Шаг. Персонализировать документ

Лабораторная работа № 11

Рассылка писем

Часто возникает необходимость отправки стандартных писем нескольким адресатам. В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. В Writer предусмотрены возможности автоматизированной подготовки подобных писем для рассылки. Программа вставляет по очереди адресные данные в стандартный текст и распечатывает результаты.

Подготовка стандартного письма нескольким адресатам состоит из основных шагов:

1. Создание основного текста письма (текстовый документ).

2. Создание источника адресных данных (документ базы данных).

3. Вставка полей слияния базы данных в текстовый документ.

4. Выполнение слияния документов и вывод писем в файл для печати.

Создание основного документа.

Под основным документам в данном контексте понимается тот стандартный текст, который будет одинаковым по всем экземплярам документов. Но в основном документе содержится не только общий текст, но и поля, предназначенные для заполнения переменной информацией (например, имя адресата).

Откройте новую страницу Writer для создания основного документа. В качестве образца используйте приложение в конце лабораторной работы. Наберите и отформатируйте текст приглашения.

Выполните команду Сервис Рассылка писем.... Откроется диалоговое окно Мастер рассылки писем.

Шаг. Выбрать начальный документ.

В диалоговом окне укажите - Использовать текущий документ.

Щелкните по кнопке Далее внизу диалогового окна.

Шаг. Выбрать тип документа.

В диалоговом окне выберите тип документа - Письмо.

Щелкните по кнопке Далее.

Шаг. Вставить блок с адресом.

Ввверху диалогового окна под п.1 щелкните по кнопкеВыбрать список адресов... идалееСоздать…Откроется диалоговое окно Новая адресная книга.Вы увидите поля базы данных, которые предназначены для хранения переменной информации (рис.1).

Необходимо заполнить поля:

Имя;

Фамилия;

Название компании;

4. Адрес (1-ая строка);

Город;

Почтовый индекс;

Страна;

8. Пол (ж / м).

 

Рис. 1.

В указанные поля введите произвольные данные для пяти адресатов. Для того, чтобы добавить следующего адресата, используйте кнопку Создать.После заполнения базы нажмите ОКи сохраните файл в своей рабочей папке под именем Address(обязательно использовать в названии только латинские буквы без пробелов). Нажмите ОК в диалоговом окне Выбор списка адресов.

Под п.2 поставьте флажок в строке Документ должен содержать блок с адресом. Далее щелкните по кнопке Дополнительнои выберите адресный блок, где присутствуют все(за исключением поля ПОЛ) заполненные вами в адресной книге поля, нажмите ОК.

Шаг. Создать приветствие.

Поставьте флажки в строках Документ должен содержать приветствие и Вставьте персональное приветствие. Укажите имя поля (Пол) и значение поля (ж), указывающее на женский род получателя.

Шаг. Настроить разметку.

Снимите флажок Выровнять по основному тексту и переместите блок с адресом в верхний левый угол страницы: слева — 2,00 см, сверху — 2,00 см.

Позиция приветствия под словом «Приглашение».

Шаг. Правка документа.

Щелкните по кнопке Правка документа и отредактируйте или отформатируйте приглашение, если это необходимо. Для возврата в диалоговое окно Мастера рассылки нажмите кнопку Вернуться в рассылку писем на специальной панели инструментов.

шаг. Персонализировать документ.

Не выполняем действий. Нажимаем Далее и переходим на завершающий этап.