ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ОРГАНИЗАЦИОННУЮ СТРУКТУРУ ПРЕДПРИЯТИЯ. МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЙ О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Должностная инструкция - документ, регламентирующий работу сотрудника на конкретной позиции.
Должностная инструкция включает в себя:
§ цель должности
§ место должности в рамках организационной структуры
§ руководство, подчинение, замещение сотрудника
§ требования к сотруднику: образование, специальность, знания, навыки, опыт работы
§ должностные обязанности сотрудника
§ формы отчетности
§ критерии эффективности труда
§ взаимодействие внутри организации
§ взаимодействие с внешними структурами
§ права
§ ответственность
Положение об отделе - документ, регламентирующий работу конкретного подразделения, и включающий в себя:
§ цели работы
§ основные задачи и функции
§ место в структуре компании
§ порядок взаимодействия с другими подразделениями и внешними организациями
§ внутреннюю структуру отдела
§ формы отчетности
§ критерии эффективности
Разработка Должностных инструкций, Положений об отделах полезна в ситуациях:
§ роста численности компании, возникновении новых функций (и, соответственно, новых должностей и отделов)
§ реорганизации компании
§ существующих сложностей в распределении полномочий и зон ответственности между подразделениями/сотрудниками компании
§ постановки системы управления персоналом
Формы работы при разработке Должностной инструкции, Положения об отделе:
§ анализ существующих в компании документов
§ анкетирование сотрудников
§ интервью с руководителями и сотрудниками
Результат работы:
§ пакет документов (Положения, Инструкции)
§ рекомендации по дальнейшему использованию документов (алгоритм обновления; необходимость в разработке дополнительных регламентов; обучающие процедуры для персонала)
Регламентация деятельности - это установление четких правил выполнения работ (функций). Для персонала это прежде всего должностные инструкции (регламенты), положения о подразделения и регламенты бизнес-процессов (административные регламенты)
Виды регламентных документов. Положение о подразделении (регламент подразделения)
Основным регламентом с точки зрения определения и разделения полномочий между подразделениями - является положение о подразделении. Положение о подразделении содержит набор функций, закрепленных за подразделением и описание взаимодействия с другими подразделениями. Фактически Положение о подразделении - это регламент, устанавливающий направления деятельности данного подразделения, его функции, организационную структуру (подразделения или должностные лица, входящие в его состав), структуру управления (кто является руководителем, кто его назначает, кто его замещает), взаимоотношения с другими подразделениями или должностными лицами.
Основной проблемой при создании полномочий о подразделениях является их полнота и согласование между собой положений от разных подразделений. Иногда можно начать распределение функций между подразделениями сформировав концепцию управления в компании, где зафиксировать основные процессы и определить принципы построения организационной структуры, а у уже на основе данной концепции начать создание положений о подразделениях через дальнейшую детализацию и регламентацию бизнес-процессов.
Регламент бизнес-процесса (административный регламент, регламент делового процесса, регламент административно-управленческого процесса)
Один из способов закрепления процессов в компании является регламентация. Регламент бизнес-процесса фиксирует зоны полномочий и ответственности в процессе и определяет способы взаимодействия подразделений. Фактически регламент процесса представляет собой регламент маршрутизации потока работ между исполнителями. Также можно встретить следующее определение регламента бизнес-процесса (выполнения работ) - инструкция, устанавливающая последовательность реализации одного бизнес-процесса. В регламенте бизнес-процесса устанавливаются границы данного бизнес-процесса: инициирующее событие, результат выполнения процесса, временные ограничения, ответственного за процесс, ответственного за контроль выполнения требований регламента процесса, а также требования к выполнению составных частей бизнес-процесса - бизнес-процедур (исполнитель, вход (инициирующее событие и используемые данные), действия, выполняемые исполнителем, выход (результат и направления использования), временное ограничение выполнения процедуры и возможные исключения (варианты выполнения действий). И если в положении о подразделении в первую очередь уделяется внимание составу функций подразделения, то в регламенте бизнес-процесса основное внимание уделяется логики маршрутизации работ по компании.
Регламентная документация по процессу должна подчиняться основным принципам регламентации, поэтому можно рекомендовать в общем случае регламентировать взаимодействие между подразделениями и только в случае особенно ответственных процедур создавать регламенты процедур.
Виды регламентных документов.
Должностные инструкции (должностной регламент)
Закрепление должностных обязанностей сотрудников производится в форме должностных инструкций (сейчас в гос. службе принято название - должностной регламент). Должностная инструкция в обязательном порядке должна присутствовать в компании. Фактически должностная инструкция (регламент) - это организационный документ (регламент), устанавливающий направления деятельности должностного лица, его функции (должностные обязанности), квалификационные требования к сотруднику, замещающему данную должностную позицию, указание, чем должен руководствоваться данный сотрудник при выполнении своих должностных обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, вышестоящие и подчиненные сотрудники, права и ответственность сотрудника.
Виды регламентных документов. Другие виды регламентных документов
Один из используемых типов регламентирующих документов - это распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки, решения, протоколы и т. п.). Эти регламентирующие документы используются либо для распределения отдельных не-процессных работ, либо для изменений в существующую регламентную документацию. Такими регламентными документами можно регламентировать отдельные действия, но для системной регламентации они не подходят, за исключением утверждения, отмены или изменения существующей регламентной документации.
Виды распорядительных документов:
· Приказ по основной деятельности - фиксирует управленческое воздействие Первого лица Компании, обращенное к ее сотрудникам.
· Распоряжение - фиксирует управленческое воздействие Заместителя генерального директора, обращенное к сотрудникам Организации или Руководителя структурного подразделения, обращенное к сотрудникам подразделения.
· Поручением является управленческое воздействие руководителя, которое было отдано устно или письменно (в виде резолюции на документе) и поставлено на контроль исполнения.
Документами, с помощью которых руководство управляет ресурсами, устанавливают правила (границы, объемы, сроки) расходования или поступления ресурсов Компании относятся все планы и отчеты об их исполнении.