Деловые совещания, классификация. Подготовка и проведение деловых совещаний
Совещания — это коллективный процесс обсуждения деловых ситуаций и проблем с целью поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.
Различают три основных вида совещаний: проблемное, инструктивное и оперативное (диспетчерское).
Проблемное совещание используется для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии. Порядок его проведения предусматривает:
* доклад;
* ответы на вопросы;
* прения;
* коллективную выработку решения.
Инструктивное совещание используют в случае необходимости передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для их быстрейшего исполнения. Порядок его проведения включает такие важные моменты как:
* конкретизацию и разъяснение распоряжений;
* ответы на вопросы;
* назначение сроков выполнения и ответственных.
Оперативное (диспетчерское) совещание используют для получения информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации.Порядок проведения такого совещания включает:
* заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах,
* попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации.
Подготовка совещания начинается с определения повестки дня. Секретарю дается устное или письменное распоряжение относительно включенных в повестку вопросов, участников совещания. Секретарь готовит черновой вариант повестки дня и уточняет необходимое для решения каждого вопроса время. Можно заранее разослать доклад в виде тезисов, справок или текста. При этом в повестку дня включаются обсуждение проекта решения, ответы на вопросы, внесение поправок, принятие самого решения.
В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, приглашаются только те люди, без которых нельзя обойтись. Большее количество участников может снизить эффективность работы, заседание может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.
Тема обсуждения определяется заранее, чтобы участники могли подготовиться, продумать свои предложения, подготовить доклады.
В период подготовки совещания руководитель должен:
* четко определить порядок дня, ключевую проблему и желательный круг участников;
* довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и порядок дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно отводится для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключения;
* ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, относящимися к обсуждаемой проблеме;
* продумать регламент совещания. Примерный расчет может быть следующим: общее время проведения — не более 1,5 — 2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45—50 минут работы.
* подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24 градуса), проветриваемость, необходимая наглядность (от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать услышанное, набросать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.
Проведение совещания. Совещания проводятся, когда необходимо: сделать важное сообщение, которое потребует обсуждения; публично разоблачить или опровергнуть ложную информацию; проинструктировать людей по процедуре и методам выполнения работы; добиться совместного решения проблемы, получить одобрение конкретных действий.
Обычно совещания проводятся во второй половине дня.
Председатель сидит рядом с протоколистом, чтобы иметь возможность обратиться к его записям. В проколе записывается каждый вопрос, его исполнитель и срок исполнения.
В начале совещания ведущий высказывает пожелания относительно делового и конструктивного характера обсуждения. В процессе проведения он следит за регламентом, контролируя обсуждение в рамках темы.
При наличии разных позиций необходимо сначала отметить их совпадение, а затем обсудить их различие и подходы к решению проблемы. В случае резкой критики следует перевести атаку на себя в атаку на проблемы.
Подведение итогов характеризуется количеством и качеством выработанных и принятых решений. Если решения не приняты, проведение совещания считается бесполезным, а время — потраченным впустую. В завершение совещания определяется процедура контроля за реализацией предложений и исполнением решений, назначаются ответственные за это лица.