Облік зобов’язань за розрахунками з постачальниками
Основними контрагентами підприємств при закупівлі предметів та засобів праці є постачальники і підрядники.
Постачальники - це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, запасних частин, МШП), що надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо), виконують роботи (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо).
Підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.
Порядок та форми розрахунків між постачальником та договорів покупцем визначаються в господарських договорах. Це найбільш розповсюджена і важлива підстава виникнення зобов'язань, основна форма реалізації товарно-грошових відносин в ринковій економіці.
Обов'язковою умовою укладання договорів має бути максимально точне відображення зобов'язань обох сторін.
Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів та оформлення договірних відносин, а також облік, реєстрацію, зберігання договорів рекомендується покладати на службу, відповідальну за підготовку і оформлення договірних відносин відповідно до покладених на неї функцій (матеріально-технічного забезпечення, збуту, комерційну, маркетингу, менеджменту, технічного контролю, реклами, капітального будівництва, фінансів, транспорту, інші служби відповідно до їх функцій в порядку, визначеному на підприємстві).
Організація обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками повинна забезпечити:
- своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками і підрядниками;
- попередження прострочки кредиторської заборгованості.
Облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками ведеться на рахунку №63 «Розрахунки з постачальниками та підрядчиками». На даному рахунку відображаються безготівкові розрахунки між підприємствами й організаціями за продукції, товарно-матеріальні цінності, роботи та послуги. На дебеті цього рахунка відображаються суми сплачених рахунків, на кредиті обліковується сума акцептованих рахунків та матеріальні цінності, що надійшли, виконані роботи та послуги.
Розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобов'язань. У випадку здійснення передоплати в бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість за авансами виданими.
З метою підвищення надійності поставок при виборі постачальника потрібно враховувати ряд умов, серед яких: цінова конкурентоспроможність (включаючи витрати на зберігання, транспортування і страхування); умови платежу; гарантійні строки; ремонт і після продажне обслуговування; відповідність продукції постачальника стандартам якості; можливість закупок безпосередньо у виробників або оптовиків; географічне місце розташування; основні види діяльності та фінансовий стан; виробнича потужність та обсяги випуску продукції за останні роки.
Якщо спеціалізоване стороннє підприємство виконує будівельно-монтажні роботи, то розрахунки з таким підприємством належать до розрахунків з підрядниками.
Розрахунки можуть здійснюватися також між учасниками ПФГ. До складу ПФГ можуть входити промислові й інші підприємства, наукові та проектні установи, інші установи й організації всіх форм власності. У складі ПФГ визначається головне підприємство, яке має виключне право діяти від імені ПФГ як учасника господарських відносин.
Порядок і форми розрахунків між постачальником і покупцем визначаються в господарських договорах. Це найбільш розповсюджена та важлива основа виникнення зобов'язань, основна форма реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці.
Надходження матеріальних цінностей від постачальників, виконання робіт і послуг підрядчиками виробляються на підставі договорів між підприємством і постачальниками, де обумовлюються вид матеріальних цінностей, що поставляються, виконуваних робіт, комерційні умови постачання, кількісні, якісні і вартісні показники постачань матеріальних цінностей (виконуваних робіт, послуг), терміни відвантаження матеріальних цінностей, порядок розрахунків, відповідальність і термін дії договорів, вказуються реквізити постачальника і покупця з відбитками печаток обох сторін. Ваги ТМЦ, що надходять на підприємство від постачальників повинні супроводжуватися накладними чи товарно – транспортними накладними і рахунок – фактурами, причому рахунок – фактуру постачальник міг послати відразу, або протягом 10 – ти днів.
Надходять на підприємство ТМЦ комірник повинний прийняти по кількості і якості. Після приймання ТМЦ на склад, комірник складає прибутковий ордер із присвоєнням номенклатурного номера, облік сировини ведуть у розрізі найменувань. Сировину, що надійшла на підприємство, прибуткують за фактичними цінами. Усі накладні на прихід сировини щодня здаються на перевірку в бухгалтерію.
Після оплати що надійшли ТМЦ постачальникам, дані з рахунка – фактури заносяться в книгу покупок для того, що б наприкінці місяця вивести загальну суму ПДВ за місяць.
Облік розрахунків з постачальниками бухгалтерія підприємства веде на пасивному синтетичному рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками".
Усі розрахунки з постачальниками відбиваються бухгалтерією підприємства в картці постачальника, де вказується номер і дата документів, на підставі яких буде вироблятися розрахунок, а також суми по дебету і кредиті рахунку 63.
Оплата постачальникам за поставлену продукцію (товари, роботи, послуги) здійснюється на підприємство через розрахунковий рахунок – платіжними дорученнями, наявними коштами через касу.
На пред'явлені на оплату рахунку постачальників кредитують рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками" і дебетують відповідні матеріальні рахунки або рахунки по обліку відповідних витрат.
На рахунок 63 заборгованість відбивається в межах сум акцепту. При виявленні нестач, невідповідності цін, обумовлених договором, і арифметичних помилок комірник складає Акт приймання, де указується вид транспорту постачальника, чи результат недовантаження неякісної сировини. При цьому в бухгалтерії складається наступна проводка:
Дебет рахунка 374 "Розрахунки за претензіями"
Кредит рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками"
Після чого постачальник висилає в копійчаному вираженні суми нестачі:
Дебет рахунок 311 "Поточні рахунки в національній валюті"
Кредит рахунка 374 "Розрахунки за претензіями" чи надсилає замість неякісного товарі новий: Дебет відповідних матеріальних рахунків Кредит рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками".