Глава 12 Системний аналіз у проблемно-цільовому керуванні організацією
Проблемна ситуація
Розмаїтість, привнесена в організацію, збільшує її потенціал. Але разом з тим внесення розмаїтості знижує стабільність організації й приводить до відхилень від норми. Коли вони здобувають виродливу форму, то мову ведуть про патологію. Патологічні зміни виникають не відразу, а в результаті системних відхилень від норми.
Організація перетерплює патологічні зміни в чинність нездатності працівників адекватно сприймати зміни, що відбуваються в ній. Неадекватність сприйняття обумовлена як їхнім минулим досвідом і іншими соціокультурними факторами, так і фізіологічними здатностями кожного працівника.
Починаються патологічні зміни з порушень взаємодії усередині системи. Іноді вони активно підтримуються працівниками, хоча можуть викликати інші виродливі відхилення від норми.
Джерела відхилень від норми можуть перебувати не тільки на границі між зовнішнім середовищем і системою (на вході й виході), але й у складі самої системи й, крім того, на лініях зв'язків між елементами системи.
На вході в систему патологія виникає як реакція на вплив зовнішнього середовища й регулюючі впливи керуючої системи. На виході із системи патологія проявляється в невідповідності очікуванням зовнішнього середовища й реальних потоків ресурсів із системи.
Зв'язку між елементами системи як місце зародження патології відображають боротьбу, що відбувається усередині системи за різні ресурси (час, енергію, інформацію, фінанси й т.д.).
Образно говорячи, щоб лікувати захворювання організації, необхідно з'ясувати джерело виникнення патології й причини, які сприяють її збереженню.
Як показують спостереження за організаціями, що придушує кількість патологічних змін перебуває усередині самої системи, а не на границі роздягнула її із зовнішнім середовищем. Що ж стосується внутрішніх патологий, те більша їхня частина зосереджена на лініях зв'язків між працівниками організації.
Ознаки патології на вході й виході з організації обумовлені реакцією на зовнішнє середовище, що може бути неадекватної, поспішної або, навпаки, запізнілої, а також формальної. Патологія проявляється у формальному характері змін в організації, при наявності схованих змін при відсутності явних, у відсутності нововведень, що запобігають старіння організації.
Деякі симптоми патології моделі складу організації наведені в табл. 12.1. З її треба, що втримування відхилень від норми різнобічно й залежно від особливостей конкретної організації може доповнюватися специфічними проблемами.
Таблиця 12.1
Патології моделей складу
Проблеми організації проявляються в процесі виконання функцій, при реалізації внутрішніх організаційних зв'язків і функціонуванні структури, здійсненні діяльності, виробленню рішень і виконанні внутрішніх правил організації. Проблеми й конфлікти, що виникають у процесі життєдіяльності організації, наведені в табл. 12.2.
Таблиця 12.2
Патології моделей структури
//
Особливість проблемних змін в організаціях укладається в тім, що причиною їхнього виникнення є діяльність людини, що безупинно створює сам собі й навколишньої проблеми, без рішення яких неможливо розраховувати на оздоровлення організації і її розвиток.
При описі проблемних ситуацій необхідно виявити повний обсяг знань про потребу організації й можливих коштів її задоволення. Збір інформації не може тривати нескінченно й повинен бути підлеглий кінцевої мети - рішенню проблеми. Тому протягом усього процесу збору інформації доцільно коректувати опис проблемної ситуації, що дозволяє відітнути надлишкову інформацію й скоротити пошук.
Процес опису проблемної ситуації складається з наступних етапів:
фіксація проблемної ситуації (недостатня й неупорядкована інформація про ситуацію);
попередній опис проблемної ситуації (упорядкування наявної інформації й усвідомлення її недостатності);
інформаційний пошук (одержання додаткової інформації приводить до її разупорядочению);
повний опис проблемної ситуації (одержання достатньої й упорядкованої інформації про ситуацію). Проблемна ситуація виникають у процесі пізнавальної діяльності суб'єкта, спрямованої на якийсь об'єкт, коли суб'єкт зустрічає якесь утруднення або перешкоду. Графічна модель такої ситуації наведена на мал. 12.1.
Рис. 12.1. Графічна модель проблемної ситуації
Проблемну ситуацію варто розглядати як розрив у діяльності, неузгодженість між цілями й можливостями суб'єкта. Проблемна ситуація являє собою умови, що породжують проблему.
Проблемні ситуації виникають у результаті умов, представлених на мал. 12.2.
Рис. 12.2. Сполучення факторів проблемної ситуації
Для коректної постановки проблеми необхідне розуміння проблемної ситуації, що трактується як засвоєння змісту й здатності її відтворення.
Тут потрібна адаптація загального знання до конкретного об'єкта. Перегрупування й адаптація інформації, як правило, виступають у вигляді переформулювання опису проблемної ситуації, тому що опис виявляється суперечливим. При переформулюванні треба врахувати, що опис проблемної ситуації фіксує не тільки елементи й структуру, але й емпіричний базис, цільові настанови. Корисно поставити запитання про те, як ще можна скласти опис проблемної ситуації, якими коштами, з урахуванням яких мотивів і установок.
Необхідною передумовою для використання наявної інформації з метою одержання додаткової або нової інформації про проблемну ситуацію є здатність постановника проблеми до особливого перегрупування й адаптації інформації, що втримується в описі проблемної ситуації.
Графічною ілюстрацією подібної процедури є зображене на мал. 12.3 перетворення первісної структури опису проблемної ситуації (стан А) в ієрархічно систематизовану структуру (стан Б).
Рис. 12.3. Модель перетворення опису проблемної ситуації в ієрархічну структуру
У результаті або опис проблемної ситуації доповнюється новими питаннями, які виникають у процесі аналізу опису, або сукупність питань систематизується за допомогою виявлення нових відносин між ними. Оперуючи першим або другим прийомами, працівники організації можуть знаходити нові елементи й структури проблемної ситуації.
Виявлення проблемних ситуацій лежить в основі проблеми прийняття рішень, що розбивається на ряд обов'язкових етапів:
визначення мети дослідження або системи подцелей;
визначення критеріїв їхнього досягнення;
формулювання конкретних завдань;
вибір способів, прийомів, методів і коштів рішення. Фундаментом ухвалення рішення є залежність, що зв'язує мета рішення з коштами її досягнення. Така залежність визначається на основі законів і наукових знань. Якщо теорії на момент рішення проблеми не існує, то висувається наукова гіпотеза. Розвиваючи її, розробляється концептуально-імітаційна модель, за допомогою якої може бути досягнутий необхідний стан системи.