Завдання і функції відділу постачання
| № | Задачі | Функції |
| Забезпечення виробничих підрозділів підприємства матеріально-технічними ресурсами. | Визначення потреби в матеріальних ресурсах (сировині, матеріалах, напівфабрикатах, устаткуванні, комплектуючих виробах, паливі, енергії й ін.). Визначення джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах. Розробка проектів перспективних, поточних планів і балансів матеріально-технічного забезпечення виробничої програми, ремонтно-експлуатаційних нестатків підприємства і його підрозділів. Забезпечення підприємства всіма необхідними для його виробничої діяльності матеріальними ресурсами необхідної якості. Складання балансів матеріально-технічного забезпечення, зведених таблиць по видах сировини, матеріалів. Створення запасів, необхідних для виробництва. Вивчення оперативної маркетингової інформації і рекламних матеріалів про пропозиції підприємств оптової торгівлі і заготівельних організацій з метою виявлення можливості придбання матеріально-технічних ресурсів. Доставка матеріальних ресурсів згідно з термінами, визначеними угодами. Приймання матеріально-технічних ресурсів на склади сировини і матеріалів. Контроль якості, кількості, комплектності матеріально-технічних ресурсів при прийомі їх на склади сировини і матеріалів. Участь у розробці стандартів підприємства по матеріально-технічному постачанню якості продукції, що випускається. Розробка нормативів виробничих (складських) запасів матеріальних ресурсів. Контроль за станом запасів матеріалів, сировини, напівфабрикатів і комплектуючих виробів. Оперативне регулювання виробничих запасів на підприємстві. Організація роботи складського господарства. Забезпечення високого рівня механізації й автоматизації транспортно-складських операцій, застосування комп'ютерних систем і нормативних умов організації й охорони праці. Облік руху матеріально-технічних ресурсів. | |
| Підготовка і укладання угод на постачання матеріально-технічних ресурсів. | Підготовка і укладання угод з постачальниками. Узгодження умов і термінів постачань матеріальних ресурсів. Аналіз можливостей і доцільності встановлення прямих довгострокових господарських зв'язків по постачаннях матеріально-технічних ресурсів. Підготовка претензій до постачальників при порушенні ними договірних зобов'язань і складання розрахунків за цими претензіями. Узгодження з постачальниками змін умов угод. Контроль за правильністю наданих до акцепту рахунків та інших розрахункових документів постачальників і забезпечення своєчасної передачі цих документів для оплати. Участь у формуванні цін на продукцію, що випускається, і оцінці обґрунтованості цін постачальників. Планування й організація таких заходів: Встановлення зв'язків як з існуючими, так і з перспективними, включаючи іноземних, постачальниками, в першу чергу з питань цін і якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів. Покупка масових видів сировини і матеріалів у великій упаковках (залізничних і автоцистернах, контейнерах, мішках на піддонах і т.д.). Придбання дрібних партій окремих видів матеріально-технічних засобів не у виробників, що поставляють великі партії, а у підприємств, що продають дрібними партіями. Введення практики кращої закупівлі сировини у підприємств, що здійснюють продаж на умовах часткової передоплати. Пошук по кожному виду сировини і матеріалів двох і більше постачальників з метою усунення залежності від одного постачальника і мінімізації втрат від зривів постачань сировини, а також зниження цін на цю продукцію. Складання: - списків постачальників, їхніх реквізитів, схем прямих господарських зв'язків з постачальниками; - заявок на матеріально-технічні ресурси (зведені річні; річні, що надійшли від підрозділів підприємств; квартальні; місячні); - зведених даних про розподіл і реалізацію фондів на сировину і матеріали; - документів (відомостей, довідок) про розподіл і реалізацію фондів на усі види постачання; - актів, висновків про якість матеріально-технічних ресурсів, що надходять; комерційних актів; | |
| Організація раціонального використання матеріально-технічних ресурсів. | Дотримання лімітів на відпустку матеріальних ресурсів і контроль за їхньою витратою в підрозділах підприємства за прямим призначенням. Розробка і впровадження заходів щодо підвищення ефективності використання матеріальних ресурсів, зниження витрат, пов'язаних із транспортуванням і збереженням. Розробка рекомендацій з використання вторинних ресурсів і відходів виробництва. Виявлення зайвої сировини, матеріалів, устаткування й інших видів матеріально-технічних ресурсів і їхня реалізація стороннім організаціям. Вилучення в підрозділах підприємства наднормативних залишків матеріалів, передача їх на склад сировини і матеріалів, в інші підрозділи і належне оформлення таких операцій. Розробка пропозицій по заміні дорогих і дефіцитних матеріалів, сировини більш доступними за ціною |
Для виконання функцій та реалізації своїх прав відділ постачання взаємодіє із іншими відділами та відділами. Порядок цієї взаємодії показано в таблиці 2.
Таблиця 2