СТАНЦИЯ 3: ТЕХНОЛОГИЧНОСТЬ
Основной функциональной задачей Центра новой молодежной политики является сбор, систематизация технологий молодежной политики и последующее технологическое обеспечение субъектов молодежной политики. Речь идет о совокупности инструментов, методов, базовых и универсальных технологий, которые используются при разработке и реализации проектов молодыми людьми.
В ОСНОВЕ ЭФФЕКТИВНОГО ПРОЕКТА ДОЛЖНА ЛЕЖАТЬ БАЗОВАЯ ТЕХНОЛОГИЯ – НАБОР ПРОСТЫХ И ПОНЯТНЫХ ДЕЙСТВИЙ, СВЯЗАННЫХ С УЧАСТНИКОМ ПРОЕКТА С ПОМОЩЬЮ КОТОРЫХ, У НЕГО ВОЗНИКАЕТ СВЕРХМОТИВАЦИЯ УЧАСТИЯ И ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ. БЕЗ БАЗОВОЙ ТЕХНОЛОГИИ НЕВОЗМОЖЕН ЭФФЕКТИВНЫЙ ПРОЕКТ. НАПРИМЕР, ШКОЛА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ПРЕДЛАГАЕТ ЧЕТКИЙ КОРОТКИЙ ПУТЬ ДЛЯ ОБОГАЩЕНИЯ, «НАШИ ВЫБОРЫ» - ПРЕДЛАГАЮТ ПОНЯТНЫЙ ПУТЬ ПРИКОСНУТЬСЯ К ВЛАСТИ И ДАЖЕ СТАТЬ ЕЙ, «УРОКИ ДРУЖБЫ (РУССКИЙ СТИЛЬ)» ПРЕДЛАГАЮТ ЧЕЛОВЕКУ ПОЗНАТЬ ЧУЖОГО ДРУГОГО ЧЕЛОВЕКА, ПОЗНАКОМИТЬСЯ С ЧЕМ–ТО УДИВИТЕЛЬНЫМ, САМОРЕАЛИЗОВАТЬСЯ ПОБОРОВ СВОИ СТРАХИ…
За основу технологической экспертизы молодежных проектов взяты два параметра: «универсальность применения» и «достижимость результата».
При замере «универсальности применения» оценивалась не только возможность реализации проекта в любом другом регионе, но и наличие универсальных технологий, которые успешно могут применяться независимо от изменений среды. Более сложный по своей структуре второй критерий – «достижимость результата». Здесь мы исходили из того, насколько разработчик проекта мог грамотно выстроить технологическую цепочку, какими технологиями оперировал, насколько успешно увязывал поставленную цель с желаемым результатом. Для объективности оценки по данному критерию была предложена система параметров (условий), за выполнение которых начислялись баллы:
- использование при доработке проекта универсальной карты технологий ЦНМП (прилагается). Правилам работы с этой картой, возможностям ее применения была посвящена отдельная лекция в первый день работы конвейера. Универсальная карта технологий представляет собой пошаговую матрицу, используя которую можно выстроить технологическую базу для любого молодежного проекта.
- наличие образовательных технологий в проекте (как для участников, так и для активистов);
- технологии вовлечения участников в проект (построение социальной сети проекта);
- критерии оценки результативности проекта;
- использование технологий построения организации (организационной структуры).
В ходе экспертизы представленных проектов были выявлены ряд типичных трудностей, с которыми сталкивались авторы:
- ошибки в формулировании цели проекта. Подавляющее большинство авторов не смогли определить конечную, перспективную цель.
- значительное количество проектов было не подкреплено технологиями вовлечения участников. Без данного инструмента невозможно создание жизнеспособной, динамично развивающейся структуры.
На всех стадиях реализации проекта значимая роль должна отводиться образовательным аспектам проектного управления. В данном контексте под образовательными аспектами подразумевается:
- профессиональный рост и повышение компетенций менеджеров и исполнителей проекта (навыки в области проектного управления, бюджетирования, планирования, мониторинга текущей деятельности и оценки результатов);
- реализация образовательных технологий во внешние аудитории (достижение целевых индикаторов через трансляцию образовательных технологий представителям целевых аудиторий, на которые направлен проект).
- внедрение в реализацию проекта предложений представителей экспертного сообщества (тренинги, семинары и мастер-классы экспертов сферы);
- тиражирование успешного опыта Вашей проектной команды во внешние аудитории (открытые лекции, конференции, форумы).
Ключевым моментом является постоянная модернизация образовательных технологий, использование передового опыта педагогической практики, нестандартных, высокоэффективных методик образования.
При этом грамотное сочетание теоретических и практических курсов, их планирование и распределение по временным периодам реализации проекта является важной компетенцией профессионального менеджера социального проекта.
Использование передовых образовательных технологий является залогом успеха социально значимого проекта при использовании следующих стадий образовательного компонента проектного управления:
- реализация обучающих программ на стадии запуска проекта (подготовка персонала, повышение ключевых компетенций менеджеров проекта);
- реализация образовательных программ, направленных на постоянное повышение компетенций исполнителей проекта);
- реализация семинаров и консультаций экспертов сферы для корректировки целей, задач, а также исправления ошибок проектного управления;
- трансляция во внешние аудитории успешного опыта менеджеров команды в различных сферах проектного управления посредством проведения открытых лекций, семинаров, тренингов, интерактивных образовательных курсов с применением средств видеоконференцсвязи, телевизионного вещания и IP-трансляции.
| Станция 4: УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ |
Цель проекта
Эффективность реализации проекта напрямую зависит от того, насколько верно перед проектной командой поставлена цель. Существуют классические ошибки при формулировке целей, в результате которых цель неконкретна или непонятен момент достижения цели. Для правильной формулировки цели и четкого осознания командой проекта чего же они хотят/должны получить «на выходе» существует ряд инструментов. Проанализировав свой проект при помощи приведенных ниже критериев (SMART-анализ) вы можете четко понять что, в каком виде и в какие сроки вы хотите, можете и должны получить.
| S-Specific (специфичность) | Цель нужно описать простыми словами, чтобы была понятна уникальность проекта. Необходима конкретика, чтобы можно было сравнить результат проекта с целью. |
| M – Measurable (измеримость) | Цель должна быть измерима количественно. Необходимо в цели задать основополагающие параметры запланированного результата, чтобы в ходе реализации проекта можно было проводить анализ при помощи графиков, статистики. |
| A – Appropriate (уместность) | Цель должна быть уместной, актуальной в данное время и соответствовать перспективам организации. |
| R – Realistic (реалистичность) | Реалистичность цели означает реальную возможность достижения цели с ресурсами, имеющимися в организации и техническим прогрессом. Например, торговать конфетами на Луне не реалистично. |
| T – Time bound (ограниченность во времени) | В цели указываются временные рамки проекта, т.е. дата начала и окончания проекта. |
Временность, или Жизненный цикл проекта
Любой проект имеет начало и окончание, именно этим он отличается от процессов. При этом следует понимать, что проект не просто имеет две даты (как на памятнике), любой проект проходит определенные фазы своего развития, которые принято называть жизненным циклом (ЖЦ) проекта.
В данном случае фаза – это набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.
Жизненный цикл – набор фаз проекта, определяющий последовательный ход работ по проекту.
В различных отраслях деятельности человека, в различных проектах совокупность фаз обладает своими особенностями. Тем не мене, жизненный цикл имеет типичную структуру, которую можно изобразить следующим образом:
Рис. 2. Фазы Жизненного цикла проекта
Инициация– первая фаза жизненного цикла проекта, в которую происходит зарождение идеи и начинается разработка концепции проекта, определение ключевых моментов его реализации (цели, участники, сроки и т.п.)
Планирование – после принятия решения о реализации проекта начинается его детальное планирование.
Исполнение – для исполнения проекта необходимо обеспечить координацию ресурсов (людей, техники, оборудования), необходимых для выполнения намеченных работ.
Управление и контроль – сбор фактических данных о ходе работ и сравнение их с плановыми показателями, анализ отклонений и реагирование на отклонения.
Завершение – ряд мероприятий, которые руководитель должен выполнять для формального завершения проекта (отчеты о результатах проекта, закрытие контрактов и т.п.).
Фактически каждая из пяти фаз включает в себя целую группу процессов. Так, например, в фазе Инициации происходит определение целей проекта, оценка его стоимости, предварительное планирование рисков, в фазе Управление и контроль – мониторинг исполнения, коррекция ошибок исполнения и т.п.
Всего насчитывают более 40 процессов, которые объединены в 9 областей знаний.
Окружение проекта
Естественно, что любой проект реализуется не в безвоздушном пространстве, где вокруг никого и ничего нет, и ничто не мешает твоему движению.
Наоборот! Каждый проект живет в уникальной среде, подвергаясь воздействию различных сил, помогающих ему развиваться или, наоборот, тормозящих его.
В Управлении проектами это называется Окружением проекта – средой проекта, порождающей совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.
Рис. 3. Окружение проекта
Команда проекта и, в первую очередь, менеджер проекта должны рассматривать проект в его социально-культурном, международно-политическом и физическом окружении.
1. Рассматривая проект в социально-культурном окружении, команда должна понимать, как он воздействует на людей и как люди воздействуют на него. Для этого может потребоваться понимание аспектов экономической, демографической, образовательной, этической, этнической, религиозной и других характеристик людей, на которых воздействует проект или которые могут быть заинтересованы в проекте.
2. Международно-политическое окружение. Может потребоваться, чтобы некоторые члены команды были знакомы с имеющими значение для проекта международными, национальными, региональными и местными законами и обычаями, а также с политической ситуацией, которая также может оказывать влияние на проект. Другими международными факторами, о которых следует помнить, являются временные пояса, национальные и региональные праздники, формальности, которые нужно соблюдать при оформлении поездок и командировок, и логистика телеконференций.
3. Физическое окружение необходимо учитывать, если проект будет воздействовать на окружающую среду. В команде должны быть участники, имеющие представление о местной экологии и физической географии, которая может оказать влияние на проект или быть затронута проектом.
Тем не менее, говоря об окружении проекта, следует понимать, что основное значение здесь имеют не климатические условия или история края, а те государственные и социальные институты, которые существуют «рядом» с проектом. В этом смысле окружение проекта условно можно разделить на ближнее и дальнее. Основной критерий разделения – непосредственное влияние на проект и заинтересованность в его реализации.
Так, государственные органы, общественные организации и объединения граждан, непосредственно не участвующие проекте, но связанные с ним сферой деятельности, могут быть отнесены к дальнему окружению. Члены семей участников проекта, также не имеющие прямого к нему отношения, но потенциально связанные с ним (и опосредованно влияющие), с ходом его реализации. Сюда же можно отнести и конечных пользователей продукта проекта (потребителей), чьи интересы затрагивает проект, хотя они и не имеют прямого отношения к его реализации. К ближнему окружению относят собственно участников проекта.
Таким образом, учет влияния окружения необходим, поскольку его можно использовать в интересах проекта, а если есть опасность, что это влияние может быть негативным, следует принять соответствующие меры.
Задание: озвучить окружение проекта.
Один из инструментов определения возможностей воздействовать на проект субъектами среды – матрица влияния.
| Влияние | ||||
| Слабое | Среднее | Сильное | ||
| Отношение | Положительное | |||
| Нейтральное | ||||
| Отрицательное |
Структурная декомпозиция работ (СДР)
СДР - инструмент планирования, при помощи которого вы можете детализировать – разобрать на части ваш проект. Каждый нижестоящий уровень СДР представляет собой детализацию вышестоящего уровня проекта (т.е. принцип «от общего к частному»).
Основные виды СДР: продуктовая, функциональная, организационная.
Пример проекта. Образовательный сбор, на котором применяют технологию Конвейер Молодежных Проектов.
Цель проекта по SMART-технологии:
Проведение Образовательного сбора Федеральной программы «АРТПАРАД» с применением технологии Конвейера Молодежных Проектов с участием 100 представителей творческих молодежных объединений из 44 регионов РФ с 23 по 26 мая 2009 года в Подмосковье.
Продуктовая СДР – декомпозиция проекта на компоненты его продукции; система результатов проекта.
Функциональная СДР – декомпозиция проекта на операции технологического цикла производства продукции проекта.
Организационная СДР – декомпозиция проекта на элементы организационной структуры проекта – функциональные подразделения всех организаций, задействованных в реализации проекта.
Пример Организационной СДР озвучивается экспертом самостоятельно, при необходимости.
План по вехам
План по вехам – расписание обобщающего уровня, которое отображает сроки наступления контрольных событий и этапов реализации проекта. Фактически – график получения обязательных промежуточных результатов. Достижение вехи подразумевает переход проекта на качественно новый уровень. Фактические ПВ представляет собой серию естественных точек контроля проекта. При этом веха формулируется при помощи глаголов совершенного времени - …получен, произведен, сформирован – т.е. результат достигнут.
| Описание вехи | Дата вехи |
| Проект утвержден – финансирование проекта получено | 20.04.09 |
| Программа сбора разработана | 03.05.09 |
| Преподаватели и эксперты сбора подобраны | 06.05.09 |
| Список участников сформирован | 15.05.09 |
| Материально-техническое обеспечение сбора подготовлено | 20.05.09 |
| Сбор проведен | 24.05.09 |
| Отчет по сбору сдан | 27.05.09 |
Кроме того, приступая к реализации проекта, следует задать точки контроля, которые позволят на различных этапах реализации контролировать степень реализации проекта. Основные параметры точек контроля: дата, объект и субъект контроля, параметры контроля и их численные измерители, следствие контроля (функциональные, мотивирующие) и проч.
| СТАНЦИЯ 5: Креативность и оптимизация |
ОПТИМИЗАЦИЯ – определение значений экономических показателей, при которых достигается оптимум, то есть наилучшее состояние системы. Чаще всего оптимуму соответствует достижение наивысшего результата при данных затратах ресурсов или достижение заданного результата при минимальных ресурсных затратах.
Владение технологией оптимизации процессов
Оптимизация – это процесс приведения системы в наилучшее состояние.
У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить процессы. Оптимизировать хаос может только Бог. Человеку же надо сначала «увидеть» ход протекания процессов, то есть зафиксировать их в виде моделей «как есть». Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).
При оптимизации «рыбу чистят с хвоста». Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. Оценивая оптимальность, в первую очередь, надо анализировать каждую часть проекта, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.
Первостепенное значение уделяется оптимизации времени и финансов. Одним из инструментов оптимизации (постоянного усовершенствования процессов) является использование колеса Деминга, широко применяемое в технологии СМК (система менеджмента качества).
Колесо Деминга представляет собой 4 стадии: Планируй – Делай – Проверяй – Воздействуй.
На первой стадии«Планируй» ставятся первоочередные задачи с четко зафиксированным конечным результатом (Например: по истечению недели надо собрать 50 активных студентов Вузов для участия в акции)
На второй стадии «Делай» прописывается перечень инструментов и действий по средствам, которых достигается поставленный результат (Например: посещение 5 ВУЗов города с презентацией акции, работа через сети интернет, поиск людей по собственным каналам и т.д.)
На третий стадии «Проверяй» сравнивается полученный результат с намеченной задачей. Делаются выводы и коррективы, как в положительном (например: 50 человек было собрано), так и в отрицательном (например: собранно на 10 человек меньше) случае.
На четвертой стадии «Воздействуй» закрепляются методы и действия, приведшие к положительному результату, для их использования с усовершенствованием в следующем процессе. Прослеживаются и устраняются отрицательные моменты в дальнейшей работе.
Таким образом, циклы повторяется вновь и вновь, как только сделано очередное совершенствование оно немедленно закрепляется, для того, чтобы стать отправной точкой для следующего совершенствования процесса.
Контроль с определенной мерой оценки по этапам
Посредством данной технологии производится отдельное (детальное) измерение последовательного процесса развития проекта.
Определяем конечную точку замера (в которую входит окончание сроков выполнения грантовых обязательств) и конкретные цифровые показатели (итоги).
Делим на этапы (минимум три) с нулевой точки (дата получения гранта) до итоговой точки (дата отчетности гранта).
Каждая точка этапа реализации гранта обязана предоставлять подробную информацию в виде числовых данных, посредством которых определяется процент выполнения грантовых обязательств.
Критериями оценки проекта с данной точки зрения принято считать:
Степень реализации проекта (что сделано на данный момент времени): от 0 до 3 баллов;
Процесс развития проекта (точки замера): от 0 до 3 баллов;
Своевременность предполагаемой даты отчетности: от 0 до 3 баллов;
«Коэффициент горящих глаз» руководителя проекта или инициативной группы: от 0 до 1 балла.
Креативность мышления.
Креативность - это способность к конструктивному и нестандартному мышлению и поведению, постоянному осознанию и развитию своего опыта. Понятие "креативность" происходит от слова "create" (создавать) - создавать новое. Этим новым может быть новый продукт, новое свойство, новое решение, новое направление - всё новое, для чего не существует инструкций по типу "если нужно получить А, сделай Б". Именно отсутствие стандартных инструкций и позволяет использовать термин "креативность". Креативность, как качество, присуща, в той или иной мере, любому человеку.
В западной литературе различают большую и малую креативность. Малая, или личностная, креативность относится к обыденной жизни и обыденным ситуациям, таким, как применение монеты для нарезки сыра, когда нет ножа. Большая, или историческая, креативность, наоборот, имеет дело с достижениями, которые оказали существенное влияние на культуру и общество.
Дж. Гилфорда указал на принципиальное различие между двумя типами мыслительных операций: конвергентным мышлением, направленным на поиск единственно правильного решения среди предложенных вариантов, и дивергентным мышлением, направленным на генерацию как можно более широкого спектра возможных решений.
Таким образом, креативность как дивергентное мышление рассматривается в оппозиции к интеллекту как конвергентному мышлению. Креативность и интеллект являются ортогональными факторами, т.е. независимы друг от друга.
Основные параметры креативности по Дж. Гилфорду:
· оригинальность - способность продуцировать отдаленные ассоциации, необычные ответы;
· семантическая гибкость - способность выделять функцию объекта и предложить его новое использование;
· образная адаптивная гибкость - способность изменить форму стимула таким образом, чтобы увидеть в нем новые признаки и возможности для использования;
· семантическая спонтанная гибкость - способность продуцировать разнообразные идеи в нерегламентированной ситуации.
| СТАНЦИЯ 6: РЕЗУЛЬТАТ |
Оценка достижимости результатов
При планировании проекта значимым моментом является правильность постановки проблемы, целей и ожидаемых результатов – это то, чего Вы планируете достичь по итогам реализации проекта.
Ожидаемые результаты часто разделяют на 2 части:
1. Количественные показатели – описываются все количественные результаты проекта (количество участников семинара, количество выпущенных методических пособий и т.д.).
2. Качественные показатели – те качественные позитивные изменения, которые произойдут в результате реализации проекта (уровень знаний участников проекта в области фандрайзинга повысится до уровня НКО, профессионально занимающихся привлечением средств и т.д.).
Так, с помощью ожидаемых результатов можно проверить достижимость и правильность постановки любой цели. Например, цель проекта: «Развитие молодежного предпринимательства» можно проверить, задав вопрос: «На сколько процентов?». Если Вы не можете четко ответить на данный вопрос – цель проекта поставлена неверно, и Вы не сможете ее достигнуть в установленные проектом сроки.
При этом важно понимать, какими инструментами вы будете оценивать эти результаты и их достижимость, т.е. методы оценки – конкретные измерители и мероприятия, позволяющие проверить, насколько был достигнут результат. Например: уровень знаний участников проекта будет измерен путем тестирования участников и т.д.
Оптимальное финансирование
Заключительным этапом разработки проекта является подготовка бюджета (сметы расходов). Определяющим фактором при бюджетировании является оптимальность финансирования, соответствие бюджетных статей мероприятиям, запланированных в ходе реализации проекта, а не текущей деятельности, а также соотношение имеющихся и запрашиваемых средств.
Любая организация осуществляет текущую деятельность, направленную на реализацию уставных целей (например, работа с молодежью, консультирование и др.). В отличие от текущей деятельности, проект – это комплекс мероприятий, ограниченных во времени и имеющий четкие результаты. В связи с этим расходы на текущую деятельность и на реализацию проекта, как правило, различаются.
Как правило, не поддерживаются расходы на аренду офиса организации (только помещения для работы по проекту), приобретения (для реализации краткосрочного проекта экономически целесообразнее арендовать оборудование), оплату труда постоянных работников (имеет важное значение процент занятости данного специалиста в реализации проекта).
Ключевым фактором при определении оптимальности финансирования является соотношение собственного вклада заявителей проекта, средств, привлеченных от иных организаций и запрашиваемых средств.
Собственный вклад – имеющиеся у организации ресурсы, оцененные по рыночной стоимости (например, работа волонтеров, аренда помещения, которое Вы уже арендуете самостоятельно или аренда оборудования, которое у Вас есть).
Средства иных организаций – софинансирование от бизнеса, органов государственной власти и местного самоуправления и т.д. При этом важно, чтобы расходы, на которые это финансирование выделено, не дублировалось между источниками поступления средств.
Также рекомендуется продумать, как Ваш проект будет финансироваться после прекращения средств гранта. При этом должно подразумеваться, что проект будет иметь продолжение, а не разовый характер и его результаты можно будет использовать и развивать в дальнейшем.
В процессе бюджетирования ключевую роль играет определение суммы, запрашиваемой у грантодателей. В том случае, если сумма, запрашиваемая Вами на реализацию проекта, превышает 30% от общей стоимости проекта, фонд может сделать вывод о том, что деятельность Вашей проектной команды низкоэффективна, так как Вы лишены инструментов и технологии привлечения финансовых и других ресурсов у субъектов региональной инфраструктуры (органы государственной власти, бизнес и т.д.).
Результатом использования грантовых средств фонда, помимо достижения социально значимого эффекта, должен стать рост Вашей команды до уровня некоммерческой организации. Иными словами, кроме профессионального роста участников проекта в области фандрайзинга, грант-менеджмента, проектного управления, Вам необходимо в соответствии с требованиями ФЗ «О некоммерческих организациях» зарегистрировать некоммерческую организацию любой организационно-правовой формы, либо привлечь для реализации Ваших инициатив уже зарегистрированные на территории региона некоммерческие организации.
Приложение 1.