Визначення обсягу документообігу
Вимоги щодо раціональної організації документообігу
Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.
Раціональна організація документообігу передбачає:
o прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);
o скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);
o одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);
o раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.
Виконання зазначених вимог можливе лише за умови ретельно продуманої технології опрацювання документів, послідовності виконуваних операцій.
Мають бути розроблені схеми документообігу, маршрутні й технологічні карти на службову документацію.
В установах, що мають у своєму складі структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за однією схемою (див. схему 1), в невеликих установах вона буде іншою (див. схему 2). Рух документів позначається за допомогою ліній.
Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:
o через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;
o у якій послідовності рухається документ;
o скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);
o які операції здійснюються в кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем).
Комплекс операцій, виконуваних з документами, можна представити також у вигляді оперограми.
Оперограма - організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій з обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв'язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність такої роботи та її зміст.
Аналіз документопотоків.
У документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:
- вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);
- документи, створені в установі.
Під час вивчення документообігу кожну з груп розглядають окремо. Вхідні документи аналізують за кореспондентами - авторами документів:
- документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зведення;
-документи підвідомчих установ - первинна планова, звітно-облікова документація та різноманітні запити;
-документи сторонніх установ з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття спільних дій;
-звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.
Аналіз вхідних документів за кореспондентами-авторами використовується для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими ведеться листування (адреси, телефони, прізвища, імена, по батькові, посади керівного складу).
Документи можна кваліфікувати за видами:
-розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
-інформаційно-аналітичні (листи, акти, довідки, доповідні записки тощо);
- обліково-звітні.
Окрім того, всі вхідні документи за змістом можна поділити на ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, та надіслані для відома) й листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.
Залежно від значущості автора та змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю. Отже, весь потік вхідних документів розподіляють на кілька груп, кожна з яких має різні шляхи руху й потребує різної послідовності роботи з ними.
Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає служба діловодства або секретар на стадії попереднього розгляду.
Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:
- внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в її межах;
- вихідні, які після створення надсилають до інших установ.
Внутрішні документи, як правило, не розсилаються. Однак за умови територіальної роз'єднаності структурних підрозділів або існування філії установи, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, для внутрішніх документів також має бути передбачено етап відправлення.
Усі документи, створювані в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені на виконання завдань вищих органів) та підготовлені у відповідь на отримані запити.
Вихідні документи, як і вхідні, можна проаналізувати за видами та за кореспондентами-адресатами. Вихідні документи також поділяють на такі, що потребують відповіді, та надіслані для відома, з метою інформування.
Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками. І кожному потокові притаманні певні особливості проходження й опрацювання.
Визначення обсягу документообігу.
Обсяг документообігу установи визначається з урахуванням усіх документопотоків за певний період часу - як правило, за рік. При цьому кожен документ обліковується один раз. Рекомендується окремо підраховувати кількість оригіналів документів та копій.
Вхідні й вихідні документи обліковуються на етапі приймання та відправлення кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи підраховують за місцем їх реєстрації чи підготовки. Усі внутрішні документи також підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо). Облік таких документів може здійснюватися не лише службою діловодства, а й іншими структурними підрозділами, наприклад кадровою службою, бухгалтерією, відділом науково-технічної інформації тощо.
Розмножені примірники підраховують окремо в копіювально-розмножувальному бюро, машинописному бюро, службі автоматизованої підготовки документів. При цьому застосовується вживана в установі система обліку.
Підрахунок ведеться за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (як правило, за видами) і вихідних документів. З метою точнішого визначення обсягу документообігу варто враховувати й документи, що не підлягають реєстрації, оскільки їх опрацювання також потребує певного часу. Це може бути зроблено за реєстрами вхідної кореспонденції.
Облік документообігу уможливлює:
-розрахунок штатної чисельності діловодного персоналу;
-виявлення ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів;
- визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.
Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг обліковують щомісяця, що дає можливість визначити періоди найбільш інтенсивної роботи. Підрахунок можна здійснювати також щоквартально. У невеликих установах кількість документів доцільно підраховувати за рік.