Тема: Нормативно-методическая база управления организации. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Свойства документов:
· Многофункциональность
· Наличие юридической силы
Для получения кодов объектов, предварительно их необходимо классифицировать.
Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчинённость, то классификация – иерархическая.
Порядок:
1) Определение признаков и их соподчинённости.
2) Определить число значений, принимаемых каждым признаком и выбрать максимальное.
3)
| М |
М1 М2 М3 М4 - признак А (4)
M11 M12 M21 M22 M23 M41 M42 - признак B (3)
M211 М212 М213… М2120 - признак C (20)
4) Построить структуру кода по схеме
X X XX
Признак С
Признак В
Признак А
5) Фасетная – когда между признаками отсутствует иерархическая связь и ранги всех классов одинаковые.
Пол
Ф11 Ф12
| М | Ж |
| Иванов, Петров, Сидоров | Федорова, Чижова |
Успеваемость
Ф21 Ф22 Ф23
| Отлично | Хорошо | Удовлетворительно |
| Петров, Иванов, Чижова | Сидоров | Федорова |
Город
Ф31 Ф32 Ф33
| Красноярск | Новосибирск | Назарово |
| Иванов, Сидоров | Петров, Федорова | Чижова |
Ф11 и Ф21 и Ф31 = Иванов.
В настоящее время существует три уровня классификаторов:
· Общегосударственные (классификаторы этого уровня состоят из двух частей – классификационной (содержит высшие классификационные группировки) и идентификационной (ассортиментная номенклатура, зависит от отрасли и её специфики)):
Ø Общегосударственный классификатор продукции, классификатор управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей
Ø Классификатор организационных структур (классификатор органов государственной власти и управления)
Ø Классификаторы информации о населении и кадрах
· Отраслевые
· Локальные
15.03.13
ЛЕКЦИЯ 3
Тема: Внутримашинные информационные ресурсы предприятия.
Распространенные системы кодирования.
1. Порядковая система (присваивается всем позициям номенклатуры номер по порядку без пропусков, кодируемые объекты не должны изменяться).
2. Серийная система(кодирует объекты, сгруппированные по сериям, номера сериям присваиваются с учетом их возможного расширения).
3. Позиционная система (отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации). В бухучете чаще всего распространены позиционные 2 и 3 признаковые коды.
4. Мнемонический код (система) повторяет характеристики объекта.
5. Шахматный код (система) применяется для кодирования двух признаковых номенклатур
Электронный документооборот.
Документооборот – движение документов от аппарата управления к объекту управления, а также из внешней среды.
Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.
Электронная форма документа(пособие) –
Функции систем электронного документооборота:
· Хранение электронных документов в архиве(скорость доступа, размер носителя, стоимость хранения)
· Организация поиска документов. Виды поиска:
o атрибутивный
o полнотекстовый
· Поддержка защиты документа от несанкционированного доступа.
· Маршрутизация и передача документов.
Маршрутизация сообщения в системе электронного документооборота – это построение схемы, согласно которой документы передаются из одного рабочего места на другое. Системы маршрутизации:
· Свободная: последовательная и параллельная
· Свободная с контролем исполнения (контроль доставки, контроль исполнения, мониторинг задания)
· Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения
· Система электронной почты
Система управление документооборота(пособие) –