ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФАНДРЕЗИНГА
Информационное обеспечение фандрейзинговой деятельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вестись работа), необходимых информационных т рекламных материалов, а также задание системы учета.
Сведения о донорах (информационная база данных) должна содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по упоминавшимся 4 основным группам (государственные и межгосударственные организации и инстанции, коммерческая сфера, включая банковскую, промышленную, торговую, сферу услуг, некоммерческая сфера, прежде всего – благотворительные фонды (отечественные и зарубежные), частные лица).
По каждой из 4 групп (категорий) необходимо составить перечни адресатов, а по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения:
· полное и сокращенное название организации;
· ее адрес;
· телефон, факс, e-mail;
· фамилия, имя, отчество, социальный статус (должности, звания, степени и пр.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопросам спонсорства, благотворительности, патронажа;
· их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т.д.;
· сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители, клиенты, товары, партнеры;
· экономическое состояние фирмы;
· географическая зона деятельности фирмы;
· какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки;
· в каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка.
«Глубина» информационной базы данных может быть и большей, что зависит от целей, опыта, имеющихся контактов и т.п. Обычно база данных по каждой категории составляется по территориальному (географическому) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формируется ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь существенным.
Источники сведений о потенциальных донорах могут быть самые различные:
- всевозможные справочники (телефонные, «Кто есть кто»); они необходимы как при работе «с нуля», так и на всю последующую фандрейзинговую деятельность;
- списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы меценатов, промышленные и банковские союзы, ассоциации и т.п.), объединяющих деловой мир, - помимо прочего, сами эти организации могут стать донорами и жертвователями;
- интернет – практически все крупные фирмы, благотворительные фонды имеют свои сайты, на которых обязательно будет информация об их спонсорстве, благотворительной деятельности, а то и условия их оказания;
- информация СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке культурной деятельности (кто и как оказывает поддержку);
- круг общения учредителей организации-фандрейзера или членов комитета поддержки, личный круг общения фандрейзеров;
- информация, которой располагают конкуренты – другие организации-фандрейзеры и которая может быть предоставлена на паритетных, договорных началах (обмен списками, сотрудничество, распределение сфер деятельности по времени или различным программам).
К информационным и рекламным материалам фандрейзинга относятся все те документы и материалы, которые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:
- уставные документы организации (устав, положение), ведущей фандрейзинговую кампанию;
- краткое описание организации (ее предыстория, история создания, деятельность, цели, достижения), оформленная в виде буклета или релиза, оно может дополняться кратким описанием жизненного пути и деятельности первых лиц организации (или организаторов кампании);
- подборка откликов, оценок в прессе и других СМИ, выражающих общественное мнение об организации-фандрейзере и ее деятельности;
- визитные карточки, бейджи фандрейзеров и добровольцев;
- документы и материалы, характеризующие конкретные проекты и программы (описания, тексты предложений, проекты и т.п.).
Применительно к проведению каждой фандрейзинговой кампании, т.е. применительно к каждому конкретному проекту или программе, потенциальных доноров следует разделять на две части: так называемые «горячие» и «холодные» списки. В первом случае речь идет о потенциальных донорах, работа с которыми является первоочередной: то ли отдача от них наиболее вероятна и наиболее масштабна, то ли с ними установились прочные отношения. «Холодный» список включает менее вероятных доноров, отдача от которых не так существенна. Сделать такое разделение необходимо для оптимального распределения сил и времени. Иногда отдачи от одного донора оказывается достаточно, чтобы разрешить проблему обеспечения проекта.
В любом проекте всегда оказывается некая основная группа доноров. Кроме того, уже имея существенную поддержку, намного легче добирать другие средства, работать с другими донорами. Главные первоначальные усилия должны быть сосредоточены на работе по «горячему» списку. «Горячий» и «холодный» списки могут меняться в зависимости от проектов и программ: кому-то из доноров интересен один проект, а другие менее интересны.
Важным моментом информационного обеспечения является подготовка так называемой «лифтовой речи». Лицо, занимающееся фандрейзингом (фандрейзер или первое лицо учреждения культуры), должно быть в состоянии в любой ситуации (например, оказавшись с потенциальным донором в кабине лифта и располагая только этим временем для общения) кратко и внятно рассказать о сути своего проекта. Такой спич надо буквально вызубрить наизусть, чтобы потом не сожалеть, что вы забыли что-то важное, не так сказали и т.п.
Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрейзинговой кампании:
· перечень (картотека) доноров-вкладчиков – фактически основная база данных;
· постоянная переписка – копии всех предложений, писем, ответов (по категориям доноров);
· данные оперативного анализа – копии текущих сведений о встречах, звонках и т.п., после получения средств или отказа эти сведения переходят в основную базу данных;
· сведения о фандрейзинговых действиях – обычно в табличной форме характеризующие ход работы с каждым потенциальным донором (даты и результаты контактов, переписки, содержание общений и т.п.);
· сведения о полученных средствах – номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма.
Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельного файла в единой компьютерной базе данных фандрейзинга конкретной кампании или организации в целом.