Методи бюджетного контролю. Класифікація ревізій

До методів бюджетного контролю відносять: документальну і камеральну перевірки, економічний аналіз, ревізію, обстеження. Ревізія — найбільш розповсюджений метод бюджетного контролю; це система контрольних дій, які направлені на всебічну перевірку фінансово-господарської діяльності підприємств, установ, організацій, а також роботи фінансових органів щодо складання і виконання бюджету з метою встановлення законності проведених операцій, дотримання фінансової дисципліни, порядку і правил організації обліку, достовірності звітності.
В економічній літературі існує кілька концепцій і ознак, за якими класифікуються ревізії. Можна виділити наступні з них:
- повнота охоплення діяльності об'єкта, що ревізується;
- ступінь охоплення даних фінансово-господарських операцій;
- залежно від їх організації;
- залежно від джерела даних, які є базою.
Класифікація ревізій на основі зазначених ознак схематично представлена на рис.1.
Повна ревізія передбачає перевірку всіх сторін фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю.
Часткові — перевіряють тільки окремі види господарських операцій або окремі напрямки діяльності підприємства, установи, організації.
Тематичні – це перевірка однотипних установ, організацій по окремих спеціальних питаннях.
Комплексні ревізії дозволяють глибше вивчити широке коло питань, які характеризують усі ланки і сторони господарської діяльності підприємства, організації та установи.
При суцільній ревізії перевіряють усі документи, які характеризують фінансово-господарську діяльність, починаючи від останньої ревізії.
При вибірковій перевіряються лише деякі документи або всі документи, але за певний проміжок часу. Якщо у процесі вибіркової ревізії виявляються порушення фінансової дисципліни, то проводиться суцільна перевірка всіх документів, які відносяться до фінансової діяльності об'єктів, що ревізуються.
Планові ревізії проводять у відповідності з планом контрольно-ревізійної роботи контролюючих органів.
Позапланові — це ревізії, які проводять за спеціальними завданнями вищестоящих організацій або за вимогою органів суду і прокуратури.
Додаткові ревізії проводять тоді, коли при проведенні першої ревізії не повністю встановлені факти порушень фінансово-господарської діяльності.
Повторні ревізії проводять після планової, щоб перевірити, як підприємство чи установа усуває недоліки, відмічені в акті ревізії.
Документальні ревізії полягають у тому, що всі господарські операції перевіряють по тих документах, які в бухобліку є основою для бухгалтерських записів. У процесі документальної ревізії перш за все перевіряються:
• наявність і достовірність первинних документів;
• правильність оформлення і своєчасність їх обліку;
• законність видатків, відповідність їх планам, ефективність використання.
Під час фактичної ревізії перевіряють фактичну наявність грошових коштів і матеріальних цінностей, вивчають фактичний пан об'єкта, який перевіряється, по їх наявності у натурі, їх відповідність даним бухобліку. Це — інвентаризація, експертна оцінка обсягів і якості виконаних робіт, обстеження і т. ін.
Перевірка — це обстеження та вивчення окремих сторін фінансово-господарської діяльності підприємства, організації, установи або їх підрозділів.

56. Бюджет – це кількісний план в грошовому виразі, підготовлений і затверджений до початку звітного періоду, де показуються доходи і зіставлені з ними витрати, які потрібно здійснити підприємству, щоб досягти поставленої мети. Для здійснення адекватного порівняння фактичних та бюджетних даних використовують гнучкий бюджет(г/б) – документ, складений на підставі запланованих даних про доходи і витрати підприємства для фактичного обсягу реалізації. З метою формування г/б переглядаються заплановані дані й розробляють новий бюджет для фактичного обсягу діяльності, змінні витрати перераховуються на фактичний обсяг діяльності, виходячи з їх бюджетних значень на од-цю, а постійні витрати найчастіше переносяться до г/б у розмірі запланованих. Перевага такого підходу – дозволяє виключити вплив чинника обсягу діяльності, який може бути поза зоною контролю менеджера підрозділу. Тому показники г/б придатні для подальшого порівняння їх з фактичними даними, а отримані у такий спосіб відхилення можна використовувати для визначення результативності й ефективності роботи підрозділу.

Гнучкі бюджети мають три основні напрями застосування: 1) у процесі підготовки бюджетів для очікуваного рівня діяльності до одержання фактичних результатів; 2) для обчислення величини витрат, яка відповідатиме фактичному обсягу діяльності, на базі якої готується звіт про виконання; 3) дозволяють передбачити фінансові результати за різних рівнів діяльності.

Отже, гнучкий бюджет – бюджет, складений на основі бюджетних витрат і доходів для фактичного обсягу діяльності або для кількох релевантних рівнів передбачуваної діяльності.

Гнучкий бюджет витрат ґрунтується на формулі: (Змінні бюджетні витрати на од.*Фактичний обсяг виробництва або реалізації)+Загальні постійні витрати

Гнучкий бюджет продажу розраховують залежно від тієї ціни, що використовується: Бюджетна ціна за од.*Фактичний обсяг продажу.

Використання гнучкого бюджету дає змогу розподілити загальне відхилення на відхилення від гнучкого бюджету та відхилення за рахунок обсягу діяльності. Відхилення від гнучкого бюджету-це різниця між фактичними результатами діяльності й показниками гнучкого бюджету.

Відхилення за рахунок обсягу діяльності-це різниця між показниками гнучкого й статичного бюджетів. Вказані відхилення дозволяють оцінити діяльність компанії з погляду ефективності й результативності.

57. Гнучкий бюджет дозволяє розрахувати розміри статей витрат для різних рівнів виручки (тобто рівнів виручки, з якими підпри­ємство має намір працювати в такому часовому періоді) і визна­чити відхилення бюджетних даних від фактичних, викликаних зміною розміру виручки порівняно з прогнозованим спочатку.
Інакше кажучи, гнучкий бюджет забезпечує зацікавлених осіб плановими даними, скоригованими на зміни в рівні випуску. Аналізуючи різні варіанти, можна вибрати оптимальний обсяг продажів або виробництва.
Основою для гнучкого бюджету є основний бюджет підприєм­ства, що є статичним бюджетом (тобто незмінним). Гнучке бюд­жетування розрізняє постійні і змінні витрати, дозволяючи тим самим перераховувати очікувані змінні витрати відповідно до фактичного рівня виручки. Статичний бюджет не припускає та­кого коригування.
Загальну формулу гнучкого бюджету, що визначає загальні бюджетні витрати для будь-якого рівня виробничої діяльності, можна навести в такому вигляді:
З = Ззм х Опрод + Зпост
де Ззм — змінні витрати на одиницю продукції;
Опрод — обсяг продажів;
Зпост — бюджетні постійні витрати.
Аналізуючи в такий спосіб планові і фактичні дані, можна сукупне відхилення бюджетних даних від фактичних розбити на два відхилення: відхилення, викликане зміною обсягу вироб­ництва (продажів) порівняно з прогнозованим і відхилення, ви­кликане порушеннями у виробничо-господарській діяльності. Саме друге відхилення, що являє собою відхилення фактичних даних від даних гнучкого бюджету, деталізується за кожним показником, що формує фінансовий результат, у розрізі фак­торів, що викликали ці зміни.
Якщо фактична величина змінних витрат за статтею відхили­лася від статичного бюджету, але не перевищує планового показ­ника за гнучким бюджетом, це відхилення можна вважати нор­мальним. Узагалі, сприятливим вважається відхилення, що пози­тивно впливає на операційний прибуток, тобто збільшує його, і навпаки.
У кінцевому підсумку, з істотними відхиленнями, які ви самі чи всі члени бюджетного комітету спільно не зможете усунути, доведеться змиритися — наприклад, попит падає, підприємства замовників закриваються і набагато швидше, ніж очікувалося.
Це незворотний спад. Тому бюджет продажів і пов'язані з ним бюджети та основний бюджет повинні бути переглянуті — і швид­ко, адже виконання неточного бюджету не має сенсу і може виявитися пагубним. У такому разі, можливо, буде невиправда­ним виконання виробничих графіків і закупівля капітального обладнання без надходження необхідних доходів.
Обчислення відхилень та їх аналіз
Аналіз фактично досягнутих результатів може проводитися порівнянням фактичних даних і бюджетних даних. Першим кро­ком в оцінці діяльності організації є виявлення відхилень. Ви­значення відхилень допомагає виявити області ефективності чи неефективності всієї діяльності або окремих областей і функцій організації. Крім визначення суми відхилення, важливо з'ясува­ти причину цього відхилення. Коли причина відома, керівник може розпочати відповідні дії для коригування проблеми.
Бюджетні витрати — це планований рівень витрат, що пока­зує, якими мають бути витрати. Отже, якщо фактичні витрати вищі від бюджетних, то таке відхилення вважається несприятли­вим, в іншому разі відхилення буде сприятливим. Узагалі кажу­чи, сприятливим вважається відхилення, що справляє позитив­ний ефект на операційний прибуток, тобто збільшує його. Відпо­відно, несприятливе відхилення — це відхилення, що зменшує операційний прибуток. Якщо фактичні доходи перевищують за­планований їх рівень, відхилення є сприятливим, в протилежно­му випадку — несприятливим. За відхиленнями показників ви­трат ситуація протилежна.
Аналіз відхилень може використовуватися вибірково. Багато компаній є такими великими, що просто неможливо розглянути всі галузі діяльності в деталях. Практика, коли вивчаються тільки сегменти вибіркових продуктів або незвичайно погані чи хороші результати діяльності, називається управлінням за відхиленнями.
Управління за відхиленнями — це принцип управління, відпо­відно до якого менеджер концентрує увагу тільки на значних відхиленнях від плану і не звертає уваги на показники, що вико­нуються задовільно.