Организация делопроизводственного обслуживания. Функции и структура служб документационного обеспечения управления (ДОУ). Положение о службе ДОУ и порядок его составления
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур различают следующие виды данной службы: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.
В организациях, не имеющих таких служб, их функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:
-внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
-разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики;
-контроль за соблюдением стандартов на документы;
-экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;
-регистрацию документов и учетно-справочную работу;
-контроль исполнения документов;
-формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
-оформление, издание и рассылку документов;
-машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
-организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
В своей деятельности данная служба руководствуется нормативными правовыми актами и методическими документами, утвержденными вышестоящими органами, а также локальными актами, разрабатываемыми в самой организации.
В зависимости от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно–исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия.
В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) — правлением;
в акционерных обществах — учредительной конференцией;
в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
в аппарате управления общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.
Какие реквизиты относятся к постоянным? В соответствии с каким документом оформляется реквизит «Наименование организации»? Какова структура оформления почтового адреса? В чем сущность флагового и центрованного способов расположения реквизитов?
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени
Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланках в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм.
Правом помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000 г, № 357 обладают только государственные органы (организации).
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак (знак обслуживания).
Изображение эмблемы организации (размер 17 мм) государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, негосударственной формы собственности — также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично расположению Государственного герба Республики Беларусь.
При угловом расположении реквизитов эмблема организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».
Автор документа (5, 6, 7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.
Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в Соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При записи адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), кори, (корпус), д. (дом), кв. (квартира). Следует помнить, что при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой, например 14в. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указы-ется цифрами без других обозначений:
пр. Партизанский, 20
220110, г. Минск
Республика Беларусь
Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. Приведенные данные необходимы для установления контакта с организациями и для выполнения расчетно-денежных операций. Адрес электронной почты и другие сведения указывают по усмотрению организации. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.
Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого ноля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Данный реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превышает 200 штук в год, то типографическим способом изготавливают специальные бланки с наименованием вида документа.
Место составления или издания документа (14) указывается на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Могилев.
При флаговом способе расположения реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
При центрованном способе – начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Положение об организации. Когда возникает необходимость в его разработке? Состав реквизитов положения об организации. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся:
учредительный договор;
устав организации;
положение об организации;
положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
инструкции по определенным направлениям деятельности;
должностные инструкции работников;
памятки.
Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).
Структура текста положения, например положения о министерстве, так же как и устав предприятия, регламентирована УСОРД и включает в себя следующие разделы.
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения. Связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе 1 «Общие положения» должны быть приведены официальные полное и сокращенное наименования организации, которые будут использоваться во всех официальных документах и в том числе на бланках организации. Далее указываются цели и основания создания организации, т.е. указывается правовой акт, на основании которого была создана организация. В этом же разделе указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
В разделе 2 «Основные задачи» приводится перечень основных задач (проблем), которые определяют характер и направления деятельности.
Организация не имеет права заниматься такой деятельностью, которая не указана в данном разделе.
В разделе 3 «Функции» перечисляются функции и виды работ, реализация которых обеспечивает выполнение основных задач организации.
В разделе 4 «Права и обязанности» указываются:
права, которыми наделена организация в лице ее руководителя;
обязанности, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.
Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий: например, право требовать представления определенной информации.
В этом разделе указывается право на издание определенных видов распорядительных документов, право представительствовать в соответствующих органах и др.
В разделе 5 «Руководство» указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
В разделе 6 «Взаимоотношения. Связи» указываются все информационные связи с другими организациями, т.е. указывается - какую информацию получает и представляет организация, основные виды документов, в которых эта информация содержится, а также периодичность и сроки их представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
В разделе 7 «Контроль, проверка и ревизия деятельности» оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводятся проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.
В разделе 8 «Реорганизация и ликвидация» указывается, кто в соответствии с действующим законодательством имеет право принять решение о реорганизации или ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется.
Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.