Изложение текста документов
6.3.1 Текстовый документ должен быть написан просто, лаконично, технически и литературно грамотно.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «в случае» и т. д.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например, «применяют», «указывают» и т. п.
В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения, определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.
Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть приведен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.
6.3.2 В тексте документа не допускается:
- применять обороты разговорной речи;
- применять для одного и того же понятия различные термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов в русском языке;
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
6.3.3 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков не допускается:
- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»),
- применять знак «Ø» для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак «Ø»;
- применять без числовых значений математические знаки, например №,%, In, lg, sin, f, °, £, Д, =, ≤, ≥;
- применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
6.3.4 Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316. Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.
6.3.5 Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например «Коэффициент корреляции Спирмена ρ». При необходимости применения условных обозначений, изображений, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.
6.3.6 Малоизвестные сокращения при первом упоминании надо обязательно расшифровать, а в последующем тексте применять уже сокращенное название. Например, «Исследования, проведенные в Центральном научно-исследовательском институте системных исследований (ЦНИИСИ) показали, что...».
6.3.7 Многозначные целые числа необходимо записывать, разделяя их пробелами на классы. Например, 20 000 руб. или 12 000 т.
6.3.8 Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых параметров, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой. Например:
Заработная плата И.В. Иванова за январь – 950,57 руб.;
февраль – 1150,43 руб.;
март – 1140,42 руб.
6.3.9 Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать: 1/4"; 1/2". При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32; (24В – 5С) / (32В – 8).
6.3.10 В текстовом документе повторения не допускаются. При необходимости следует делать пометку, что соответствующий материал помещен выше или ниже (с указанием страницы или раздела). Ссылки в тексте делаются по следующим образцам:
на формулу - формула (2.12);
на таблицу - таблица 3.5;
на приложение - приложение В;
на рисунок в тексте - рисунок 2.4;
на чертеж дипломного проекта - лист 3;
на литературу - [4] или с. 32 [5];
В ссылках на рисунки, чертежи и таблицы рекомендуется писать: изображены, построены, нанесены (о рисунках и чертежах) и приведены (о таблицах). Следует избегать слов: дает, даны, представлены.
Оформление формул
6.4.1 Математические формулы и записи расчетов выделяются из текста свободными строками. Выше и ниже должно быть оставлено не менее одной строки (от 6 до 8 мм).
6.4.2 В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той же последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него, а после формулы ставится запятая. Слово «где» пишется по уровню границы левого поля листа (страницы) текстового документа. Все обозначения входящих в формулу величин пишутся по вертикали одно под другим. Пояснительный текст не должен выходить за свою левую границу (по уровню тире за обозначаемой величиной).
Пример. Для комплексной оценки ликвидности баланса рассчитывается общий показатель ликвидности (К ол):
| К ол = | НЛА + 0,5 * БРА + 0,3 * МРА |
| НСО + 0,5 * КСП + 0,3 * ДСП |
(2.15)
,
где НЛА – наиболее ликвидные активы;
БРА – быстро реализуемые активы;
МРА – медленно реализуемые активы;
НСО – наиболее срочные обязательства;
КСП – краткосрочные пассивы;
ДСП – долгосрочные пассивы.
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
6.4.3 Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «х».
6.4.4 Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках,
В текстовом документе допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой.
Ссылки в тексте на порядковые номера формул даются в скобках.
Формулы, помещаемые в приложениях, должны обозначаться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением буквы перед каждой цифрой обозначения приложения, например, формула (Б. 1).
6.4.5 Порядок изложения в текстовом документе математических уравнений, технических расчетов такой же, как и формул.
6.4.6 В математических формулах точка как знак умножения не ставится перед буквенными символами, после скобки и перед скобкой; точка ставится между дробями и перед числом, выраженным цифрой.
6.4.7 Не допускается в одну строчку с формулой, непосредственно за ней, писать единицу конкретной величины. Единица величины должна быть указана во фразе, предшествующей формуле, или в расшифровке символов, если такая начинается с пояснения искомой величины.
6.4.8 Все расчеты должны быть выполнены в международной системе единиц.
6.4.9 Числовые значения величин, входящих в формулу, приводят ниже формулы, за расшифровкой символов.
Числовые значения символов могут быть даны со ссылками на литературные источники, из которых они взяты. В ссылках на литературу приводят номера таблиц, диаграмм, графиков, откуда взяты необходимые для расчетов величины с указанием страницы и номера литературы в списке литературных источников, приводимом в конце текстового документа.
Расчетные значения величин должны указываться в порядке, совпадающем в формуле символами.
После определения всех исходных данных формулу следует привести вновь вместе с подставленными вместо символов цифровыми значениями величин, полученным результатом и с указанием единиц измерения. Промежуточные вычисления по формуле не приводятся, а однотипные расчеты должны быть сведены в таблицу.
Оформление иллюстраций
6.5.1 Все помещаемые в текстовом документе иллюстрации (различные схемы, эскизы, чертежи, диаграммы, фотографии) именуются рисунками. Оформление иллюстраций следует выполнять в соответствии с ГОСТ 2.105.
6.5.2 Иллюстрации выполняют на компьютере с соблюдением соответствующих стандартов. Иллюстрации, содержащие информационный материал (графики, диаграммы), допускается выполнять в цветном изображении.
6.5.3 Иллюстрацию помещают в разрыве текста сразу после первой ссылки на нее или на отдельном листе того же формата.
6.5.4 Иллюстрации в тексте должны быть расположены так, чтобыих было удобно рассматривать без поворота текстового материала или с поворотом по, часовой стрелке.
6.5.5 Рисунки снабжаются порядковыми номерами и наименованиями.
6.5.6 Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».
6.5.7 Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой знака (буквы) приложения. Например – Рисунок А.3.
6.5.8 Допускается нумеровать иллюстрации в пределах каждого раздела. В этом случае номер рисунка должен состоять из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например – Рисунок 3.2 - второй рисунок третьего раздела
При выполнении ссылки на иллюстрацию следует писать «...в соответствии с рисунком 3.2 ».
6.5.9 Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и его наименование помещают после пояснительных данных.
Пример:
Рисунок 2.2 – Отношение Cash flow к общей сумме задолженности (изменение во времени).
Оформление диаграмм
6.6.1 Одним из видов иллюстраций могут быть диаграммы, т.е. графики, отражающие функциональную зависимость двух или нескольких величин.
Диаграммы могут быть построены на основании аналитических расчетов или путем снятия показаний с регистрирующих приборов.
6.6.2 При составлении диаграммы значения переменной величины, связанной функциональной зависимостью, откладывают по оси ординат. Значения независимой переменной – по горизонтальной оси.
6.6.3 В том случае, если на диаграмме необходимо указать направления возрастания величин, координатные оси должны заканчиваться стрелкой.
На диаграммах со шкалами направления возрастания величин можно обозначать в виде самостоятельных стрелок, расположенных параллельно осям координат.
6.6.4 Значения величин могут изображаться в линейном или логарифмическом масштабах. Масштаб, т.е. шкала значений переменной величины, может быть различным для каждого направления координат.
6.6.5 Числа у шкал следует размещать вне поля диаграммы и располагать горизонтально. Если началом отсчета по оси абсцисс и ординат является нуль, то его следует указать один раз у точки пересечения шкал.
6.6.6 Обозначение величин, приведенных на диаграмме, следует выполнять одним из следующих способов: наименованием, символом или математическим выражением.
6.6.7 Допускается на одной диаграмме изображать несколько функциональных зависимостей. Символы и номера позиций у линий должны быть разъяснены на свободном поле диаграммы, под диаграммой или в тексте.
6.6.8 Пучок линий графического образа, выходящих или пересекающихся в одной точке, не следует доводить до точки пересечения, за исключением крайних.
Оформление таблиц
6.7.1 Для сокращения объема текстового документа рекомендуется часть текста с цифрами, однотипные расчеты и подобный материал приводить в виде таблиц.
6.7.2 Название таблицы, при его наличии, должно точно и кратко отражать ее содержание. Название таблицы следует помещать над таблицей.
6.7.3 При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.
6.7.4 Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы приложений обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица B.I», если она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах каждого раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
Таблица 6.1 – Влияние факторов психологического климата в организации на потребности работника
| Высшие потребности (кол. 1,2,3) работника (как рядового сотрудника, так и руководителя) | ||||
| потребность в успехе | потребность во власти | потребность в признании | |||
| |||||
| |||||
| | |
1 – шапка таблицы;
2 – строки;
3 – боковик;
4 – графы (колонки).
6.7.5 На все таблицы документа должны быть сделаны ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
6.7.6 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком (таблица 6.1). Если подзаголовки граф имеют самостоятельное значение, их пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе и располагают симметрично по вертикали или по горизонтали.
Для сокращения текста заголовков граф, отдельные величины могут быть заменены символами, если последние пояснены в тексте.
6.7.7 В головке таблицы не допускается диагональное деление граф.
6.7.8 Таблицы слева, справа и внизу, как правило, ограничивают линиями. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
6.7.9 Шапка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
6.7.10 Таблицу, в зависимости от её размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на неё, или на следующей странице, а при необходимости в приложении к документу. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.
6.7.11 Если строки или графы таблицы не умещаются на формате листа, таблицу делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее шапку и боковик. Допускается при делении таблицы на части ее шапку и боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.
При переносе таблицы над ее первой частью слева пишут слово «Таблица», ее порядковый номер и наименование таблицы, если оно есть. Над другими частями таблицы пишут слова «Продолжение таблицы» и ее номер. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию; ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице. Головку таблицы необходимо повторять. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией.
Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице. Шапку таблицы необходимо повторять. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией или линией толщиной 2S.
6.7.12 Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок, и т.п. порядковые номера не проставляют.
6.7.13 Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единиц, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части – над каждой ее частью.
6.7.14 Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одной и той же величине (например, в миллиметрах, рублях), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его величины, например, «Цены в тыс. руб.», а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначение других величин. Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведенына иллюстрациях.
6.7.15 Ограничительные слова «более», «менее», «не более», «не менее» и другие должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его величины, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая (например «Возраст, лет, не старше…»).
6.7.16 Повторяющийся в графе текст (из одного или нескольких слов) допускается заменять кавычками, также кавычками заменяются повторяющиеся друг под другом слова в одной графе.
Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, знаков, математических символов не допускается.
6.7.17 Цифры в графах таблиц следует писать на уровне последней строки в боковике и располагать следующим образом:
а) классы чисел однородных величин в каждой графе располагают один под другим, а числовые величины пишут с одинаковым количеством десятичных знаков;
б) числовые значения неоднородных величин пишут посредине графы.
Если цифровые или иные данные в таблице не приводятся, то в графе ставят прочерк.
Оформление приложений
6.8.1 Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях.
6.8.2 Приложения оформляют как продолжение текстового документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
6.8.3 Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого и справочного характера.
6.8.4 В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложения при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа.
6.8.5 Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначение, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
6.8.6 Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов, допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».
6.8.7 Текст каждого приложения при необходимости может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
6.8.8 Рисунки, таблицы и формулы, помещаемые в приложении нумеруют. Например: «Рисунок B.1» – первый рисунок приложения В; «Таблица А.2» – вторая таблица приложения А; формула (Б.1) – формула 1 приложения Б.
6.8.9 Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
6.8.10 Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.