Назовите основные критерии отбора поставщиков,
Р - стоимость одного заказа (административные расходы, оплата труда
Персонала);
С - стоимость единицы продукции из заказанной партии;
S - издержки хранения единицы продукции на складе.
Допустим, фирма использует 1000 единиц продукции за год (V) по 5000 руб. каждая (С). Делопроизводство, телефонные переговоры, содержание персонала в пересчете на один заказ составляют 20 000 руб. (Р). Хранение на складе одной единицы продукции обойдется в 500 руб. (5). Тогда:
ОРЗ=(2*1000*20000)/(5000*500)=16
Оптимальный заказ в данном случае составит 16 единиц. В течение года придется сделать 62,5 таких заказов (1000/16), то есть каждые 5-6 дней один заказ из 16 единиц - это оптимальнопри данных условиях.
Поскольку при хранении на складе капитал фирмы омертвляется, необходимо вести учет закупкам и вести анализ запасов по правилу АВС.
Продукция А наиболее ценная, на которую приходится примерно 75-80% общей стоимости запасов на складе, но составляет лишь 10-20% общего количества находящейся на нем продукции.
Продукция В средняя по стоимости (примерно 10-15% стоимости запасов), но в количественном отношении составляет 30-40% хранимой продукции.
Продукция С самая дешевая (примерно 5-10% стоимости запасов) и самая массовая (40-50% общего объема хранения).
Выводы:
Продукция А должна находиться под строгим контролем. Необходимы регулярный учет и, возможно, частые корректировки в планах его использования. Продукция этой группы - основная в.вашем бизнесе.
Продукция В требует обычного контроля, налаженного учета и непрерывного внимания. Обычно это постоянно используемые вспомогательные материалы.
Продукция С нуждается в периодической проверке уровня запаса. К ней относятся инструменты, несложное оборудование, запасные части.
Зная все это, можно составить оптимальный заказ. Однако заказ, составленный на основе анализа АВС, будет действительно оптимальным, если не изменится спрос на продукцию вашей фирмы, останутся без изменений цены, тенденции, а также если производство не подвержено воздействию фактора сезонности. Если спрос потребителей колеблется, то следует воспользоваться методом сглаживания таких колебаний. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.
Выбор поставщиков
Выбор поставщиков - дело очень ответственное, ошибка здесь может стоить очень дорого. Работу по выбору поставщиков целесообразно проводить в несколько последовательных шагов.
1. Сформулируйте свои потребности.
2. Составьте список возможных поставщиков.
3. Изучите и сравните возможности поставщиков.
4. Отберите из всего списка наиболее устраивающих вас поставщиков.
Первый шаг.Распределите необходимую вам продукцию (материалы, детали, сырье) на группы АВС. Для каждой группы подготовьте спецификацию, которая должна включать: наименование товара, характеристику единицы товара, требования, которым должен отвечать товар.
Составляя спецификацию, необходимо помнить о том, что в нее следует включать все характеристики и стандарты. Она явится основой будущих контрактов.
Второй шаг.Для каждого вида продукции составьте список возможных поставщиков (и тех, с которыми вы уже имели дело, и новых). Источниками информации при этом могут быть журналы учета выполненных заказов, проспекты и каталоги различных выставок, презентаций, реклама, а также беседы с коллегами, менеджерами, занимающимися закупками в других фирмах. Третий шагсостоит в оценке возможных поставщиков. Для этого составляется перечень критериев отбора с предварительными оценками по этим критериям различных поставщиков по форме, приведенной в табл. 10.
Таблица 10 Выбор поставщиков
| Критерии отбора поставщиков | Поставщики П1, П2,., Пп |
| 1. Удаленность поставщика | |
| 2. Периодичность поставок | |
| 3. Форма оплаты | |
| 4. Качество продукции (по спецификации) | |
| 5. Цена | |
| 6. Возможность переналадки оборудования | |
| 7. Срок действия договоров поставки | |
| 8. Компактность поставок | |
| 9. Упаковка | |
| 10. Объем (размер партии) | |
| Резюме |
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другими критериями с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия.
Четвертый шаг- заключительный, когда делается окончательный выбор поставщиков. Полезно при этом дополнить оценку возможных поставщиков по ряду критериев впечатлениями от личной встречи, в процессе которой можно уточнить ряд важных моментов будущего сотрудничества. 7.4. Закупки на контрактной основе
Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию изделий, оговаривая цену и другие условия поставки, а вторая сторона принимает это предложение. В большинстве случаев контракты бывают письменными, хотя возможны и устные. Обычно контракты заключаются в несколько этапов:
1. Покупатель посылает поставщику запрос о покупке товаров,
2. Поставщик отвечает предложением с указанием приемлемых цен.
3. Покупатель оформляет заказ.
4. Поставщик направляет письмо с подтверждением принятия заказа.
Причем каждый из этих документов будет содержать условия контракта, определяющие его суть. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых.
Четко выраженные условия —■ это те условия, которые фактически оформлены в контракте.
Подразумеваемые условия - такие, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте,
либо являются сами собой разумеющимися исходя из здравого смысла.
Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, кроме тех случаев, когда это специально оговорено в контракте.
В качестве условия контракта может предусматриваться возмещение убытка - оговоренная в нем сумма (или процент от стоимости), которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки.
Оговаривая в контракте это условие, покупатель приобретает следующие преимущества: повышается вероятность того, что товары будут поставлены вовремя; при несвоевременной поставке гарантируется немедленная выплата компенсации.
Штрафы являются действенным средством заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, во-первых, увеличенную по сравнению с указанной в контракте, а во-вторых, возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки.
Но случается, что продавец не может поставить товар по не зависящим от него причинам, а страховка при этом не покрывает убытков покупателя. Если такую ситуацию можно предусмотреть заранее, то в контракте следует установить соответствующее условие - форс-мажор, оговорив, что в случае длительной задержки поставки покупатель может аннулировать контракт, оплатив продавцу проделанную работу. • Согласованный контракт подписывается обеими сторонами.
Проверьте себя
Назовите основные этапы разработки плана закупок.
2. Что такое оптимальный размер заказа?
3. Какая продукция относится к категориям А, В и С?
Назовите основные критерии отбора поставщиков,
5. В каких случаях осуществляются закупки на контрактной основе? Вопросы для самостоятельного размышления
1. От чего зависит выбор стратегии закупок?
2. С какой целью ведется учет и анализ запасов по правилу ЛВС?
3. Почему выбор поставщиков так важен для успешной работы фирмы?