Организация работы с документами
Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив.
Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения.
Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения .
Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются.
Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма, прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и т.п.).
В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ.
Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер;
дата документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.
При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется отдельно); дата документа; количество листов — документа и приложений (отдельно); ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.
Зарегистрированные документы, входящие и внутренние, передаются исполнителям. Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все структурные подразделения. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством вопросной картотеки, встроенной по структурному принципу, тематическому (если она ручная), любому другому удобному для пользователя. Картотека делится на две части:
неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу.
С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.
Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения.
Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу. Контроль за сроками и формой исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы.
Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
Индивидуальные сроки исполнения определяются в документе, остальные документы контролируются по типовым срокам, установленным для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки, как правило, ориентированы на 10 дней, более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его регистрации.
Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения производится по контрольным экземплярам регистрационных карт — они помещаются в контрольную картотеку, систематизированную по срокам исполнения документов. В обязанности должностного лица, контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Ответственный за контроль может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносится: номер ответного документа; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля; номер дела, в которое подшивается исполненный документ.
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов — общее собрание, профсоюзный комитет и т.п.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года. Заголовки печатных изданий не включаются в номенклатуру дел. Не допускаются неконкретные формулировки вместо заголовка дела, например «разные материалы», «общая переписка» и т. п., но в процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Грамотно составленный заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название автора документов; название адресата или корреспондента документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов дела; начальная и конечная даты документов дела; указание на подлинность или копийность документов дела. Характер заголовка определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному, не связанному последовательным делопроизводством вопросу, употребляется термин «документы », а в конце заголовка в скобках перечисляются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о проведении конференции по установлению контактов с зарубежными туристическими агентствами (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседаний Совета университета».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указывается их общее видовое название: «Переписка с фирмами о поставке мебели». Если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они тоже не указываются, а пишется о чем переписка. Если большая переписка ведется с конкретным корреспондентом, то он указывается в заголовке дела.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел. Заголовки при этом переносятся несколько более конкретизированными с учетом специфики организации. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Индивидуальная номенклатура дел может быть как номенклатурой дел организации, так и ее структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, в ее заголовке указывается календарный год, на который она составлена. Обновляется номенклатура ежегодно. В конце каждого года номенклатура дел составляется на следующий год, а предыдущая уточняется и, если нужно, дополняется.
Текст номенклатуры дел представляется в табличной форме. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия ее функциональных служб. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Таблица номенклатуры дел состоит из пяти граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из принятого в организации цифрового обозначения функциональной службы (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах функциональной службы (или организации в целом). В графу 2 включаются заголовки дел, которые располагаются по степени важности, по алфавиту корреспондентов или географических названий. Графа 3 номенклатуры дел (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей со ссылкой на перечень или примерную номенклатуру дел. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об уточнении сроков хранения дел.
По окончании каждого календарного года службой документационного обеспечения организации составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) — всего, затем отдельно — постоянного и временного хранения. Эти сведения сообщаются в архив.
В результате деятельности в любой организации накапливается большое количество документов. Даже после того, как информация из документов была использована, она может еще не один раз понадобиться. Чтобы легко можно было подобрать нужные документы, после исполнения их нужно сгруппировать в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дела начинается с начала года, и на каждый указанный в номенклатуре дел заголовок заранее заводится папка. Если используются папки, рассчитанные на 400—500 листов, рекомендуется применять разделители с указанием года. Оформляется обложка каждого заводимого дела — вначале указывается название учреждения, затем — структурного подразделения; в середине обложки от левого поля указывается индекс дела по номенклатуре и полностью переносится заголовок дела из номенклатуры. Желательно, чтобы индексы дел оставались стабильными, т.е. из года в год соответствовали одним и тем же заголовкам. Внизу обложки дела указывается срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т.е. являются исполненными. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одном деле, приложения группируются вместе с основными документами (если приложения имеют большой объем, то из них формируется отдельное дело). Документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных, арбитражных, судебных и т.п. дел, группируются в отдельное дело. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения. Не помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; подлинники группируются отдельно от копий (за исключением переписки); документы с грифом ограничения доступа группируются отдельно от документов без этого реквизита; утвержденные документы группируются отдельно от их проектов. Одно дело не должно превышать 250 листов, а его толщина — 4 см, и если дело получается толще, то начинают формировать следующий том (часть), имеющий те же индексы и заголовки.
Документы внутри дела можно располагать по вопросному, хронологическому, а также алфавитному, нумерационному принципам. Эти принципы часто комбинируются.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела соответствующих сотрудников. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные от личных дел и располагаются в них по алфавиту. Переписка систематизируется в вопросно-логической и хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обращения граждан формируются отдельно от прочей переписки.
Правильная группировка документов в дела и рациональная систематизация документов внутри дел облегчит и ускорит поиск необходимой информации.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия — совещательный орган, назначаемый приказом руководителя учреждения. В состав комиссии обязательно включается специалист, ответственный за организацию работы с документами и заведующий архивом. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел, при этом подлежат изъятию все документы с временными сроками хранения, черновики, дубликаты. По результатам работы экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный в них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт, например, дела со сроком хранения 3 года, законченные в 1989 г., могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 1994 г. Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период будут должным образом утверждены, а дела переданы в архив. И акты и описи согласовываются с архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года подлежат оформлению и описанию. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения: дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, а дела временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела (черным карандашом в верхнем правом углу на свободном месте арабскими цифрами); составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи (для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации); внесение уточнений в обложку дела — уточнение заголовка, даты заведения и окончания дела, названия структурного подразделения. Дела временного хранения должны подлежать частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять и не проводить пересистематизацию в деле.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в табличной форме и состоит из следующих граф:
номер по порядку; индекс документа; дата документа; заголовок документа; номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов дела может состоять из нескольких листов — в этом случае они нумеруются римскими цифрами. Помещается внутренняя опись документов в начале дела, под обложкой. Заверительная надпись делается на отдельном листе формата А4 (а не на обороте последнего листа) и помещается в конце дела. Кроме количества листов в деле, она может в случае необходимости фиксировать особенности физического состояния дела.
С целью систематизации и закрепления за каждым делом индивидуального номера внутри фонда, а также для учета дел составляется опись дел. Для делопроизводственных служб опись является сдаточным документом, а для архива — одновременно учетным документом и справочником по содержанию документов. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Одновременно должны составляться три разные описи: на дела постоянного, временного хранения и на личные дела. Все описи ведутся с единой валовой нумерацией в течение ряда лет и заканчиваются по согласованию с архивом. До передачи в госархив опись не сшивают, а хранят в папках.
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.,1990.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.,1991.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М.,1995.
4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени по документационному обеспечению управления. — М., 1995.
5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. Практические рекомендации. —М., 1996.
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М., 1996.
7. Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства. — М.,1996.
8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе:
Практическое пособие с образцами документов (на основе ГОСТов РФ). — М., 1996.
9. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. — М., 1997.
10. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — М.: 1997.
11. Шумейко A.M. Документационное обеспечение управления. Деловая корреспонденция: Для вузов. — Воронеж, 1997.
12. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М., 1997.
ГЛАВА 10