Відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи
| Вибув з Києва | Прибув до Севастополя |
| «12» серпня 2003 р. | «13» серпня 2003 р. |
| М. П. | М. П. |
| Підпис _________________ | Підпис _______________ |
| Вибув з Севастополя | Прибув до Києва |
| «15» серпня 2003 р. | «16» серпня 2003 р. |
| М. П. | М. П. |
| Підпис _______________ | Підпис ______________ |
| Вибув з ___________________ | Прибув до ________________ |
| «__» ______________ 200__ р. | «__» ______________ 200__ р. |
| М. П. | М. П. |
| Підпис _________________ | Підпис _______________ |
Примітка. При виїзді в кілька пунктів відмітки про прибуття і вибуття робляться окремо в кожному з них.
Підприємство зобов’язане видавати аванс відрядженим у межах України та за кордон.
Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку.
Якщо ж аванс із поважних причин не видавався, тоді працівнику відшкодовують усі фактичні витрати.
Після повернення з відрядження, не пізніше трьох робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток — не пізніше ніж 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин — 20 робочих днів) підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт (зразок 2) з усіма підтверджувальними документами та повернути невикористаний аванс.
В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.
Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження. Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).
При виплаті добових з відряджень у межах України кількість днів перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про прибуття та вибуття. Якщо такі позначки в посвідченні відсутні, тоді добові не виплачуються. Фактичний час перебування за кордоном визначається при відрядженні за позначками контрольно-пропускних пунктів у закордонному паспорті чи документі, що його заміняє. У разі відрядження за кордон до авансового звіту доцільно додавати копії сторінок закордонного паспорта з печатками пропускних пунктів.
Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.
Витрати на проживання — це витрати на:
― оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень;
― харчування, включене в рахунок за проживання;
― побутові послуги, також внесені в такий рахунок;
― зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.
Інші витрати — це витрати на:
― оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально;
― оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення);
― компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;
― на обов’язкове страхування;
― інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.
Наказом Головної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440 затверджена форма авансового звіту (зразок 2), що називається — «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, або підзвіт».
При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:
Сума штрафу ___ (грн) = несвоєчасно повернута сума ___ (грн) ´ 15 : 100.
При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:
Сума податку ___ (грн) = не повернута сума ___ (грн) ´ ставка податку з доходів фізичних осіб»: 100.
З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження.
Зразок 2
| Назва підприємства Ідентифікаційний код | РОЗПИСКА. Прийняття на перевірку від _____ аванс. звіт _____ 200__р. На суму ___________ грн. Підпис | ||||||||||||||||||
| Відділ | Посада | Проведення _____ | |||||||||||||||||
| Цех | Професія | 200__ р. | |||||||||||||||||
| П. І. Б. | |||||||||||||||||||
| Ідентифікаційний номер | |||||||||||||||||||
| ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ КОШТІВ, НАДАНИХ НА ВІДРЯДЖЕННЯ АБО ПІД ЗВІТ № _____ від «___» ______________ 200__ р. | ДЕБЕТ | ||||||||||||||||||
| рахунок | карт | сума | |||||||||||||||||
| Призначення авансу | Доцільність проведеної витрати підтверджую: | ||||||||||||||||||
| Сума | ________ 200__ р. | ||||||||||||||||||
| Залишок | Попереднього авансу | ПІДПИС | |||||||||||||||||
| Перевитрата | |||||||||||||||||||
| Одержано (від кого, №, дата документа) | Звіт перевірено | ||||||||||||||||||
| 1. | Розділ_пар. ст._ | КРЕДИТ | |||||||||||||||||
| 2. | До затвердження | ||||||||||||||||||
| 3. | грн | ||||||||||||||||||
| Усього утримано | Дата ___ 200_ р. | ||||||||||||||||||
| Витрачено | Бухгалтер | ||||||||||||||||||
| Залишок | Звіт затверджено в сумі | ||||||||||||||||||
| Перевитрата | |||||||||||||||||||
| Додаток_ документів | (прописом) | ||||||||||||||||||
| ______________ 200__ р. _______________ (підпис) | |||||||||||||||||||
| Залишок унесений | у сумі _________ грн. За касовим ордером № ___ від _________ 200__ р. | ||||||||||||||||||
| Перевитрата видана | |||||||||||||||||||
| _____ 200__ р. | Підпис ______ | Перелік документів наведено на звороті | |||||||||||||||||
Зворотна сторона зразка 2
| Дата | Пор. № док. | Кому, за що і на підставі якого документа заплачено | Сума | Дебет | |
| Рахунок | Карт | ||||
Підпис підзвітної особи ____________ Дата ________________
Було затверджено кошторис і працівнику видано аванс на витрати з відрядження й посвідчення про відрядження.
Кошторис розраховано в такий спосіб:
― вартість квитків 240 грн
― добові за 5 днів 150 грн
― проживання 600 грн
Усього Іванову І. І. Видано 990 грн
Після повернення з відрядження Іванов І. І. подав авансовий звіт з такими сумами:
1) проїзд 240 грн
у тому числі ПДВ (ПДВ, виділений у квитках) 40 грн
2) постільна білизна 18 грн
у тому числі ПДВ 3 грн
3) добові (5 днів по 30 грн. 00 коп.) 150 грн
4) проживання 550 грн
Усього 971 грн
Операції на рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку буде відображено відповідними записами (табл.1).
Таблиця 1
| Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума.грн. |
| Отримано гроші в касу для видачі на витрати з відрядження | |||
| Видано гроші в підзвіт | |||
| Відображено витрати на проїзд і постільну білизну без ПДВ | |||
| Відображено податковий кредит із ПДВ на розрахунки з бюджетом (без податкової накладної) | |||
| Віднесено на адміністративні витрати добові | |||
| Віднесено на адміністративні витрати з проживання та харчування без ПДВ | |||
| Повернуто залишок суми в касу | |||
| Здано гроші в банк | |||
| Списано витрати на фінансові результати |
З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження.
Звертаємо увагу, що згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною та визначається за валютним курсом на дату одержання авансу із включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку та включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, уважатиметься монетарною та підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.