ВОСЕМЬ УНИВЕРСАЛЬНЫХ ПРАВИЛ РАЦИОНАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности.

Это первое существенное звено в рациональной орга­низации рабочего дня.

Один из парадоксов состоит в том, что, когда мы не жалеем времени на его планирование, его стано­вится как бы больше.

В своем органайзере список неотложных дел запи­сывайте в порядке их приоритетов: 1) важнейшие дела (по степени важности); 2) срочные дела (по степени сроч­ности); 3) текущие, несрочные дела (по степени важнос­ти); 4) «пока не спросят» (некоторые вопросы «умира­ют» сами собой).

Легко превратить эти записи в источник ценной информации для анализа расходования времени и по­следующих выводов.

Сделав дело и зачеркивая запись (например, сплош­ной прямой чертой), проставьте (хотя бы ориентиро­вочно) затраченное на него время.

Если чего-то не доделали, подчеркните отрицатель­ный результат волнистой чертой; если дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией (у слабо­вольного таких дел может быть до 30 %). Каждый мо­жет выработать свои знаки.

Эти записи откроют вам глаза на особенности ваше­го делового стиля и на имеющиеся резервы времени.

Кпримеру, торговый агент обнаружил, что 65 % всех продаж: ему «удаются» при первом посещении клиентов, 30 %— при втором, и только 5 % — при последующих посещениях. Обнаружив это, он ограничится лишь двумя посещениями. Результат увеличение числа продаж на 30%.

План лучше составлять с утра. Если составили его накануне, то утром проверьте себя («утро вечера муд­ренее»): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отсеются, прояснится степень важ­ности различных дел и вопросов.

2. Беритесь в первую очередь за важнейшие и за сроч­ные дела.

Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности работы не более 20 %. И наоборот, из десятка дел всегда найдут­ся два-три, сделав которые, вы уже будете довольны прошедшим днем.

Если вопросы за вопросом уже «хватают за горло», они будут лишь лавинообразно нарастать. Их лучше ре­шать в самом зародыше, тогда и времени на них уйдет меньше.

Правда, есть опасность быть затянутым в преслову­тую текучку мелких вопросов, большинство из кото­рых к концу дня и вспомнить трудно.

Применительно к плану дня это выглядит так: г не давайте обстоятельствам уводить вас с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более при­оритетным сделано все возможное.

3. Не распыляйтесь, занимайтесь сиюминутно толь­ко одним делом.

Уподобьте себя песочным часам: пропускайте через свое сознание только один вопрос — важнейший для вас на данный момент времени и не переходите к дру­гому, не закончив разрешения предыдущего.

«Перескакивание» с вопроса на вопрос — это рас­точительство, поскольку вновь придется вникать в тот же вопрос. К тому же такое «перескакивание» пагубно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утом­ление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибок.

Чаще всего правило 3 нарушается, когда во время разговора с посетителем раздается телефонный звонок.

Вот рациональный порядок действий:

• если разговор очень важен, трубку не поднимают;

• если разговор заканчивается, то, подняв трубку, скажите: «Одну минуту», положите трубку на стол и, только закончив разговор, приступайте к беседе с або­нентом;

• если же до конца разговора далеко, то, спросив у посетителя: «Сколько нам нужно для разговора?», по­просите позвонившего перезвонить через минут. Для посетителя это означает, сколько времени вы отводи­те еще на разговор с ним. Если указанного времени окажется недостаточно, вас опять отвлечет тот же або­нент и вы окажетесь в неловком положении. Следует также учитывать, что, отводя малое время на разго­вор, вы можете создать у собеседника впечатление его малозначимости для вас и тем самым обидеть его.

Кстати, отсрочка телефонного разговора нередко приводит к тому, что вопрос будет решен и без вашей помощи.

Однако, подняв трубку, не выслушивайте, кто и за­чем звонит, ибо при этом вы можете быть втянуты в разговор. Если же спросите и предложите перезвонить, у абонента может возникнуть впечатление, что с кем-либо другим вы поговорили бы (а иначе зачем получать информацию, кто звонит, если не можете говорить).

4. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час.

Количество обращений в течение дня бывает столь велико, что невозможно вдумчиво (без помех) рассмот­реть важнейшие дела, требующие, как правило, зна­чительного времени.

Если у вас есть помощник (а тем более — секре­тарь), он может оградить вас от необходимости рас­смотрения многих мелких вопросов (хороший секре­тарь «экономит» до 30 % рабочего времени шефа).

Наиболее эффективной при написании серьезного документа, решении важного вопроса является прак­тика «закрытых дверей». Для этого достаточно запереть­ся, включить автоответчик, а если его нет — попросту отключить телефон!

Или уединиться там, где вас без подсказки сотруд­ников (в случае крайней необходимости) не найдут: в чьем-либо временно свободном кабинете, в библио­теке, в конференц-зале или другом свободном поме­щении.

Иных эффективных способов уйти от текучки миро­вая практика не выработала.

При этом, как показывает опыт, за время уедине­ния удается сделать именно то, что наиболее важно и необходимо на данный момент. Вы получите и наи­большие результаты, и будете удовлетворены рабочим днем с чувством исполненного долга, осознанием сво­ей силы воли.

5. Старайтесь заменять посещения телефонным звонком.

В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятый человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-либо узнать (о необходимых для решения вопроса документах, о наличии нужного товара в ма­газине, лекарства в аптеке и т.п.).

Сообщат по телефону все, что вас интересует. Кста­ти, грубят при этом меньше, чем при личной встрече: ведь не знают, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважитель­но и кратко.

Рационализируйте чтение.

Наиболее радикальное средство — освоить специ­альную технику быстрого чтения (имеются соответству­ющие пособия и курсы). Это позволит тратить на чте­ние документов и литературы в 3—5 раз меньше времени.

Издания, получаемые организацией, фирмой, име­ет смысл класть на общее обозрение после просмотра их и разметки отдельными сотрудниками, коим вмене­но в обязанности отмечать те статьи, разделы, которые могут заинтересовать сотрудников фирмы. Выделение ключевых слов в текстах или разделов публикаций по­может сократить затрачиваемое на их анализ время.

Из приемов, способствующих рационализации вре­мени руководителя в части работы с бумагами, отме­тим следующие:

• первый просмотр входящей корреспонденции («сортировку») целесообразно поручить лицу, им на­значенному (секретарь, помощник, заместитель и т.п.), который направит документ соответствующему под­разделению. Вместо подписи руководителя достаточ­но поставить его факсимиле;

• поручить кому-либо из специалистов делать «раз­метку» документов, идущих к руководителю: подчерк­нуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наи­более важные для руководителя. Такая «разметка» облегчит работу всем, кто имеет отношение к этому документу.

7. Не множьте количество бумаг на своем рабочем столе.

Обычно по 80 % бумаг решение может быть приня­то с первого прочтения — стоит лишь немного поду­мать над каждой из них. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20—40 % случаев.

Более серьезные документы чаще всего откладыва­ют в сторону, чтобы в спокойной обстановке принять по ним решение. Однако обстоятельства нередко огра­ничивают время на это, и в итоге оказывается, что именно более важные дела становятся «горящими». (Во­обще важные дела становятся срочными чаще всего в результате практики их откладывания «на потом».) Но даже если такого и не произошло, при таком подходе нерационально расходуется время, один и тот же до­кумент читается дважды.

Ничто на столе не должно отвлекать от решения задачи, намеченной на данный момент, поэтому мес­то большинству бумаг в столе или в шкафу. Предметы, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре как бы перестаем замечать. Но посетитель видит по «зава­лам» на столе, как велик ваш долг перед организацией. Особенно гнетущее впечатление производят пожелтевшие бумаги (под солнечными лучами они желтеют в считанные дни).

8. Используйте «эффекты мелочей».

Прежде чем ехатьпозвоните.

Узнайте, на месте ли нужный вам человек, часы приема, какие нужно иметь документы. Тот, кто едет наугад, нередко тратит время впустую: нужный чело­век отсутствует или не может принять, либо необхо­димо иметь при себе какой-то документ, о чем не было заранее известно, и т.п.

Группируйте однородные дела и телефонные звонки.

Старайтесь выезжать куда-то по возможности лишь тогда, когда там появится несколько дел для вас.

Сгруппировав звонки, вы в целом затратите меньше времени на них.

Не надейтесь на память, записывайте необходимую вам информацию.

Помните: мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и 10 % того, что делаем.

Ваша информированность обернется и выигрышем: всем известно, к каким потерям разного рода приво­дит забывчивость.

Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в дороге.

Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для вы­сокоорганизованного человека. Эта черта бросается в глаза особенно у иностранных партнеров.

Чтобы выполнять данный совет, нужно всегда иметь при себе материалы или документы для работы — на всякий случай.

Всегда имейте при себе бумагу и карандаш для записи удачных мыслей.

К сожалению, память наша такова, что мы забыва­ем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они приходят в любое время и в любой обстановке, так как над разрешением проблем мозг наш работает непрерывно, включая и время сна.

Не тратьте время на жалобы по поводу неудач.

Этим грешат многие — «поплакаться в жилетку». после досадного просчета, а особенно в случае не­удачного стечения обстоятельств. Подобные траты вре­мени попусту не поднимают престиж и только бере­дят рану. Акцентируя внимание на своих невзгодах, мы создаем установку: «Я — неудачник», что ведет к новым неудачам.

Более продуктивен подход долгожителя и выда­ющегося политика Уинстона Черчилля, который го­ворил: «Успех — это переход от одной неудачи к дру­гой со все большим энтузиазмом».

Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных.

Этому весьма способствует а) изучение своих рабо­чих планов и отметок об их исполнении; б) обсужде­ние с доверенными людьми своего стиля деятельности.

Решив трудную задачу, наградите себя кратким от­дыхом.

Не хватайтесь сразу за новое дело. Насладитесь со­знанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите не на текучку, а на решение следующей по важности задачи.

Не считайте, что методы и приемы вашей работы самые лучшие.

Постоянно ищите способы рационализации исполь­зования своего времени и времени своих коллег.

 

12.3. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРАВИЛА ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

9. Как можно больше поручайте подчиненным.

Прежде чем взяться за какое-либо дело, задайте себе вопрос: а нельзя ли поручить его кому-либо? Многие «завалены» делами именно потому, что привыкли рас­считывать только на себя: «Не могу никому доверить. Все сделают не так, как надо». Вместо этого они долж­ны самокритично сказать: «Не умею организовать свою работу».

В числе правил для руководящего звена ряда круп­ных зарубежных компаний есть и такое: «Вам не следу­ет делать того, что могут сделать ваши подчиненные. Если вы это делаете, то вы — лишний, вместо вас можно взять работника с окладом вашего подчинен­ного».

10. Оптимизируйте систему контроля.

При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает любые усилия руководителя бесплодными, а результа­ты его деятельности — неутешительным.

Однако и чрезмерный контроль не годится. Во-пер­вых, он отнимает слишком много времени у руководи­теля; во-вторых, чрезмерный контроль, неизбежно приводит к безынициативности подчиненных, к при­вычке перекладывать решения на руководителя, в итоге на кардинальные вопросы у руководителя хронически недостает времени.

Таким образом, в постановке контроля необходимо найти некую золотую середину.

В качестве таковой можно рекомендовать следующую двухзвенную систему:

• систематический контроль работы каждого подчи­ненного — выделить ключевые моменты в действиях подчиненного и обязать его регулярно информировать о них руководителя (контроль по ключевым точкам);

• раз в месяц проверять исполнительность и ответ­ственность каждого подчиненного путем дотошной ревизии выполнения им одной из его основных функций. Это позволяет объективно оценивать работу подчи­ненного, быть в курсе наиболее важных дел, не да­вать подчиненному расслабляться, по мере необхо­димости помогать ему конструктивной критикой.

11. «Экономьте» время на совещаниях.

Совещания целесообразны только при наличии двух условий: если без них не обойтись и они хорошо под­готовлены.

Совещания потребуют меньше времени и будут бо­лее эффективными при выполнении следующих усло­вий:

1) цели совещания сформулированы конкретно, и повестка доведена до участников заблаговременно (предпочтительно в письменном виде);

2) круг участников по возможности минимальный;

3) приглашенный руководитель может присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;

4) заранее определены общая продолжительность совещания и время для рассмотрения каждого вопро­са;

5) назначены ответственные за подготовку каждого вопроса повестки дня;

6) подготовлены и заранее розданы участникам про­ект решения по обсуждаемым вопросам;

7) неподготовленные вопросы сняты с повестки дня;

8) председательствующий не допускает никаких от­клонений от регламента, в то же время обеспечивая активное участие каждого из приглашенных в обсуж­дении.