Проектирование организационной структуры управления
Содержание
Введение. 3
1. Миссия и цели организации. 4
2. Внешняя среда организации: конкуренты, поставщики, потребители. 5
3. Технология работы.. 10
4. Проектирование организационной структуры управления. 11
5. Функциональное проектирование организации. 15
6. Проектирование штатного расписания, документооборота, положения об отделах и службах. 19
Заключение. 24
Список использованной литературы.. 25
Приложение 1. 26
Приложение 2. 28
Введение
Актуальность темы. Задача любого предприятия состоит в том, чтобы осваивать новые рынки, удовлетворять потребности клиентов. Одновременно она является и задачей руководства, менеджмента. Если предприятие работает плохо, нерентабельно, его новый хозяин меняет не рабочих, а руководство. Итак, менеджмент означает организацию работы коллектива.
Принимая любые решения, менеджеры должны постоянно иметь в виду не только высокую рентабельность фирмы, но и проблемы существования своих сотрудников, а также потребителей, ради которых фирма существует, и удовлетворение потребностей которых реально обусловливает необходимость функционирования фирмы и работы ее менеджеров.
Научно обоснованное формирование новой организации и организационных структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации.
Проектирование представляет собой взаимоувязанный комплекс работ, в результате выполнения которого составляют техническую документацию для строительства или реконструкции зданий и сооружений.
Целью работы является проектирование зерноперерабатывающего предприятия.
Задачи, которые необходимо выполнить для достижения цели работы:
1. Разработать миссию и цели организации;
2. Провести анализ внешней среды организации;
3. Проанализировать сильные и слабые сторон организации;
4. Разработать технологию работы организации;
5. Провести функциональное проектирование организации, проектирование организационной структуры управления организации;
6. Составить штатное расписание, документооборот;
Миссия и цели организации
Объектом исследования является компания ООО «Новосибирская крупяная компания».
Производственная компания ООО «Новосибирская крупяная компания» - производственное предприятие г. Новосибирска занимающееся переработкой и производством мукомольно-крупяных изделий.
Организационно-правовая форма предприятия – общество с ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – организация, созданная по соглашению юридическими лицами и гражданами путем объединения их вкладов в целях осуществления хозяйственной деятельности. Общество является юридическим лицом.
Общество в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.), хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу.
Общество является юридическим лицом, ведет самостоятельный баланс, имеет расчетный счет в банке, имеет круглую печать, бланки со своим наименованием и символикой, торговую марку, товарный знак, а также другие реквизиты.
Целью создания Общества является удовлетворение общественных потребностей в товарах и услугах, а также извлечение прибыли от хозяйственной деятельности.
Адрес предприятия: г. Новосибирск, ул. Звездная, 34.
Основной вид деятельности предприятия ООО «Новосибирская крупяная компания» - прием, подработка и хранение зерна; муки, круп.
Так как ООО «Новосибирская крупяная компания» производит продукцию первой необходимости, оно имеет большое количество потребителей своей продукции.
Предприятие производит продукцию следующего ассортимента:
- Мука хлебопекарная высший сорт;
- Мука хлебопекарная 1 сорт;
- Крупа манная группа;
- Крупа ячменная перловая;
- Крупа ячменная ячневая;
- Крупа пшено шлифованное;
- Крупа горох (целый, колотый);
- Крупа пшеничная (полтавская, артек);
- Крупа геркулес.
Миссия компании - производство высококачественной, пользующийся спросом продукции.
В своей деятельности предприятие преследует следующие цели:
1. Ресурсные – стремление привлечь наиболее ценные ресурсы (квалифицированных сотрудников, современное оборудование, капитал).
2. Качественные – выживание в условиях конкурентной борьбы, поддержка повышение качества выпускаемой предприятием продукции, снижение затрат на ее производство и реализацию, а как следствие этого, снижение цен. Повышение эффективности деятельности для полного удовлетворения потребителей (с этой целью ведется учет их требований).
3. Эгоистические - получение прибыли для привлечения капитала и для стимулирования желания владельцев разделить риск. Прибыль рассматривается как ограничительная цель.
4. Экологические – удовлетворение потребностей людей в экологически чистой продукции.
5. Количественные – увеличение объема продаж, расширение ассортимента предлагаемой продукции, производственных площадей.
2. Внешняя среда организации: конкуренты, поставщики, потребители
Анализ внешней среды компании, который еще можно назвать внешним аудитом или аудитом маркетинговой среды, исследует макросреду и среду задач компании. Результаты анализа необходимы для разработки маркетинговой стратегии компании.[1]
Предприятия осуществляют свою деятельность на целевом рынке в определенной среде, которая воздействует на них. В свою очередь, сами предприятия воздействуют на эту среду, вступая с ней во взаимоотношения различного характера – конкурентные, правовые, технологические и т.д. В составе внешней среды предприятия принято выделять микросреду и макросреду.
Существует масса способов классификации факторов внешней для организации среды. Но одним из самых распространенных способов классификации является разбиение факторов внешней среды на факторы прямого и косвенного воздействия (по другой терминологии – среда прямого и косвенного воздействия). Рассмотрим каждую из этих групп факторов.
Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации: поставщики; законы и государственные органы; потребители; конкуренты.[2]
Рассмотрим каждый из этих факторов среды прямого воздействия.
Поставщики. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ее материалами, оборудованием, энергией; капиталом; рабочей силой – один из ярких примеров прямого воздействия внешней среды на деятельность организации. Поставщики – очень сильный фактор. От качества поставщиков (комплексный показатель) зависит жизнеспособность многих организаций.[3]
Законы и государственные органы. Деятельность организации подпадает под множество правовых ограничений, которые устанавливает государство через законы: она имеет определенный статус – ОАО, ГУП, ООО, ЧП и т.п.; она действует в соответствии с налоговым законодательством. Как бы организация не относилась к законодательству, она должна придерживаться законов.
Например, таких, как Законы об охране окружающей среды; Законы о труде; Закон о защите прав потребителя и т.п.
Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, иногда неопределенностью, а иногда и противоречивостью. Помимо прочего, организация должна выполнять не только федеральные законы, но и требования различных государственных органов – Госкомимущество, Госстандарт, Санэпиднадзор, Пенсионный фонд и многих других. Дополнительно усложняют деятельность организации постановления местных органов управления, число которых непрерывно множится.[4] Они также заметно влияют на деятельность организации через лицензирование некоторых видов деятельности.
Потребители. По мнению многих специалистов в области менеджмента, единственно подлинная цель бизнеса – создавать потребителя. Фирма существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Это утверждение справедливо не только для бизнеса. Основная цель государства – оказывать услуги своим гражданам по обеспечению территориальной целостности, по обеспечению их прав и свобод и т.п. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией. Тем не менее в период выборов использование рекламы и личных встреч с избирателями служит ясным указанием на то, что кандидаты в будущие хозяева кабинетов рассматривают граждан как потребителей услуг государственных организаций.
Конкуренты. Это один из внешних факторов, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждой организации понимает, что если не удовлетворять нужды потребителя лучше конкурентов, долго на рынке товаров или услуг не удержаться. Иногда не потребители, а именно конкуренты (качеством своей продукции и своими затратами на их производство) определяют, какие продукты деятельности организация сможет продать и по какой цене.[5] Следует понимать, что потребители – не единственный объект соперничества организаций. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды – трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых технологий.
В настоящее время в Сибири значительное количество зерноперерабатывающих предприятий, только в Новосибирске их более 10. Поэтому с точки зрения уровня конкуренции в этой области предприятию очень трудно удерживать свое положение в реализации данного вида продукции.
Проведем анализ конкурентов, действующих в Новосибирске.
Основными конкурентами анализируемой компании на рынке г. Новосибирска являются предприятия: Мелькомбинат №3, ООО Планта», ОАО Черноглазовские мельницы, ООО «Первая мучная компания».
Таблица 1
Сравниваемые показатели конкурентоспособности фирм-конкурентов по каждому критерию
| Внешние преимущества | ООО «Новосибирская крупяная компания» | Мелькомбинат №3 | ООО Планта» | ОАО Черноглазовские мельницы | ООО «Первая мучная компания» | Вес преимущества |
| 1. Широта ассортимента | 0,87 | 0,89 | 0,82 | 0,92 | 0,87 | 0,20 |
| 2. Уровень цен | 0,98 | 0,9 | 0,96 | 0,96 | 0,9 | 0,15 |
| 3. Удовлетворение запросов потребителей | 0,96 | 0,93 | 0,87 | 0,98 | 0,88 | 0,05 |
| 4. Внешний вид компании | 0,91 | 0,98 | 0,87 | 0,05 | ||
| 5. Послепродажное обслуживание (гарантия) | 0,91 | 0,97 | 0,89 | 0,96 | 0,15 | |
| 6. Месторасположение предприятия | 0,9 | 0,84 | 0,94 | 0,92 | 0,96 | 0,05 |
| 7. Качество обслуживания | 0,89 | 0,96 | 0,15 | |||
| 8. Возможность выполнения нестандартных заказов | 0,97 | 0,92 | 0,93 | 0,98 | 0,89 | 0,15 |
| 9. Режим работы | 0,98 | 0,96 | 0,05 | |||
| Интегральный показатель КСП | 0,946 | 0,913 | 0,913 | 0,958 | 0,935 |
В результате проведенных расчетов следует, что лидирующие позиции на рынке зернопереработки Новосибирска занимает ОАО Черноглазовские мельницы и ООО «Новосибирская крупяная компания» с интегральными показателями равным 0,958 и 0,946 соответственно.
Основными преимуществами конкурентов по сравнению с ООО «Новосибирская крупяная компания» является уровень послепродажного обслуживания и оптимальная цена. Цена продукции ООО «Новосибирская крупяная компания» имеет более высокий уровень по сравнению с конкурентами.
На основе анализа внешней и внутренней среды выявим возможности и угрозы для ООО «Новосибирская крупяная компания». Сильные и слабые стороны предприятия определены посредством SWOT-анализа и представлены в таблице 2.
Таблица 2
SWOT-анализ
| Возможности | Угрозы | |
| 1. Выход на новые рынки или сегменты 2. Расширение ассортимента продукции 3. Спрос на сопутствующие товары 4. Появление новых технологий | 1. Возможность появления новых конкурентов 2. Неблагоприятная политика правительства 3. Изменение потребностей и вкуса покупателя 4. Неблагоприятное изменение курса валют | |
| Сильные стороны | ПОЛЕ «СИВ» | ПОЛЕ «СИУ» |
| 1. Наличие финансовых ресурсов 2. Высокая квалификация работников 3. Хорошая репутация организации у покупателей 4. Технологическое превосходство 5. Широкая география поставок | 1. Расширение сбытовой сети в регионе и за его пределами в целом 2. Увеличение количества продаж 3. Возможность получения кредита и расширение ассортимента производимой продукции | 1. Сохранение финансовой устойчивости при неблагоприятных внешних условиях и усилении конкуренции |
| Слабые стороны | ПОЛЕ «СЛВ» | ПОЛЕ «СЛУ» |
| 1. Ухудшающаяся конкурентная позиция 2. Низкий уровень организации маркетинга 3. Высокая цена продукции 4. Высокая текучесть кадров 5. Снижение экономических показателей | 1. Задать новый виток развития маркетинга | Слабые стороны компании могут усилить угрозы (ухудшить конкурентную позицию), вследствие узкого ассортимента при изменении вкусов покупателей они могут воспользоваться товарами других фирм. |
Как видно из таблицы 2 у компании ООО «Новосибирская крупяная компания»есть как сильные стороны (прежде всего это высокая квалификация персонала, а также положительная репутация). Однако есть и слабые стороны, такие как низкий уровень организации маркетинга, узкий ассортимент продукции по сравнению с другими аналогичными салонами и недостаток менеджмента компании. Возможности и угрозы со стороны внешней среды могут быть усилены или ослаблены слабыми и сильными сторонами деятельности компании. К основным возможностям можно отнести – расширение ассортимента и выход на новые рынки. К угрозам, прежде всего, относится появление новых конкурентов и неблагоприятные факторы экономической и политической среды.
Технология работы
Технологический процесс зерноперерабатывающего предприятия включает в себя следующие операции:
- прием и кратковременное хранение зерна; предварительная очистка от примесей, выделение мелкого зерна и т.п. (при необходимости);
- подготовка зерна к переработке: окончательное выделение примесей, очистка поверхности зерна от пыли и т.п.;
- выработка готовой продукции - муки (размол зерна и сортирование продуктов размола с целью получения муки);
- кратковременное хранение и отпуск готовой продукции в таре или бестарным способом.
Зерно на предприятие подается автомобильным и железнодорожным транспортом. Для выгрузки зерна из автомобилей и автопоездов применяются автомобилеразгрузчики. Для перевозок зерна используют грузовые автомобили и специальные вагоны-зерновозы.
Проектирование организационной структуры управления
Рассмотрим организационную структуру, которую может иметь зерноперерабатывающее предприятие, рисунок 1.
Рисунок 1. - Организационная структура ООО «Новосибирская крупяная компания»
Высшим органом управления организации общества является общее собрание участников общества. Общество имеет единоличный исполнительный орган в лице генерального директора, назначенного учредителем. Структура управления ООО «Новосибирская крупяная компания» является линейно функциональной.
Перечислим достоинства и недостатки данной структуры.
Достоинства линейно-функциональной структуры управления:[6]
1.Обеспечивает выполнение специализированных задач, контролируемых с помощью планов и бюджетов.
2. Наиболее эффективна в стабильной среде.
3.Содействует эффективному производству стандартизированных товаров и услуг.
4.Обеспечивает экономию на управленческих расходах
5. Предусматривает специализацию функций и компетентность.
6. Ориентирована на ценовую конкуренцию.
7.Рассчитана на использование действующих технологий и сложившегося рынка. Не ориентирована на освоение новых рынков и новых технологий
8.Производственная специализация, превышающая возможности централизованного планирования.
9.Быстрое решение проблем, находящихся в компетенции одной функциональной службы.
10.Вертикальная интеграция, нередко превышающая возможности полной загрузки специализированных подразделений.
Недостатки линейно-функциональных структур:
- проблемы межфункциональной координации;
- узкая специализация работников, которая сужает горизонт их профессионального видения;
- ограничение возможности профессионального развития функциональных и особенно линейных руководителей;
- недостаточность полномочий у функциональных и линейных руководителей, которые «выталкивают» принятие решения на уровень вышестоящего руководителя, тем самым, перегружая его текущими проблемами.
Рассматривая организационную структуру управления ООО «Новосибирская крупяная компания» можно увидеть, что общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным, исполнительным органом общества генеральным директором. К его компетенции относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания. Генеральный директор осуществляет эффективное управление предприятием, обеспечивая его рентабельность, представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия, самостоятельно решает все вопросы деятельности общества, отнесенные к его компетенции трудовым договором, Уставом общества, законодательными актами Российской Федерации.
Производственные подразделения осуществляют производство основных видов продукции – муки и круп.
Функции отдела сбыта:
- обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по сбыту продукции;
- подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку выпускаемой продукции;
- формирование портфеля заказов на продукцию предприятия;
- участие совместно с соответствующими службами предприятия в формировании номенклатурных планов производства и сдачи готовой продукции; составление и увязка годовых, квартальных и месячных планов производства и поставок продукции в соответствии с заключенными договорами;
- участие в совершенствовании сбытовой сети и форм доставки продукции;
- организация оптовой торговли продукцией;
- организация правильного хранения готовой продукции, ее рассортировки, расфасовки, комплектации, консервации, упаковки и отправки потребителям;
- регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и прием покупателей по вопросам поставки продукции и расчетов с ними;
- составление заявок на необходимые материалы и транспорт для осуществления функций сбыта;
- участие в рассмотрении и удовлетворении обоснованных рекламаций на отгруженную продукцию; составление оперативной и статистической отчетности.
Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно руководителю коммерческого отдела.
Задачи отдела материально-технического снабжения:
- комплексное своевременное и равномерное обеспечение потребности предприятия качественными средствами производства.
- обеспечение наиболее полного и экономного использования на предприятии материальных ресурсов.
- рациональная организация работы снабженческой службы предприятия.
Кроме того, в составе организационная структуры имеется отдел маркетинга.
В функции руководителя отдела входит разработка маркетинговой политики на основе анализа потребительских свойств, производимой продукции и прогнозирования спроса и рыночной конъюнктуры. Разрабатывает графики отгрузки готовой продукции, руководит работами по изучению технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции, организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий. Осуществляет надзор за правильностью хранения, транспортировке и использования продукции.
Экономический отдел предприятия возглавляет главный экономист. Осуществляет работу по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности. Возглавляет подготовку проектов текущих планов подразделениям предприятия по всем видам деятельности. Осуществляет руководство отделом при проведении комплексного экономического анализа всех видов деятельности предприятия и разработкой мероприятий по эффективному размещению капитальных вложений, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, повышению конкурентоспособности выпускаемой продукции, снижению издержек на производство и реализацию продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, осуществляет нормирование труда и заработной платы.
В состав экономического отдела входит и бухгалтерия. В бухгалтерии ведется учет всей хозяйственной и финансовой деятельности. Руководит этим отделом главный бухгалтер, который осуществляет организацию бухгалтерского учета, составляет бухгалтерские отчеты, контролирует своевременность уплаты налогов и расчетов с кредиторами, следит за кассовой дисциплиной, участвует в анализе хозяйственной деятельности предприятия.