Організація приймання товарів за якістю
Приймання товарів за якістю є важливою операцією торгово-технологічного процесу складу, яка покликана забезпечити надходження на склад тільки товарів належної якості відповідно до умов договорів та нормативно-технічної документації.
Приймання товарів за якістю полягає в зіставленні якості товару, що надійшов, та його комплектності, а також тари, упаковки і маркування з вимогами стандартів, технічних умов (ТУ), умовами договорів і з даними супровідних документів постачальника, які засвідчують якість даних товарів (технічні паспорти, сертифікати, рахунки-фактури, специфікації та ін.); для окремих товарів встановлюється відповідність їх кресленням або зразкам (еталонам). Приймання товарів за якістю, як правило, проводиться на складі кінцевого покупця.
Приймання товару за якістю здійснюється в терміни, які визначаються умовами договору або встановлюються стандартами чи технічними умовами для окремих видів товарів.
У торговельній практиці найчастіше застосовуються такі терміни приймання товарів за якістю:
> при місцевому постачанні: для товарів, що швидко псуються, — 24 години; для всіх інших товарів (продовольчих та непродовольчих) — не пізніше від 10 днів після надходження товарів на склад одержувача;
> при іногородніх поставках: відповідно 24 години та 20 днів після видачі товарів органом транспорту або надходження їх на склад одержувача при доставці постачальником чи при вивезенні одержувачем. У цей строк матеріально відповідальна особа повинна відкрити тару та перевірити вміст. Приймання вважається вчасним, якщо перевірка якості та комплектності товару закінчена в установлені терміни.
На складах оптових торговельних підприємств товари в переважній більшості випадків не повинні прийматися за якістю, оскільки вони перевідправляють-ся покупцям у тарі чи упаковці виробника або початкового відправника. Водночас приймання товарів за якістю на складах оптового торговельного підприємства є обов'язковим тоді, коли це передбачено умовами договору, а також у разі отримання товарів у пошкодженій, відкритій або немаркованій тарі, у тарі з пошкодженою пломбою, за наявності ознак псування (витікання, бій склопосуду та ін.).
У разі приймання товарів від органів транспорту покупці — бази збутових, постачальницьких, заготівельних організацій, оптових і роздрібних торгових підприємств, котрі переправляють товари в тарі або упаковці початкового відправника (виготівника), повинні проводити приймання товарів за кількістю, якістю і комплектністю всередині тарних місць лише у випадках, передбачених обов'язковими правилами чи договором, а також за невідповідності фактичної маси брутто масі брутто, вказаній у супровідних документах, або при отриманні товарів у пошкодженій, відкритій або немаркованій тарі, у тарі з пошкодженою пломбою чи за наявності псування або биття виробів. Ці покупці зобов'язані належним чином зберігати товари, які підлягають перевідправленню, і не звільняються від відповідальності за псування товарів. Приймання товарів за якістю та комплектністю може здійснюватися також і на складі постачальника, але тільки у випадках, прямо передбачених умовами договору.
Приймання товарів за якістю та комплектністю має проводитись у точній відповідності з вимогами стандартів, технічних умов, інших нормативних документів та умов договору.
У разі браку всіх або окремих документів, які засвідчують якість та комплектність товарів (технічний паспорт, сертифікат, свідоцтво про якість, рахунок-фактура, специфікація та ін.), приймання за якістю не припиняється, а за підсумками перевірки складається Акт про фактичну якість і комплектність товарів з вказанням документів, яких бракує.
Якість отриманих у партії товарів встановлюється: • способом зовнішнього огляду та перевіркою розмірів окремих одиниць (органолептична оцінка); • лабораторним аналізом відібраних зразків (лабораторна оцінка). При цьому зовнішньому оглядові може підлягати або вся партія товару (суцільна перевірка), або тільки її частина у вигляді зразків чи проб (вибіркова перевірка). Для більшості товарів застосовують метод суцільної перевірки. Вибіркова перевірка допускається у випадках, передбачених угодами, стандартами, технічними умовами, а результати її
Розповсюджуються на всю партію товару. Для визначення якості товару у випадках, передбачених стандартами, угодами та іншими нормативно-договірними актами, учасники приймання товарів за якістю здійснюють відбір зразків (проб) згідно з вимогами нормативних актів.
В акті про відбір зразків (проб) вказуються такі дані:
> час і місце складання акта, назва одержувача товарів, прізвища, імена, по-батькові і посади осіб, які відбирали зразки (проби);
> назва виробника (відправника), від котрого отримані товари;
> номер і дата рахунка-фактури і транспортної накладної, за котрими надійшли товари, дата надходження товарів на склад одержувача, а в разі доставки товарів постачальником чи при одержанні товарів зі складу постачальника — номер і дата накладної або рахунка-фактури, за котрими здані товари;
> кількість місць і маса товарів, а також кількість і номери місць, з яких відбиралися зразки (проби) товарів;
> зазначення того, що зразки (проби) товарів відбиралися в порядку, передбаченому стандартами, технічними умовами або договором, з посиланням на їх номер і дату;
> зазначення того, що відібрані зразки (проби) оснащені етикетками, на яких вказано дані, передбачені стандартами або технічними умовами;
> вказання того, що зразки (проби) опечатані або опломбовані, за чиїми печатками чи пломбами, яким є зміст відбитків пломб;
> інші дані, необхідні для детальнішої характеристики зразків (проб).
Під час приймання товарів за якістю перевіряють правильність маркування товарів і їх комплектність.
Маркування повинно містити: товарний знак підприємства (вензель, рисунок); найменування підприємства; найменування виробу; артикул; ширину, розмір, ріст, повноту, ростовку; вид обробки, фасон; дату випуску; сорт, номер стандарту чи ТУ тощо.
Перевірка комплектності товарів проводиться у випадку отримання технічно складних товарів (техніки, обладнання, механізмів тощо), для яких у договорі чи нормативно-технічній документації передбачена умова щодо комплектності виробу. Комплектність товарів, як правило, перевіряється способом встановлення наявності складових частин вантажу (комплектуючих виробів, вузлів та ін.), вказаних у договорі, стандартах, технічних умовах або іншій нормативно-технічній документації. Перевірка якості і комплектності товарів, які надійшли в тарі, повинна проводитися під час розкривання тари, але не пізніше від установлених термінів, якщо інші терміни не передбачені у договорі в зв'язку з особливостями постачання комплектних вантажів. Машини, обладнання, прилади та інші види товарів, які надходять у тарі і мають гарантійні терміни роботи чи зберігання, повинні перевірятися за якістю та комплектністю під час розкривання тари, але не пізніше від встановлених гарантійних термінів.
При виявленні невідповідності якості товару, його комплектності, маркування, а також тари та упаковки вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам (еталонам), договору або даним, указаним у маркуванні та супровідних документах, «кі засвідчують якість товарів, одержувач повинен призупинити дальше приймання товару і скласти односторонній акт, в котрому потрібно вказати кількість перевіреного товару та характер виявлених під час приймання дефектів.
Одержувач зобов'язаний забезпечити зберігання товарів неналежної якості або некомплектних товарів в умовах, які б запобігали погіршанню їхньої якості та змішуванню з іншими однорідними товарами. Одночасно з цим викликається представник постачальника (виробника) для участі в остаточному прийманні товару.
У випадку постачання товарів від місцевого постачальника (виробника) товарів виклик представника і його прибуття для участі в прийманні товарів за якістю та складання двостороннього акта є обов'язковими; при іногородній поставці повідомлення постачальника (відправника) про виклик його представника є обов'язковим тоді, коли його участь у дальшому прийманні та складанні двостороннього акта передбачені договором.
Повідомлення про виклик представника постачальника (виробника) необхідно направити не пізніше від 24 годин після виявлення невідповідності отриманих товарів щодо їх якості, комплектності або маркування. Виклик представника місцевого постачальника здійснюється телефонограмою, іногороднього — телеграмою. У свою чергу, іногородній постачальник зобов'язаний не пізніше від наступного після отримання виклику дня повідомити телеграмою або телефонограмою, чи буде скерований його представник для участі у прийманні. У разі відсутності такого повідомлення отримувач має право розпочати приймання товарів до настання терміну, встановленого для прибуття представника.
У повідомленні про виклик представника вказується:
— найменування продукції, її кількість, якість;
— дати і номери рахунка-фактури і транспортних документів (якщо до моменту виклику рахунок не отримано);
— основні виявлені недоліки;
— кількість товарів неналежної якості або некомплектних товарів;
— час, на який призначене приймання (в межах встановленого для приймання терміну), місце його проведення.
Представник місцевого постачальника (виробника) повинен з'явитися не пізніше ніж на наступний день після отримання виклику (для товарів, що швидко псуються, — протягом 4 годин після отримання виклику, якщо в ньому не вказаний інший термін прибуття); представник іногороднього постачальника (виробника) повинен прибути не пізніше ніж у 3-денний термін після отримання виклику, не враховуючи часу на проїзд, якщо інший термін не передбачено договором.
Представник постачальника (виробника) повинен мати належним чином оформлене посвідчення (довіреність) на право участі в прийманні даної партії товарів. За згодою постачальника (виробника) для участі в остаточному прийманні товарів за якістю як його представники можуть залучатися працівники підприємства аналогічного профілю, розташованого за місце знаходженням одержувача товарів. У разі неприбуття представника постачальника (виробника) в установлений термін або ж у випадках, коли виклик представника не є обов'язковим, для проведення перевірки якості товарів потрібно запросити експерта Торгово-промислової палати (ТТП) України, відділення якої розташовані в кожному обласному центрі. Якщо ТИП відмовилася призначити експерта, перевірка якості товарів може проводитися за участі компетентного представника іншого підприємства чи організації, за участі компетентного представника громадськості підприємства-одержувача товарів або односторонньо підприємством-одержувачем (якщо постачальник (виробник) дав згоду на одностороннє приймання товарів). Порядок призначення даних осіб для участі в прийманні товарів за якістю, обмеження щодо їх професій і посад, оформлення посвідчень на право участі в прийманні аналогічні порядку, обмеженням та оформленню посвідчень для осіб, які залучаються до участі в прийманні товарів за кількістю.
Особи, які здійснюють перевірку якості та комплектності товарів, зобов'язані суворо дотримуватися правил і процедури приймання товарів за якістю та комплектністю і засвідчувати своїми підписами лише ті факти, які були встановлені за їхньої участі.
Результати приймання товарів, якість, комплектність, маркування, упаковка або тара яких не відповідала вимогам, відображаються в акті про фактичну якість і комплектність товарів, який має бути оформлений у день закінчення приймання товарів.
В Акті про фактичну якість і комплектність товарів зазначаються:
> номер акта і дата його складання, місце приймання товарів, час початку і закінчення приймання товарів, причини і час затримок приймання, якщо такі мали місце;
> прізвища, ініціали учасників приймання товарів і складання акта, місця їх роботи, їхні посади, дані документів про повноваження на участь їх у прийманні товарів за якістю і комплектністю з вказанням компетентності перевіряльників;
> найменування й адреси одержувача, виробника (відправника) чи постачальника товарів;
> дати і номери телефонограми чи телеграми про виклик представника або відмітка про те, що виклик представника договором або обов'язковими правилами не передбачений;
> дати і номери договору, рахунка-фактури, транспортної накладної (коносамента), документа, що засвідчує якість товару, комерційного акта (якщо такий складався);
> дата прибуття товарів у пункт призначення, час видачі вантажу транспортною організацією, час розкривання вагона (контейнера), автофургона чи інших опломбованих транспортних засобів, час доставки товарів на склад одержувача;
> умови зберігання товарів на складі одержувача до складання акта;
> дані про зовнішнє маркування тари (для уточнення її належності виробнику чи відправнику), стан тари й упаковки, дата їх розкривання, інформація про вади маркування, тари, упаковки, а також кількість товару, котрого стосується кожна з зазначених вад;
> у разі проведення вибіркової перевірки — порядок відбору товарів для вибіркової перевірки з вказанням підстави для її проведення (стандарт, ТУ, інші обов'язкові правила або договір);
> дані про наявність пломб, їх справність, відбитки на них, кому вони належать (відправнику чи транспортній організації), про транспортне і відправницьке маркування місць, наявність або брак пакувальних ярликів, пломб на окремих місцях;
> повний перелік і найменування товарів, пред'явлених до огляду, фактично перевірених, а також забракованих (з детальним описом вад) і таких, що підлягають виправленню або повній чи частковій заміні виробником;
> причини і підстави (згідно з нормативними документами) переведення товарів у більш низький сорт, а також дані про кількість некомплектної продукції з переліком і вартістю деталей, котрих не вистачає;
> дані про стандарти, технічні умови, креслення і зразки, за якими перевіряють якість і комплектність продукції;
> додаткові дані, котрі підтверджують неякісність та некомплектність товарів, а також загальний висновок про характер і причини їх виникнення.
Акт про фактичну якість і комплектність товарів повинні підписати всі особи, які брали участь у прийманні товарів за якістю та комплектністю. У разі коли особа, яка брала участь у прийманні товару, не згодна зі змістом акта, вона зобов'язана підписати його з вказанням своїх зауважень.
Якщо між постачальником (виробником) товарів і їх одержувачем виникають розбіжності щодо оцінки характеру виявлених вад (дефектів) і причин їх виникнення, то для визначення якості товарів необхідно запросити експерта компетентної організації.
Акт про фактичну якість і комплектність товарів затверджується керівником підприємства-одержувача товарів або його заступником не пізніше від 3 днів після його складання і служить підставою для пред'явлення претензій постачальникам. У претензії потрібно вказати загальну суму і зміст претензійних вимог, що підтверджені посиланнями на документи і нормативні акти; до претензії додаються двосторонні акти та всі додані до них документи (або їх копії — у встановлених випадках). Терміни подання претензії одержувачем товарів, терміни її розгляду і відповіді на неї постачальником обумовлюються в договорі.
Якість товарів не завжди можна визначити безпосередньо під час приймання та оприбуткування на склад оптового торговельного підприємства; в окремих випадках вади товарів виявляються значно пізніше, оскільки вони належать до категорії т. зв. прихованих вад.
Прихованими визнаються такі вади, котрі не могли бути виявлені під час звичайної для даного виду товарів перевірки і які виявляються лише у процесі обробки, підготовки до монтажу, у процесі монтажу, випробування, використання або зберігання товару.
Актина виробничі та приховані вади складаються одержувачем у порядку, передбаченому Інструкцією про приймання товарів за якістю. Так: 1) акт про приховані вади у виробах може складатися після закінчення загальних термінів приймання товарів при виявленні прихованих вад продукції протягом 5 днів після їх виявлення, але не пізніше від 4 місяців з дня надходження продукції на склад одержувача, який виявив ці вади, якщо інші терміни не встановлені обов'язковими для сторін правилами; 2) акт про приховані вади, виявлені в продукції з гарантійними строками служби або зберігання повинен складатися в 5-денний термін після виявлення цих вад, але в межах встановленого гарантійного терміну. Прихованими визнаються такі недоліки, котрі не могли бути виявлені під час звичайної для даного виду товарів перевірки і які виявляються лише у процесі обробки, підготовки до монтажу, в процесі монтажу, випробування, використання або зберігання товару. Якщо для участі в складанні акта викликається представник виготівника (відправника), то до встановленого строку (5 днів) додається час, необхідний для його приїзду; 3) акт про приховані вади товарів, гарантійний термін на які вираховується з моменту їх роздрібного продажу, може бути складений також у період зберігання до продажу незалежно від часу отримання товарів. Це правило розповсюджується як на роздрібні, так і на оптові підприємства та організації.