ДЕРЖАВНА СЛУЖБА МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ 5 страница
243. Накази з питань основної діяльності Держмолодьспорту, з кадрових питань групуються у різні справи. Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
244. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протокол і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
245. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань колегіальних органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
246. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за авторами ініціативних документів (кореспондентами).247. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
248. Листування групуються за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
249. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
250. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
251. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Держмолодьспорті здійснюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян.
Зберігання документів у Держмолодьспорті
252. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Держмолодьспорту зберігаються у структурних підрозділах за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
253. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
254. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
255. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу Голови Держмолодьспорту. На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
256. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
257. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу Голови Держмолодьспорту з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
258. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
259. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Держмолодьспорті створюється постійно діюча експертна комісія.
260. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах безпосередньо діловодами цих підрозділів, разом з експертною комісією під методичним керівництвом відділу контролю, діловодства та звернень громадян.
261. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Держмолодьспорту, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
262. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі номенклатури справ, типових переліків документів із строками зберігання, шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
263. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 22).
264. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються Головою Держмолодьспорту, після чого можна знищити документи.
265. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи. Якщо в акті
зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ
266. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
267. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації структурного підрозділу такі описи складаються обов'язково.
268. Структурні підрозділи, в яких утворюються документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання щороку складають описи справ за встановленою формою (додаток 23). Описи справ структурного підрозділу складаються діловодом структурного підрозділу, за методичної допомоги відділу контролю, діловодства та звернень громадян.
269. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу № 9, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 9 П – 2011; 9 Т – 2011, а описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу № 10 з кадрових питань – 10 К – 2011, структурного підрозділу № 10 з особового складу – 10 ОС – 2011.
270. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформляються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
271. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
272. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ________рік, №____.
273. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу контролю, діловодства та звернень громадян і затверджується керівником структурного підрозділу.
274. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
275. На основі описів справ структурних підрозділів готуються зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.
276. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою Держмолодьспорту. Один примірник затвердженого опису подається до ЦДАВО України.
277. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК і затверджуються Головою Держмолодьспорту.
278. Зведені описи справ з кадрових питань складаються у трьох примірниках, підписуються начальником відділу роботи з персоналом, схвалюються ЕК, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою Держмолодьспорту. Один примірник зведеного опису подається до ЦДАВО України.
279. Описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та з особового складу необхідно через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО України в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
280. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
281. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
282. Справи з грифом "Для службового користування" та особові справи повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. 283. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
284. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за… роки".
285. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
286. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з відділом контролю, діловодства та звернень громадян – номер опису і фонду.
287. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.
288. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву Держмолодьспорту
289. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Держмолодьспорту в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Держмолодьспорту за рішенням начальника відділу контролю, діловодства та звернень громадян.
290. Передача справ до архіву Держмолодьспорту здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим першим заступником Голови.
291. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, відділ контролю, діловодства та звернень громадян оформляє видачу справ у тимчасове користування.
292. Приймання – передача кожної справи здійснюється працівником відділу контролю, діловодства та звернень громадян в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Держмолодьспорту за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник відділу контролю, діловодства та звернень громадян, відповідальний за ведення архіву Держмолодьспорту, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.
294. Справи, що передаються структурними підрозділами до архіву Держмолодьспору, повинні бути зв'язані належним чином.
295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу діловод структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи, складає відповідного акта і передає їх
до архіву Держмололдьспорту незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Держмолодьспорт забезпечує зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в Держмолоьспорті для постійного зберігання до ЦДАВО України.
Користування архівними документами в Держмолодьспорті
296. Працівники Держмолодьспорту отримують документи з архіву для роботи з ними у приміщенні архіву під розписку у спеціальному журналі.
297. Працівник, який отримав в архіві Держмолодьспорту справу для роботи, несе відповідальність за її збереження згідно із законодавством.
298. В архівних справах, одержаних працівниками Держмолодьспорту для тимчасового користування, забороняється робити будь-які позначки.
299. У разі виявлення нестачі документів або їх пошкодження, начальник відділу контролю, діловодства та звернень громадян складає відповідний акт та інформує керівництво Держмолодьспорту.
300. Копії архівних документів Держмолодьспорту видаються на запит заявників лише за письмовим дорученням Голови, першого заступника Голови, заступника Голови згідно з розподілом обов'язків.
Начальник відділу контролю,
діловодства та звернень громадян
департаменту з питань молоді
та комунікацій О.Пересєкіна
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 8)
ФУНКЦІЇ ДІЛОВОДА
Працівник, відповідальний за ведення діловодства:
одержує кореспонденцію у відділі контролю, діловодства та звернень громадян, фіксує її одержання в журналі реєстрації та АС "Контроль";
доповідає про вхідну кореспонденцію керівникові структурного підрозділу та за його дорученням (резолюцією) передає її виконавцю, що відображається в журналі реєстрації та АС "Контроль";
здійснює контроль за своєчасним опрацюванням документів у підрозділі, надає керівникові інформацію про хід опрацювання документів;
готує та надає керівникові інформацію про проходження документів у підрозділі;
одержує проекти документів (листів, наказів), що подаються на візування керівникові підрозділу, фіксує їх одержання в журналі реєстрації та подає на розгляд керівникові підрозділу чи першому заступникові Голови, заступникові Голови, Голові Держмолодьспорту;
передає завізовані проекти документів (листів, наказів) для візування в інший структурний підрозділ чи у приймальню першого заступника Голови, заступника Голови для подальшого візування чи підпису;
ознайомлює за дорученням керівника працівників підрозділу із службовими документами;
складає номенклатуру справ підрозділу, формує справи відповідно до номенклатури та забезпечує їх зберігання;
здає справи до архіву Держмолодьспорту;
одержує, зберігає і веде облік бланків листів Держмолодьспорту.
_______________
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 18)
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері форму А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 2987 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових інтервалів.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати дол. межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра – для абзаців у тексті;
92 міліметри – для реквізиту "Адресат";
104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчу вального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
_______________
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 20)
ДЕРЖАВНА СЛУЖБА МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
Держмолодьспорт України
вул.Еспланадна, 42, м. Київ, 01601,
тел.289-03-66, 289-12-64, факс: 289-12-94, E-mail:correspond@dsmsu.gov.ua
____________________ №_____________
на № _______________ від ____________
_______________
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 20)
