Подготовка данных об абонентах-задолжниках
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 14
Обработка массовых отправлений
Цель работы
Научить пользователя производить слияние файлов Excel и Word.
Основные теоретические положения
Операционная система Windows дает возможность совмещать работы основных приложений пакета Microsoft Office. Например, из информации табличного процессора Excel можно сформировать базу данных в Access. Можно также осуществить слияние документов табличного процессора Excel и текстового редактора Word.
Порядок выполнения работы
Задание. Разработать в Word образец серийных писем для рассылки должникам по оплате за телефонные услуги. Список должников следует считать из таблицы Excel.
Внимание! Требуется обязательная запись в отчете последовательности всех операций слияния.
Выполнение задания
3.1. Создание файла с данными об абонентах:
3.1.1. Выполните команды меню Файл – Создать(откроется новая книга Excel с чистым рабочим листом).
3.1.2. Создать таблицу (табл. 17), которая представляет собой ведомость оплаты за телефонные услуги.
3.1.3. В ячейку Е1 ввести заголовок: 1- должник, 0- нет.
3.1.4. В ячейку Е2 ввести формулу, работающую по правилу: если значение ячейки D2 не равно нулю (т. е. есть задолженность), то ввести 1, иначе - 0. Формула имеет вид =ЕСЛИ(Б2=0;0;1).
3.1.5. Скопировать формулу на весь список. В графе 1- должник, 0- нетстоят единицы, если абонент не заплатил за услуги.
Подготовка данных об абонентах-задолжниках
3.2.1. Выделите строку заголовков таблицы и выполните команды меню Данные - Фильтр - N» Автофильтр. Щелкните по кнопке фильтра в графе 1 -должник, 0- нети выберите в списке условие 1. На экране появится новая таблица (табл. 18), содержащая только те записи, в которых стоит условие 1.
3.2.2. Протяните курсор мыши с нажатой левой кнопкой по новой таблице и выполните команды меню Правка - Копировать,затем вставьте на рабочий Лист2данные из буфера обмена (Правка - Вставить).Получилась новая табл. 18 без кнопок автофильтра.
Таблица 17
| А | В | С | D | |
| №пп | Фамилия И.О. | Телефон | Сумма долга | |
| Баболина А.И. | 213-89-51 | 75р. 50к. | ||
| Быковская Г.В. | 135-67-97 | 175р.00к. | ||
| Васильева Э.С. | 312-77-57 | |||
| Воеводина Е.Г. | 213-89-52 | |||
| Громин Л. С. | 432-90-94 | |||
| Дмитриев Н.А. | 213-89-54 | 46р. 93к. | ||
| Евдокимова Е.В. | 312-11-10 | |||
| Евсеева И.А. | 312-87-66 | 25р. 50к. | ||
| Жилина Н.В. | 312-11-11 | |||
| Земелина Н.И. | 432-90-98 | 0р. ЗЗк. | ||
| Зубарев П.С. | 311-45-16 | |||
| Ильина К.В. | 210-36-87 | |||
| Истомина Н.В. | 315-45-45 | |||
| Итков В.М. | 213-77-12 | |||
| Карелин М.Ю. | 312-89-57 | 75р. 50к. | ||
| Кузнецова А.Д. | 210-85-89 | |||
| Ларина В.Г. | 213-65-98 | |||
| Лавров К.И. | 315-78-78 | |||
| Лещенков О.Ф. | 213-44-81 | |||
| Ломова Р.И. | 110-15-87 | |||
| Макарова Н.Н. | 319-11-13 | 225р. 75к. | ||
| Мошкина О.В. | 320-33-54 | |||
| Мякишев Л.Д. | 312-57-11 | |||
| Налина О.М. | 432-90-96 | 18р. 96к. | ||
| Огольцава Е.В. | 312-11-19 | 75р. 50к. | ||
| Одоевская В.Г. | 432-89-74 | |||
| Оросьева О.В. | 110-11-12 | |||
| Панин П.П. | 112-56-98 | |||
| Петрова Н.Р. | 186-34-32 | |||
| Пташкина О.В. | 186-45-67 | |||
| Романина Н.Ю. | 312-11-14 | 33р. 50к. | ||
| Рокотов СВ. | 315-96-31 | |||
| Руковица А.Д. | 312-45-73 | |||
| Рябов А.Р. | 310-12-45 | |||
| Санин O.K. | 311-60-07 | |||
| Стегалина З.С. | 135-67-93 | 885р. 00к. | ||
| Тенина Г.В. | 564-05-60 | |||
| Тупалев В.П. | 552-23-18 | 75р. 50к. | ||
| Усатов В.В. | 212-04-98 | |||
| Ушеров Р.И. | 213-89-62 | 23р. 70к. |
3.2.3. Для сохранения документа выполнить команды Файл -Сохранить как...- Мои документы- папка Факультет- ваша Именнаяпапка - в окне Имя- введите имя Абонент - Сохранить.Закройте документ. 3.3. Подготовка основного документа (бланка письма)
3.3.1. Не закрывая файла Excel, выполните команды: кнопка Пуск - Программы - Microsoft Word.
Таблица 18
| А | В | С | D | Е | |
| № пп | Фамилия | Телефон | Сумма долга | 1-должник, 0-нет | |
| Баболина А.И. | 213-89-51 | 75р. 50к. | |||
| Быковская Г.В. | 135-67-97 | 175р.00к. | |||
| Дмитриев Н.А. | 213-89-54 | 46р. 93к. | |||
| Евсеева И.А. | 312-87-66 | 25р. 50к. | |||
| Земелина Н.И. | 432-90-98 | 985р Збк | |||
| Карелин М.Ю. | 312-89-57 | 75р. 50к. | |||
| Кузнецова А.Д. | 210-85-89 | 75р. 50к. | |||
| Ларина В.Г. | 213-65-98 | 885р. 00к. | |||
| Лещенков О.Ф. | 213-44-81 | 275р. 50к. | |||
| Макарова Н.Н. | 319-11-13 | 123р. 70к. | |||
| Мошкина О.В. | 320-33-54 | 33р. 50к. | |||
| Налина О.М. | 432-90-96 | 18р. 96к. | |||
3.3.2. Создайте бланк письма по образцу рис. 1. Окна для ввода информации формируйте при помощи команды меню Вставка - Надпись.Курсор превращается в черный крестик, растяните рамку до нужных размеров.
Рис. 1
Просим оплатить в течение 2-х недель со дня указанной даты.
Слияние документов в Windows XPи других версиях Windowsсущественно отличаются. Поэтому рассмотрим два варианта слияния.