Вимоги до документів (правові, логічні, технічні, лінгвістичні)
Текст (21) — головний реквізит документа. Зміст доку-мента має бути бездоганним у юридичному відношенні.
Документи треба писати коротко, точно, зрозуміло.
Завдання документа — переконати, тому головна вимога до викладу змісту — достовірність і об’єктивність, ла-конічність при повноті інформації.
Треба уникати використання архаїзмів та канцеляризмів, русизмiв та iншомовних слiв за наявiностi слiв рiдної мови, а також сленгу, жаргону.
Правильно складеним є лише той діловий папір, який на-писаний офіційно-діловою мовою.
Риси ділового стилю:
• Нейтральний тон викладу, відсутність емоційності. Особистий суб’єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.
• Виразна логічнiсть тексту. Важливо дотримуватись логічної послідовності викладу та слідкувати за причинно-наслідковими зв’язками між частинами тексту.
• Точність. Вона досягається вживанням слів тільки в словниковому значенні, широким використанням термінів, цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення слів.
• Одноманітність викладу, яка означає, що всі документи одного виду мають однакову композицію, в них використову-ються речення однакової побудови. Навіть слова нерідко використовуються одні й ті ж самі — це сприяє кращому, швид-кому сприйняттю документа.
• Лаконiчнiсть.
При підготовці документа слiд дотримуватись певних принципів (рис. 2).
Об’єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.
Повна об′єктивність досягається високим ступенем безо-собовості, відсутністю будь-яких суб′єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.
Об′єктивність
Логічна послідовність
Повнота інформації
Якість викладу, точність опису
Свобода від суперечностей
Переконливість викладу
Типізація мовних засобів
Етикет ділових паперів
Логічна послідовність. Ознаки логічної послідовності:
• тісний логічний зв′язок усіх компонентів документа;
• чітко виявлені причинно-наслідкові зв′язки між повідомлюваними фактами в межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;
• протиставлення, яке виражається словами “проте”, або “однак”;
• логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результа-тивності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зок-рема, як-то).
Логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци тощо), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.
Повнота інформації. Повний — це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов′язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба до-мислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей.
Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв′язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде во-на для тих, хто ознайомлюється з цим документом.
Перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які повніше і точніше передають думку. Важливо чітко й точно формулювати прохання, пропозиції, накази, вдало виділяти і наголошувати основну думку.
Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, то-му що суперечності в тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємно виключаються. Суперечність може проявитись і в тому, що зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).
Переконливість викладу забезпечується обгрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.
Текст документа повинен бути коротким, у ньому мають бути лише основні, найважливіші положення й аргументи, а конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються в до-датку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняти правильне рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов′язань та ін.
Типізація мовних засобів — це стандартизація мови служ-бових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типiзованих слів (у наказі — наказую; у постанові — постанов-ляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо і т. п.).
Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформлюють від третьої, а не першої особи. Це посилює гро-мадський характер документа.
Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, що висловлюють ввічливість. Він повинен пронизу-вати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.
Укладачеві тексту слід ретельно вишукувати належну форму викладу думки.
Виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхо-ваного прояву роздратування, злої насмішки і грубощів. Текст документа, укладений у різкому тоні, викличе відповідь у та-кому ж різкому й нестерпному тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервові, напружені взаємовідно-сини між організаціями.
При написанні тексту ділового листа слід пам′ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав′язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не “Вашого пози-тивного рішення”, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення. Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.
Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна вип-ливати із самої логіки фактів, а це надає більшої сили й пере-конливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.
Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з до-триманням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Відповідь на лист, підписаний директором, має бу-ти підписаний також директором, а не його заступником. Ети-кет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.
Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у першій — обгрунтування, у другій — висновки, про-позиції, рішення, розпорядження або прохання.
Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не не-суть змістового навантаження.
Зміст має бути пов’язаний з виданими раніше документа-ми з цього питання.
Для економії часу на складання службових документів од-норідні або близькі за змістом документи повинні уніфікову-ватися. Суцільний зв’язний текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.
Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи — підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків доку-ментів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вво-дять у дію наказом керівництва. Трафаретні тексти використо-вуються так: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.
Зауваження щодо відповідальності:
• відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покла-дається на осіб, які готували, візували і підписували документи;
• відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи;
• відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів фiрми.