Впорядкування портфоліо навчально–наукового проекту
Архівування даних та програми-архіватори
З одного боку стискати дані необхідно для зменшення простору на зовнішніх носіях інформації для їх збереження та прискорення передавання повідомлень та програм з одного комп’ютера до іншого. З іншого боку – ушкодження пристроїв комп’ютера може привести до втрати даних. Їх відновлення може зайняти багато часу і зусиль. Саме для уникнення таких ситуацій доцільно завжди виконувати резервне копіювання важливої інформації, яку при необхідності можна швидко поновити.
Тому всі програми стиснення інформації можна поділити на дві групи – програми резервного копіювання та програми-архіватори.
Основне призначення програм резервного копіювання – створення копій вихідної інформації на резервних носіях: стримерах, жорстких або гнучких дисках.
Призначення програм-архіваторів – зекономити місце на диску за рахунок стиснення одного або кількох файлів даних. Програми-архіватори використовуються у випадках: наявності на дисках великих обсягів інформації, яка буде необхідною для використання в майбутньому; збереження та передавання інформації за допомогою дискет чи комп’ютерної мережі; створення резервних копій в стислому вигляді. В результаті роботи програм-архіваторів створюються архівні файли (архіви). Вміст архівного файлу не можна переглянути без спеціальної програми-архіватора, за допомогою якої він був створений.
Саме для вирішення вказаних двох основних проблем стосовно зберігання та передавання даних, що виникають при практичній роботі з програмами і даними, і були створені спеціальні програми резервного копіювання та програми-архіватори.
Під стисненням розуміють таке кодування інформації, при якому закодований варіант займає менше дискової пам'яті, ніж вихідний (якщо це можливо). Процес стиснення з наступним записуванням на зовнішні носії називають архівуванням,а результат –архівом (чи архівним файлом).
В таблиці наведено приклади результатів архівування даних різного формату
Таблиця 1
| Файл | Тип даних | Початковий обсяг даних | Відсоток стиснення | Обсяг даних після архівування |
| Колобок.gif | Малюнок gif | 14% | ||
| Animation.gif | Малюнок gif | 1% | ||
| Машина.bmp | Точковий малюнок | 99% | ||
| Пінгвенятко.doc | Документ MS Word | 88% | ||
| Car.jpg | Малюнок jpeg | 1% | ||
| Кіно.mpeg | Кінострічка | 4% | ||
| Ch.psp | Paint shop pro image | 23% | ||
| Mspaint.exe | Додаток | 57% | ||
| slipmenu | Макрос | 60% | ||
| Index.dat | Файл dat | 16 384 | 98% | |
| Edit.hlp | Файл довідки | 63% | ||
| Car.wmf | Малюнок wmf | 71% | ||
| Jscript.htm | Документ html | 9% |
Рис.1
Припустимо, що портфель – аналог архіву, тоді папери в ньому – запаковані файли. Необхідність перенесення даних з одного місця до іншого пояснює використання портфелю. Для їх перенесення в стислому вигляді перш за все слід створити архів – взяти портфеля, при цьому слід вказати місце його знаходження (диск та потрібну папку) та надати йому ім’я (портфелів може існувати багато).
Для додавання файлів до щойно створеного або відкритого архіву необхідно вибрати в програмі-архіваторі вказівку Додати, а потім знайти та відмітити потрібні файли та ще раз скористатися вказівкою Додати, тобтопідтвердити виконання раніше вибраної вказівки (послуги).
Для розкриття (розпаковування) архіву спочатку його слід за допомогою програми-архіватора знайти та відмітити ті файли архіву, які слід розпакувати, та вибрати вказівку розпаковування, вказавши відповідне місце на диску для розміщення файлів, які розкриваються. При створенні архіву та занесенні до нього файлів і при його розкриванні залишаються незмінними файли-джерела: при архівуванні – файли, що стискаються; при розкриванні архіву – стиснуті файли.
Типовими функціями програм-архіваторів є: створення нового архіву, відкривання раніше створеного архіву, занесення файлів до архіву, переписування файлів із архіву, вилучення файлів з архіву, перегляд вмісту архіву, перевірка виконання процесу архівування, поновлення вмісту архіву, перегляд вмісту окремих файлів архіву, розгортання архіву.
Алгоритм розкривання архіву в узагальненому вигляді може бути таким:
1. Запустити програму-архіватор, за допомогою якої було створено архів.
2. Викликати до середовища програми потрібний архів, знайшовши його місце зберігання та ім’я.
3. У списку файлів, що зберігаються в архіві, відмітити ті, які слід розкрити.
4. Звернутися до відповідної послуги Розкрити.
5. Вибрати диск та папку, до якої будуть копіюватися розкриті файли.
Найбільш поширеними програмами-архіваторами є: PKZIP (з розархіватором PKUNZIP), LHARC, RAR, ARJ, ICE, WinZip, WinRar. Ці програми відрізняються форматами архівних файлів, швидкістю роботи, мірою стиснення записів в архіві, інтерфейсом користувача, операційною системою, під управлінням якої вони працюють. Архівні файли мають спеціальні значки та розширення, яке, як правило, відповідає програмі-архіватору. Наприклад, файли з розширенням ARJ створюються програмою-архіватором ARJ і в середовищі ОС Windows позначаються значком 
; ZIP – програмою WINZIP, відповідний значок – ; RAR – програмою WINRAR (відповідний значок – 
).
Розглянемо для прикладу особливості програми WinZip. Призначення її основних інструментів відображено в таблиці: 2
Таблиця 2
| Інструмент | Переклад | Призначення | Відповідна вказівка меню |
| Новий | Створення нового архіву | File/New Archive |
| Відкрити | Відкривання раніше створеного архіву | File/Open Archive |
| Улюблені | Виклик на екран списку всіх архівних файлів, що зберігаються на комп’ютері | File/Favorites Zip Folders |
| Додати | До відкритого архіву додати нові файли | Action/Add |
| Вибрати (переписати) | Переписати виділені архівні файли із архіву | Action/Extract |
| Переглянути | Переглянути вміст архівного файлу | File/View |
| Перевірити | Перевірити правильність виконання процесу архівування | File/CheckOut |
| Майстер | Виклик програми-майстра, за алгоритмом якої можна крок за кроком виконати будь-яку операцію з архівними файлами | File/Wizart |
Правила виконання основних операцій за допомогою цієї програми можна подати в такому вигляді:
1.Вибрати вказівку пошуку Пуск/Знайти/Файли і папки, в полі Ім’я ввести WinZip та натиснути кнопку Знайти.
2.Встановити курсор миші на значок, що позначає програму WinZip ( 
) та двічі клацнути лівою кнопкою миші.
1. Виконати потрібну операцію (див. таблицю 3).
Таблиця 3
| № з/п | Призначення дії | Вказівка меню |
| 1. | Створити новий архів. Спочатку він порожній. | File/New Archive |
| 2. | Відкрити раніше створений архів | File/Open Archive |
| 3. | Знайти та вивести на екран список всіх архівів | Favorite Zip Folders |
| 4. | Додати файли до архіву | Action/Add |
| 5. | Розкрити і переписати файли з архіву | Action/Extract |
| 6. | Переглянути файли, що є в архіві | Action/View |
| 7. | Перевірити правильність архівування даних (створити спеціальну папку, до якої розкрити всі файли архіву) | Action/CheckOut |
| 8. | Активізувати програму для роботи: створення чи розкривання архіву | Filе/Wizard |
Правила виконання операції створення нового архіву та занесення до нього файлів.
Таблиця 4
| № | Дії | Копії екранів |
| 1. | Виконати вказівку New (звернутися до послуги New) | 
|
| 2. | В списку Create вибрати диск А:, та розкрити папку Архів. | |
| 3. | В полі ім’я файлу ввести ім’я архіву – обране Вами ім’я, наприклад, execize | 
|
| 4. | Натиснути кнопку Add | 
|
| 5. | В списку Add вибрати С:/Program files/Accessories/ | 
|
| 6. | Натиснути кнопку Add | 
|