перевірка фактів, викладених у меморандумах, звітах та ін. документах;
– прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.);
– організація відряджень і нарад;
– ведення протоколів і контроль за виконанням прийнятих рішень;
– самостійна робота (переклад звітів, робота з персоналом, збирання та опрацювання даних, проектна робота).
2. Рівень відповідальності:
– зобов’язаний здійснювати зв’язок між керівником та співробітниками;
– відповідає за перевірку виконання завдань і звітність;
– зобовзаний знати структуру компанії та напрям її діяльності, знати спеціалізацію співробітників та зовнішні зв’язки компанії.
3. Освіта і стаж роботи:
– три роки вивчення бізнесу і діловодства або
– не менше п’яти років стажу роботи секретарем рівня В;
– додаткове вивчення іноземних мов, основ управління, основ трудового права, комп’ютерних програм;
– предпочтителен досвід роботи за кордоном.
4. Особистісні якості:
– здатність керувати та взаємодіяти з персоналом;
– хороші організаторські здібності;
– хороший літературний стиль;
– здатність справлятись із стресовими ситуаціями.
Рівень D – відповідає рівню референта, керівника секретаріату
1. Опис роботи:
– підготовка і ведення засідань та інших нарад;
– ведення адміністративної роботи;
– консультування під час прийому секретарів на роботу, допомога у їх навчанні та підвищенні кваліфікації;
– організація презентацій та представницька діяльність;
– діяльність із забезпечення інформацією (контакти із засобами масової інформації, редагування інформаційних бюлетенів для співробітників компанії та ін.
– самостійна робота (власні дослідження, переклад бізнес- і технічних звітів, комп’ютерні дослідження, керівництво проектами, керівництво персоналом, керівництво роботою, пов’язаною із організацією відряджень);
– прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.).
2. Рівень відповідальності:
– за власні дослідження і звіти;
– за власний бюджет;
– за персонал;
– за здійснення зв’язку між керівником та посадовими особами вищого рангу.
3. Освіта і стаж роботи:
– три роки вивчення бізнесу і діловодства;
– навчання секретарській справі не менше одного року або значний досвід роботи секретарем рівня С;
– вивчення на університетському рівні іноземних мов, управління бізнесом, економічних законів та трудового законодавства, психології спілкування та інформаційних технологій;
– предпочтительно навчання та стажування за кордоном.
4. Особистісні якості:
– значна енергія;
– творчі здібності;
– здатність до лідерства;
– надійність.