СЛУЖЕБНЫЕ ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТАХ
Отметка о наличии приложения (реквизит 21). Реквизит размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца.
- Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
- Если документ имеет приложение,не названное в тексте письма,то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1.Смета расходов на 3 л. в 1 экз.
2. Справка об экономическом состоянии предприятия на 4 л. в 1 экз.
- Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 23.10.2004 №17/24 и приложения к нему, всего на 25 л.
- Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров (одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет):
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: должностная инструкция референта в 1 экз.
- Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно - правовые документы -положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки:... (приложение №1); ... (приложение №2) или: согласно приложению №1, в соответствии с приложением №2.
На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются с указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту документа относится приложение:
Приложение 2
к приказу генерального директора
от 05.11. 2013 № 45
или
Приложение №1
к п. 3 распоряжения председателя
правления от 18.03.2013 №46
- Если приложением является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.д.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
Резолюция (реквизит 17) - поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки выполнения документа. Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части документа или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и включает следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Волковой А.В., Попову П. С.
Прошу подготовить график выполнения
работ к 21.05.2003
Семенов 15.05.2003
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.
Допускается оформление резолюции на специальных бланках для резолюций, изготавливаемых на бумаге формата А6.
Отметка о заверении копии (реквизит 26). Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.
Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать, например:
Верно
Инспектор общего отдела М.В.Завьялова
25.01.2005
Отметка об исполнителе (реквизит 27). Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:
О.А.Никонова
924-45-67
Отметка о контроле (реквизит 19). Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ. Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа, как правило, с помощью штампа «Контроль».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ, например:
В дело №01-08 за 2014 г.
Королева 15.10.2014
или
Издан приказ от 15.03.2014 №56
«О создании комиссии по трудовым спорам»
В дело №02-09 за 2014 г.
Соболева 16.03.2014
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). Реквизит проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию, при необходимости - часы и минуты.
Если отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, она выглядит следующим образом:
| Канцелярия ЗАО «Орел» 18.06.2004 №123 |
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). Реквизит оформляется при изготовлении документа слева на нижнем поле и представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных, например:
С:/Приказы/125
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Перечислите служебные отметки, которые могут быть на документах.
2. Что такое резолюция?
3. По какому реквизиту можно определить дату поступления документа в организацию?
4. В каких случаях оформляется отметка о наличии приложения?
5. Назовите составные части отметки об исполнителе.
6. Назовите составные части отметки об исполнении документа и направлении его в дело.
7.В каком месте документа проставляется отметка о контроле?
8. Для чего на документе проставляется отметка «идентификатор электронной копии документа»?
9. Назовите составные части отметки о заверении копии.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
| Оформите отметку о наличии приложения |
| Оформите отметку о заверении копии |
| Оформите отметку об исполнителе |
| Оформите отметку об исполнении документа и направлении его вдело |
| Оформите отметку «идентификатор электронной копии документа» |
| Оформите отметку о поступлении документа в организацию |
На предложенном документе обозначьте номера реквизитов, которые вы «узнаете».
| Минархстройэнерго Республики Коми ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СПЕЦТЕХНИКА» ул. Комарова, д. 45, г. Сыктывкар, Республика Коми, 167025, Тел./факс 24-51-67, ОКПО 12345678, ОГРН 9876543212345, ИНН/КПП 2345678909/976321356 | Управление по борьбе с экономическими преступлениями О. Н. Соколовой К исполнению. Результаты проверки предоставить до 15.02.2014 Завьялов 27.01.2014 |
| 25.01.2014 №01-06/21 На №01-12/37 от 18.01.2014 О направлении документов |
В связи с проводимой проверкой экономической деятельности предприятия направляем копии необходимых документов.
Приложение: 1. Копия устава предприятия.
2. Копия договора поставки с ООО «Комигаз».
3. Справка о стоимости одного кубометра песка на 15.01.2005.
Генеральный директор В. Н. Патов
| Соколова Ольга Ивановна 24-51-67 pismo 21.doc | В дело № 01-17 за 2014 г. Кострова 16.02.2014 | УБЭП 27.01.2014 №58 |
Литература:
1. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11.12.1997 г., 08.11.1998 г., 11.02.1999 г.)
2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ 7.12-70 ССИБИД. Сокращения русских слов и словосочетаний в библиографическом описании.
4.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утверждена приказом Росархива от 18.08.2000 г. № 68
5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 г. – М.: Росархив, 2000
6.Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – 2004.
7. Рогожкин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М,: МЦФЭР, 2003
8. Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах на предприятии, в отделе кадров, в службе ДОУ. ГОСТы, нормативы, бланки. М,: ПрессЮрЛит, 2004
9. Соколов В.С. Документационное управление обеспечения: Учебник. – 2-е изд. – М,: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. – 176 с. – (Профессиональное образование)
10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб пособие для студ. проф. учеб. заведений/ А.В.Пшенко. – 5-е изд. стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2006. – 176 с.