XII. Порядок оформлення документів для виплати готівки розпорядникам бюджетних коштів або одержувачам бюджетних коштів
12.1. Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що належать до видатків, які не можуть бути здійснені в безготівковій формі, розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів подають до органів Казначейства заявку на видачу готівки (додаток 33 до цього Порядку) у двох примірниках.
Після видачі готівки один примірник заявки на видачу готівки повертається розпоряднику бюджетних коштів або одержувачу бюджетних коштів з відбитком штампа казначея за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку, інший примірник зберігається в органах Казначейства.
Заявки на видачу готівки виписуються розпорядниками бюджетних коштів та одержувачами бюджетних коштів на осіб, з якими в них укладені договори про повну матеріальну відповідальність та які мають право отримувати і видавати кошти.
У заявках на видачу готівки для виплати заробітної плати указуються суми податку на доходи фізичних осіб, суми єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - єдиний внесок), інші платежі, які утримані із заробітної плати та нараховані на фонд оплати праці відповідно до законодавства.
12.2. Розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів при отриманні заробітної плати і прирівняних до неї платежів разом із заявкою на видачу готівки повинні подавати платіжні доручення на перерахування утриманих із заробітної плати працівників та нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету і єдиного внеску.
У реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу" в разі сплати платежів, утриманих із заробітної плати працівників та нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету і єдиного внеску, зазначається період, за який здійснено виплату.
12.3. Розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів несуть відповідальність за правильність нарахування заробітної плати і прирівняних до неї платежів, повноту перерахування утриманих із заробітної плати і нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету та єдиного внеску при виплаті заробітної плати і прирівняних до неї виплат, а також за достовірність даних, зазначених в реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу".
12.4. Готівка на здійснення інших видатків, які не можуть бути проведені у безготівковій формі, розпорядникам бюджетних коштів та одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки на видачу готівки.
12.5. Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі - закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини), дозволяється на строк не більше десяти робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці цілі, може бути продовжено до закінчення терміну відрядження.
Відповідальність за нецільове використання готівки несе розпорядник бюджетних коштів або одержувач бюджетних коштів.
12.6. Після отримання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) матеріальних цінностей або послуг, придбаних/отриманих за готівку, до органів Казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки (акти придбання матеріальних цінностей чи послуг, рахунки-фактури тощо).
Акт придбання матеріальних цінностей складається за формою згідно з додатком 35 до цього Порядку, затверджується керівником (заступником керівника) розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів) та підписується комісією, яка створена відповідним розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів).
У разі неподання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) до органу Казначейства протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, на який надається готівка під звіт, документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг, органи Казначейства припиняють видачу готівки на зазначені цілі.
Видача готівки відновлюється після подання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) до органу Казначейства документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг.
12.7. На підставі перевіреної заявки на видачу готівки відповідальні особи органів Казначейства підписують грошові чеки на отримання готівки.
Для отримання готівки з рахунків органів Казначейства групи 257 розпорядникам бюджетних коштів (одержувачам бюджетних коштів) видаються грошові чекові книжки. Для отримання грошової чекової книжки розпорядник бюджетних коштів (одержувач бюджетних коштів) зі свого реєстраційного рахунка здійснює оплату її вартості відповідному банку. Після підтвердження факту оплати (копія платіжного доручення) орган Казначейства в установленому порядку отримує в банку чекові книжки та реєструє їх у журналі реєстрації отриманих та виданих чекових книжок.
Уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів) на підставі належно оформлених грошових чеків отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Казначейства за балансовими рахунками групи 257 "Кошти державного та місцевого бюджетів для виплат" Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 17 червня 2004 року № 280, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 липня 2004 року за № 918/9517. Рахунки групи 257 є рахунками, на які зараховуються кошти до виплати без перерахувань. Кошти на балансові рахунки групи 257 зараховуються на підставі заявок на видачу готівки розпорядників бюджетних коштів та/або одержувачів бюджетних коштів.
12.8. Передача грошової чекової книжки розпоряднику бюджетних коштів (одержувачу бюджетних коштів) здійснюється на підставі довіреності розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів) установленої форми шляхом оформлення акта приймання-передачі грошових чекових книжок у двох примірниках. Один примірник залишається в органі Казначейства, інший разом з чековою книжкою передається розпоряднику бюджетних коштів (одержувачу бюджетних коштів). У журналі реєстрації отриманих та виданих чекових книжок у графі "Передано" зазначаються найменування розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів), номер і дата довіреності, номер і дата акта приймання-передачі чекової книжки.
Розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів списують чекові книжки у встановленому законодавством порядку.
12.9. При внесенні готівки на рахунки розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів) відправники коштів у розрахункових документах (квитанціях тощо) зазначають зміст операції з визначенням коду економічної класифікації видатків бюджету і номери відповідних рахунків розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів), що відкриті в органах Казначейства.
12.10. Для проведення операцій із застосуванням банківських платіжних карток розпорядникам бюджетних коштів відкриваються карткові рахунки в установах банків на умовах договору. У договорі повинні бути вказані довірені особи розпорядника бюджетних коштів, перелік яких додається до заяви про відкриття карткових рахунків.
Довірена особа може використовувати банківську платіжну картку як для отримання готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків, пов'язаних з господарською діяльністю розпорядника бюджетних коштів, у тому числі на представницькі потреби та витрати на відрядження.
Для проведення операцій із застосуванням банківських платіжних карток на картковий рахунок платіжним дорученням зараховуються кошти шляхом їх переказу з відповідних рахунків розпорядника бюджетних коштів. При казначейському обслуговуванні платіжне доручення на перерахування бюджетних коштів складається на підставі заявки на видачу готівки розпорядника бюджетних коштів.
Кошти, які зараховуються на картковий рахунок, є підзвітними коштами довіреної особи розпорядника бюджетних коштів. Оприбуткування отриманих коштів та включення їх до авансового звіту про їх використання проводяться довіреною особою на підставі виписки з карткового рахунка або, у разі отримання готівки у банкоматі, чека банкомата.
Довірена особа розпорядника бюджетних коштів зобов'язана подати до бухгалтерії розпорядника бюджетних коштів авансовий звіт про використання коштів з банківської платіжної картки разом із підтвердними документами та залишком невикористаної готівки відповідно до законодавства. Залишки невикористаної готівки повертаються довіреною особою згідно із законодавством.
Розпорядник бюджетних коштів забезпечує здійснення усіх господарських операцій з використанням карткових рахунків відповідно до законодавства.
Залишки коштів, не використані довіреною особою у визначені терміни, повертаються на рахунок, з якого вони були перераховані.