Як змінити розміри стрічки формул?
Заняття 5. Використання в діловодстві табличного процесора MS Excel.
НАВЧАЛЬНІ І ВИХОВНІ ЦІЛІ:
- Вивчити основні можливості MS Excel щодо відпрацювання різноманітних документів.
- Ознайомитись з основними способами обробки статистичних даних.
- Формувати навички самостійної роботи з літературою та електронними ресурсами.
ЧАС: 2 години.
МІСЦЕ: поточна аудиторія.
ВИД: індивідуальне заняття
НАВЧАЛЬНО-МАТЕРІАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ:
1. ПЕОМ, програмне забезпечення.
2. Індивідуальні картки-завдання.
& ЛІТЕРАТУРА:
1. Войтюшенко Н.М., Остапець А.І. Інформатика і комп’ютерна техніка: навч. пос. [для студ. вищ. навч. закл.]/ Н.М. Войтюшенко, А.І. Остапець. [2-ге вид.]. – К.: Центр учбової літератури, 2009. – 564 с.
2. Желдак А.А. та ін. Інформатика та інформатизація.- Хмельницький: Вид. НАДПСУ, 2001. - 268c.
3. Симонович С.В. и др. Информатика: Базовый курс - СПб.:Питер, 2003. - 640 с.:ил.
НАВЧАЛЬНІ ПИТАННЯ І РОЗРАХУНОК ЧАСУ
| № з/п | Навчальні питання | Час (хв.) |
| І ІІ ІІІ | Вступна частина
Основна частина
|
НАВЧАЛЬНИЙ МАТЕРІАЛ
Питання 1. Можливості електронних таблиць і їх місце в діловодстві.
Час на відпрацювання - 35 хв.
Ми живемо в світі цифр і чисел, тому що все в нашому житті вимірюється і фіксується, підлягає рахунку, обрахунку і обліку. Щоб правильно розпоряджатися, контролювати час, а отже, і гроші, треба швидко і зручно вести різного роду обчислення, різних профілів і напрямів, накопичувати чисельну і текстову інформацію, обробляти, співставляти дані, вести їх пошук і обмін. Програми обробки електронних таблиць широко застосовуються в наш час, так як без обчислень не обійтись практично в усіх сферах нашого життя.
При проведенні розрахунків над даними, які подані в табличній формі, широко використовують спеціальні програми для роботи з електронними таблицями. Іноді такі програми називають табличними процесорами. Електронні таблиці на відміну від текстових процесорів призначені для обробки інформації нетекстового характеру. Ця інформація має більш специфічний вигляд; здебільшого це певним чином організована числова інформація.
Microsoft Excel - програма великоформатної таблиці та зберігання даних, яка є важливою частиною процесу ділового управління в багатьох організаціях. Уміння працювати з цією програмою - суттєвий фактор ефективної роботи для всіх співробітників, починаючи з самих низів закінчуючи вищим виконавчим керівництвом. Табличний процесор MS Excel (електронні таблиці) - одне з найбільш часто використовуваних додатків пакета MS Office, найпотужніший інструмент в умілих руках, що значно спрощує рутинну повсякденну роботу. Основне призначення MS Excel - рішення практично будь-яких завдань розрахункового характеру, вхідні дані яких можна представити у вигляді таблиць. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними та дозволяє отримувати результати без програмування розрахунків. В Україні Excel є не просто домінуючою, а просто єдиною електронною таблицею, доступною для пересічного користувача. Вона надає можливість без спеціальних навичок створювати досить складні додатки, що задовольняють до 90 % запитів користувачів.
Основною особливістю електронних таблиць є використання формул і можливість автоматичного перерахунку таблиць у разі зміни даних у таблиці, якщо ці дані використовуються у формулах. У зв’язку з цим електронні таблиці часто називають електронними процесорами.
Електронна таблиця створюється в пам'яті комп'ютера,її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний диск для зберігання, друкувати на принтері. На екрані дисплея електронна таблиця має вигляд прямокутної матриці, що складається з колонок (стовпців) і рядків, на перехрещенні яких утворюються клітинки. Кожна колонка і рядок мають ідентифікатор, так що кожна клітинка може бути визначена однозначно. В клітинки поміщуються числа, математичні формули і тексти.
Спочатку електронні таблиці дозволяли обробляти виключно двомірні таблиці, передусім з числовими даними, але потім з'явилися продукти, що крім цього мали можливості з'єднувати кілька таблиць для спільної роботи і обробки, включати текстові, графічні і інші мультимедійні елементи. Інструментарій електронних таблиць включає потужні математичні функції, що дозволяють вести складні статистичні, фінансові та інші розрахунки. Часто електронні таблиці включають вбудовану скриптову мову програмування для автоматизації типових робіт.
Табличний редактор Microsoft Excel, дозволяє виконувати обчислення, аналізувати дані і працювати зі списками в таблицях і на Web-сторінках.
Поряд з такими задачами, як підготовка різних бланків, створення ділової графіки, Excel дозволяє вирішувати дуже складні проблеми, такі як обробка замовлень на підприємстві, планування виробництва, розрахунок податків, заробітної платні, облік кадрів і витрат, керування збутом і т.д.
Основні можливості електронних таблиць:
- проведення однотипних складних розрахунків над великими наборами даних;
- автоматизація підсумкових обчислень;
- вирішення завдань шляхом підбору значень параметрів;
- обробка (статистичний аналіз) результатів експериментів;
- проведення пошуку оптимальних значень параметрів (рішення оптимізаційних задач);
- підготовка табличних документів;
- побудова діаграм (в тому числі і зведених) за наявними даними;
- створення та аналіз баз даних (списків).
Для активації програми Microsoft Excel можна використовувати ярлик на панелі задач Windows або ж пункт «Microsoft Excel 2007» в меню Microsoft Office у списку «Все программы» главного меню.
Основними елементами робочого вікна Excel є:
- Стрічка заголовку (у ній вказується ім'я програми) з кнопками керування вікном програми і вікном документа (Згорнути, після розгортання або Розгорнути на весь екран, Закрити);
- Стрічка основного меню - це широка полоса у верхній частині вікна програми (кожен пункт меню представляє собою набір команд, об'єднаних загальною функціональною спрямованістю) плюс вікно для пошуку довідкової інформації.
Щоб збільшити робочу область вікна програми, стрічку можна згорнути постійно чи тимчасово. Для цього:
1. У вікні відкритої книги клацнути по кнопці «Настройка панели быстрого доступа»
2. У списку команд вибрати пункт «Свернуть ленту».
3. Для відновлення стрічки відключити пункт «Свернуть ленту» у тому ж меню кнопки «Настройка панели быстрого доступа».
4. Або ж у вікні відкритого документа двічі клацнути по імені любої активної вкладки.
Примітка. Також можна використовувати поєднання кнопок Ctrl+F1 як для розгортання, так і для згортання стрічки у вікні програми.
Стрічка формул.
Стрічка формул – це спеціальна панель, характерна саме для програми Excel. Вона призначена для вводу та зміни адрес комірок, а також для роботи із формулами. Стрічка формул складається із адресного віконця (поле «Имя»), кнопки «Вставить функцию» та вікна вводу формул.
Якщо стрічка формул чомусь не відображається у вікні програми при її запуску, то для її активації потрібно зробити наступне:
1 спосіб:
1. У вікні відкритої книги перейти до вкладки «Вид».
2. У групі «Показать или скрыть» активівувати значення «Строка формул»
2 Спосіб:
1.У верхньому лівому кутку вікна програми клацнути по кнопці «Office».
2.В меню типових задач вибрати пункт «Параметы Excel».
3.У вікні «Параметы Excel» на вкладці «Дополнительно» у групі «Экран»включити пункт «Показывать строку формул».
4.Закрити вікно кнопкою «ОК».
Як змінити розміри стрічки формул?
Для зручності роботи можна збільшувати висоту стрічки формул. Як би висота формул не змінювалась, на аркуші завжди залишається видимою активна комірка.
1 спосіб:
1. У відкритому вікні книги клацнути з правої сторони стрічки формул лівою кнопкою миші по кнопці «Развернуть строку формул» або використати поєднання кнопок Ctrl+Shift+U.
2.Стрічка формул прийме наступний вигляд:
3. Повторне клацання поверне розміри стрічки формул у вихідне положення.
2 Спосіб:
Для настройки висоти стрічки формул навести курсор миші на нижній край стрічки формул та, коли він стане вертикальною двухстороньою стрілкою, при натисненій лівій кнопці миші перетащити край стрічки вгору або вниз на необхідну кількість стрічок.
3 Спосіб:
Для автоматичного підбору розміру стручки формул під кількість введенного тексту необхідно навести курсор на край стрічки формул та, коли він стане вертикальною двухстороньою стрілкою двічі клацнути лівою кнопкою миші.
Примітка. Якщо у вікні стрічки формул відображається полоса прокрутки, то в стрічці формул є додатковий текст.
Документ Excel називається робочою книгою. Робоча книга являє собою набір робочих аркушів, кожний з яких має табличну структуру і може містити одну або кілька таблиць. У вікні документа в програмі Excel відображається тільки поточний робочий лист, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, яка відображається на ярличку листа, що відображується в його нижній частині. За допомогою ярличків можна перемикатися до інших робочих листів, які входять в ту ж саму робочу книгу. Щоб перейменувати робочий лист, треба двічі клацнути на його ярличку.
Робочий лист складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені великими латинськими літерами і, далі, дво та трилітерними комбінаціями. Рядки нумеруються цифрами, від 1 до 1048576 (220 , максимально допустимий номер рядка).
Осередки і їх адресація. На перетині стовпців і рядків утворюються осередки(комірки) таблиці. Вони є мінімальними елементами для зберігання даних. Позначення окремої комірки поєднує в собі номери стовпця і рядка, на перетині яких вона розташована, наприклад: А1 або DE234. Позначення комірки (її номер) виконує функції її адреси. Адреси комірок використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках.
Одна з комірок завжди є активною і виділяється рамкою активної комірки. Ця рамка в програмі Excel грає роль курсору. Операції введення і редагування завжди виробляються в активній комірці. Перемістити рамку активної комірки можна за допомогою курсорних клавіш або покажчика миші.
Діапазон комірок. На дані, розташовані в сусідніх комірках, можна посилатися в формулах, як на єдине ціле. Таку групу комірок називають діапазоном. Найбільш часто використовують прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи послідовно розташованих рядків і групи послідовно розташованих стовпців. Діапазон комірок позначають, вказуючи через двокрапку номери комірок, розташованих в протилежних кутах прямокутника, наприклад: А1: С15.
Якщо потрібно виділити прямокутний діапазон комірок, то це можна зробити протягуванням покажчика від одного кутового осередку до протилежного по діагоналі. Рамка поточного осередку при цьому розширюється, охоплюючи весь вибраний діапазон. Щоб вибрати стовпець або рядок цілком, слід клацнути на заголовку стовпця (рядка). Протягуванням покажчика по заголовках можна вибрати кілька розташованих підряд колонок або рядків.
Окрема комірка може містити дані, які стосуються одного з трьох типів: текст, число або формула, - а також залишатися порожньою. Програма Excel при збереженні робочої книги записує в файл тільки прямокутну область робочих листів, що примикає до лівого верхнього кута (комірка А1) і містить всі заповнені комірки.
Тип даних, що розміщуються в комірці, визначається автоматично при введенні. Якщо ці дані можна інтерпретувати як число, програма Excel так і робить. В іншому випадку дані розглядаються як текст. Введення формули завжди починається із символу "=" (знака рівності).
Введення тексту і чисел. Введення даних здійснюють безпосередньо в поточний осередок або в рядок формул, що розташовується у верхній частині вікна програми безпосередньо під панелями інструментів. Місце введення відзначається текстовим курсором. Якщо почати введення натисненням алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточного осередку замінюються текстом, що вводиться. Якщо клацнути на рядку формул або двічі на поточному осередку, старий вміст комірки не видаляється, а з'являється можливість його редагування. Введені дані в будь-якому випадку відображаються: як в комірці, так і в рядку формул.
Щоб завершити введення, зберігши введені дані, використовують кнопку Enter в рядку формул або клавішу Enter. Щоб скасувати внесені зміни і відновити колишнє значення осередку, використовують кнопку Скасування в рядку формул або клавішу Esc. Для очищення поточної клітинки або виділеного діапазону простіше всього використовувати клавішу Delete.
Форматування вмісту комірок. Текстові дані за замовчуванням вирівнюються по лівому краю комірки, а числа - по правому. Щоб змінити формат відображення даних в поточному осередку або вибраному діапазоні, використовують команду Формат ячеек. Вкладки цього діалогового вікна дозволяють вибирати формат запису даних (кількість знаків після коми, вказівка грошової одиниці, спосіб запису дати і інше), задавати напрямок тексту і метод його вирівнювання, визначати шрифт і накреслення символів, управляти відображенням і виглядом рамок, задавати фоновий колір.
Типові області застосування:
· завдяки тому, що електронна таблиця являє собою готову таблицю, їх часто використовують для створення документів без усіляких розрахунків, що просто мають табличне представлення (наприклад, прайс-листи в магазинах, розклади);
· в сучасних електронних таблицях легко можна створювати різні види графіків і діаграм, які беруть дані для побудови з комірок таблиць (наприклад графік зниження ваги тіла за вказаний період від початку занять спортом);
· звичайні користувачі можуть використовувати для елементарних розрахунків (скільки витратив за цей місяць, що/кому/коли дав/взяв);
· електронні таблиці містять багато математичних і статистичних функцій, завдяки чому їх можуть використовувати школярі і студенти для розрахунків курсових, лабораторних робіт;
· електронні таблиці інтенсивно використовують в бухгалтерії — у багатьох фірмах це основний інструмент для оформлення документів, розрахунків і створення діаграм. Природно, він має в собі відповідні функції;
· електронні таблиці можуть працювати як база даних початкового рівня. Хоча, звичайно, до повноцінної бази даних їм далеко.