Тема: Проведення наради. Оформлення протоколу наради
Мета: Вивчити правила проведення і оформлення наради.
Лабораторне і методичне забезпечення: персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ:
Для того щоб провести нараду успішно, потрібно її правильно організувати і підготувати. Бажано заздалегідь про ннеї повідомити, щоб змогли підготуватися і інші.
Виносити на обговорення потрібно тільки ті питання, що не удається вирішити в робочому порядку. Повістка наради - це письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і, що включає в себе наступну інформацію:
- тема наради;
- ціль наради;
- перелік обговорюваних питань;
- час початку і закінчення наради;
- місце, де воно буде проходити;
- прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань;
- час, відведений на кожне питання;
- місця і час, де можна ознайомитися з матеріалом по кожному питанню.
Існує кілька основних типів нарад: рішення проблеми, прийняття рішення, звіт, обмін думками і зворотний зв'язок. Варто розібратися в двох основних:
· Рішення проблеми. Тип наради, при якому визначають проблему, а потім знаходять шляхи її вирішення.
· Прийняття рішення. Тип наради, при якому вибирають конкретне рішення для подальшої реалізації.
Рішення може бути одностайним, вибиратися шляхом голосування або грунтуватися на думці конкретних осіб. Найчастіше це керівники, досвідчені працівники або головні акціонери (якщо такі є).
Для того щоб правильно провести нараду необхідно заздалегідь підготуватися і вирішити:
· хто і як зможе допомогти при прийнятті рішення;
· в якому приміщенні воно буде проводитися;
· скільки часу буде потрібно;
· яке обладнання необхідно для проведення.
Існує кілька схем проведення наради. Наприклад, в демократичному суспільстві, більш прийнятна і показова система голосування. Хоча, як показує практика, рішення прийняте лідером - більш стійке і займає менше часу на саме прийняття. Важливо пам'ятати, що дебати - не зовсім бажаних схема. Їх тривалість прямо пропорційна темі. Тобто, чим простіше і зрозуміліше питання, тим довше буде тривати його обговорення. Так, існує ризик, що прийняття рішення затягнеться до нескінченності.
Так само, існує кілька непорушних, допоміжних правил:
1. Нарада варто починати вчасно. Підопічним, які весь час запізнюються, можна дати якесь завдання. Тим самим - мотивувати.
2. Цікавитися спочатку наради - чи зможуть залишитися до кінця. Якщо ні - запитати причину. Це зменшить спокусу недбайливих співробітників піти до кінця.
3. Записувати питання на дошці. Це позбавить від зайвих повторів.
4. Вислуховувати всі запропоновані ідеї. Не давати можливість кому-то нешанобливо домінувати.
5. Якщо хто-небудь своїм неприйнятним поведінкою порушує хід наради - попросити піти. Потім знову продовжити нараду.
Як правило, місцем проведення значної частини (більше ніж 70 %) ділових нарад є кабінет керівника організації. Однак засідання краще скликати в спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. В основному запрошені на нараду сідають за стіл, що має прямокутну форму. Це вкрай незручно і керівникові, і учасникам наради. Відома інша, більш зручна форма столу — трапецієподібна (рис. 9.2).
За таким столом ніхто нікому не заважає, кожен учасник добре бачить усіх інших, а голова й секретар-стенографіст добре бачить кожного учасника ділової наради.
Приміщення повинно мати гарну звукоізоляцію, нормальну температуру й відносну вологість повітря, зручні для роботи меблі, вентиляцію і т. ін.
Помилки, яких часто припускаються під час визначення місця проведення наради:
занадто багато нарад проводиться в кабінеті начальника;
у процесі наради ведуться телефонні переговори і навіть приймаються відвідувачі;
приміщення для наради не обладнано відповідним чином і погано освітлено.
Підготовка учасників наради — останній етап підготовчої роботи в процедурі організації ділових нарад, коли передбачається попереднє ознайомлення всіх учасників із порядком денним, необхідними матеріалами. Кожний повинен знати заздалегідь тематику й завдання наради.
Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей складає всього 40—45 хвилин. Через 40—60 хвилин після початку наради в його учасників послаблюється увага: починається галас, зайві рухи, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості учасників настає втома. Після 30—40-хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновлюється їхній нормальний стан, і обговорення проблем можна продовжити.
Після 90 хвилин роботи увага й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Даний етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей момент людина стає некерованою, до усього ставиться знервовано й недовірливо. Рішення, прийняті в такий час, зазвичай відрізняються екстремізмом. Якщо ж нарада продовжується без перерви 2 години, то більше 90 % її учасників згодні на будь-яке рішення, аби тільки все швидше закінчилося (рис. 9.3).
Таким чином, оптимальна тривалість наради — не більш 1 години. Якщо обставини вимагають більш тривалої роботи, то після 40 хвилин засідання необхідно оголошувати 10—15-хвилинну перерву.
Усі знають, що таке регламент, але не всі його дотримуються. Якщо до початку наради її регламент не встановлено, то виникають передумови для неділової обстановки проведення наради. Особлива роль у дотриманні регламенту належить голові зборів. Однак виявляти повагу до регламенту повинен кожен учасник наради незалежно від посади, яку він обіймає.
Протокол наради — це первинний офіційний документ, на підставі якого керівник має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Секретар зборів фіксує у протоколі найважливіші моменти: досягнення мети наради; вирішення; виконавців і терміни.
Підведення підсумків і ухвалення рішення. Завершальний етап організації та проведення наради — це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учасникові наради вдалося включити свої ідеї й коментарі в загальне рішення, залежить його ефективність.
У формулюванні рішення пояснюється: ким і в які терміни повинно бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, у якій формі буде підведено підсумки (розсилання протоколу чи його частини (виписки з протоколу)), приймається рішення про широту інформування (весь колектив чи його частину).
Рішення можуть прийматися двома шляхами:
1) спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають його за результатами голосування;
2) голова зборів підводить підсумки обговорення та формулює рішення. Після ухвалення рішення визначається особа (група осіб), що здійснює його виконання і контроль за виконанням.
Що заборонено:
1. Організовувати нараду, якщо самі не розумієте чого хочете досягнути в результатів наради і від кожного учасника зокрема.
2. Проводити нараду більше 1,5 години
3. Планувати «термінову» нараду, про мету якої учасники дізнаються протягом наради
4. Формулювати ціль наради загальними «процесними» словами
5. Порушувати часові рамки проведення наради і виступу кожного учасника
6. Перетворювати нараду на «театр одного актора»: я говорю всі слухають – запитань немає
7. Вести нараду без підготовки експертного рішення по пробемах
8. Використовувати нараду для досягнення «підкилимних» інтересів
9. Запрошувати до участі в нараді «за компанію» працівників не компетентних у проблемі
10. Проводити нараду без прийнятих, зафіксованих, закріплених за учасниками рішень
Що потрібно зробити для проведення ефективної наради:
1. Визначити мету і ціль проведення наради
2. Сформулювати задачі наради
3. 3Обрати оптимальний формат наради: іформаційна (ознайомити з інформацією, зібрати інформацію), оперативна (вирішити задачі, внести коррективи у рішеня), стратегічна (підвести підсумки, прийняти рішення про інвестиційний проект, розробити стратегію)
4. За 3 дні до початку наради, дати завдання підготуватись учасникам
5. Запрошувати лише компетентних у проблемі учасників
6. Використовувати всі канали передачі інформації під час наради: візуальні, аудіальні, роздаткові матеріали, взірці.
7. Використовувати всі прийоми проведеня наради: дискусія, доповідь, модераторство, мозковий штурм, групова робота, доповненя і уточнення доповідей.
8. На нараду виносити лише роботу над «сильними» рішеннями, проблемами які однооосібно не можуть бути вирішені.
9. Жорстко контролювати регламент проведення наради і беззмістовність відповідей, доповнень, доповідей окремих учасників.
10. Завершувати нараду письмовою фіксацією результатів.
11. Учасникам наради, не пізніше 2 годин після проведення, подавати протокол наради із закріпленими за ними задачами.
12. Максимально використовувати потенціал кожного учасника
13.
ХІД ВИКОНАННЯ РОБОТИ:
1. Оформити повістку наради.
2. Скласти протокол наради.