Составные части делового письма
Как уже отмечалось, деловое письмо включает семь основных элементов, следующих в таком порядке:
1) шапка-заголовок; 2) дата; 3) адрес (к кому обращаются); 4) обращение; 5) текст; 6) приветственное заключение; 7) подпись.
Шапка-заголовок - включает имя (фамилию) и адрес отправителя, отпечатанный в верхней части листа (или фирменный бланк с указанием организации, учреждения).
Дата - месяц обозначается словом, день и год цифрами.
Адрес - адрес приводится таким же, как он написан на конверте. Он должен содержать (1) имя, (2) N дома, название улицы, (3) город, (4) штат (провинцию) и (5) почтовый индекс адресата. Если речь идет о широко известной фирме, то улица может не печататься (например, Bank of England London, 20035). Название фирмы, компании дается полностью, без каких-либо сокращений.
Когда письмо адресуется отдельному человеку-должностному лицу какой-либо организации, то после его фамилии (после запятой) дается его должность и желательно на той же строке. Если название должности длинное, то - на следующей строке ниже. Титулы не сокращаются. Единственные слова, предшествующие имени, которые сокращаются, включают: "Mr.", "Mrs.", но "Miss", а также ученые степени и звания - "Dr.", но "Professor", "The Reverend" (священник, преподобие). Указание этих титулов перед фамилией является обязательным.
Адрес обычно пишется через два и более интервалов, ниже даты. Однако в правительственной корреспонденции и в некоторых других официальных бумагах адрес часто пишется ниже подписи в нижнем левом углу страницы.
Примеры адресов:
Mr. John J. Creighton, President General Machinning Company, Inc. 630 Fifth Avenue New York, New York 10020
Dr. William J. Moore Executive Vice President Pacific Coast Furniture Enterprisis 209 Post Street San Francisco, California 94108
Обращение. Обращение означает официальное начало письма. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже адреса. После обращения ставят двоеточие. Это классическое правило. Иногда вообще не ставят никакого знака или в последнее время - запятую.
Выбор формы обращения зависит от уровня отношений между автором и адресатом. В обычной деловой переписке обращение должно быть умеренно сдержанным и не ставить под сомнение достоинство автора письма (унижать его). Другое дело, когда между двумя субъектами сложились дружеские отношения. В этом случае обращение может выходить за рамки строгой официальности. Особые формы обращения приняты в переписке с официальными, правительственными, должностными лицами.
Текст. Текст начинается через четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками).
Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.
Заключение (приветственное заключение). Заключение - это официальное (формальное) выражение уважения автора письма адресату. Оно следует за текстом, занимая, одну-две или более строк. В письме, напечатанном по форме "блок" или "полублок", заключение начинается примерно от середины страницы, а по форме "полный блок" и "упрощенной форме" - от левого поля.
Характер и содержание заключения, как и обращения, зависит от уровня (близости) отношений между автором и адресатом. Заключение начинается с заглавной буквы и не должно содержать никаких сокращений. Оно не должно присоединяться к последнему предложению текста.
Подпись. Она ставится через 6-8 интервалов ниже заключения и должна содержать такие данные: имя автора, его должность и ученую степень. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.
Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо и постскриптум (postscript).
Инициалы исполнителя (машинистки). Пишутся в левом нижнем углу, на несколько строк ниже подписи.
Информация о вложениях. Эта информация ставит в известность читателя о содержании вложений. В левом нижнем углу, ниже инициалов исполнителя (машинистки) пишется слово "Приложения" (Enclosure или сокращение от него Enc).
Постскриптум (приписка). Пользоваться постскриптумом надо осторожно, так как его наличие может указывать на забывчивость автора (т.е. добавки тогда, когда письмо уже было напечатано). Постскриптум пишется ниже инициалов исполнителя и информации о вложениях (примерно через четыре интервала) и ему предшествует сокращение заглавными буквами P.S.
Firm Yalta
20 October Street
Simferopol, Crimea 333000
(обратный адрес)
Air mail (способ доставки)
Attention: Mr. John W. Harris
(Вниманию: ...)
Simmons and Gate, Inc.
20 East 82 Street
New York, New York 10028
Конверт в международной практике оформляется таким образом.
Следует обратить внимание на аккуратность оформления конверта, так как от этого зависит своевременная его доставка. Все данные на конверте надо печатать на пишущей машинке или принтере.
Адрес получателя печатается несколько ниже середины конверта и начинается чуть слева от вертикальной середины его. Индекс предприятия связи должен стоять в конце адреса (после него не должно быть никаких других слов). Это очень важно при автоматической сортировке писем. В связи с этим указание, кому еще (и только ему) адресовано письмо, печатается слева и выше адреса. Всякие пометки, типа "Лично", "Срочно", "Передать по возвращении" и т.п. пишутся в верхней части конверта. Отметки о способе доставки (авиа, заказное, с вручением - air mail, resistered mail, special delivery) печатаются выше адреса и справа (ниже марки).
Адрес на конверте должен быть одинаков с адресом, который приводится в письме.
Контрольные вопросы и задания
1. Назовите и кратко характеризуйте каждое из пяти требований, предъявляемых к деловой переписке.
2. Какие стили оформления писем наиболее употребительны в деловой переписке?
3. Из каких семи элементов состоит деловое письмо?
4. Составьте деловое письмо в соответствии с общепринятыми правилами, переведите его на изучаемый иностранный язык и оформите в стиле блок, полный блок, полублок и в упрощенной форме.
Рекомендуемая литература
1. Браим И.Н. Этика делового общения. - Минск, 1996.
2. Деловая переписка с иностранными фирмами: практическое пособие. - М., 1991.
3. Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996.
4. Формановская Н.И., Шевцова С.В. Речевой этикет. Русско-английские соответствия: справочник. - М., 1992.
5. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994.