Анализ и описание работы и рабочего места персонала организации
Трудовая деятельность человека характеризуется содержательной стороной и процессуальной или технологической, которые позволяют проводить анализ и описание работы и рабочего места. Анализ работы – это определение наиболее существенных характеристик работы (Кибанов А.Я.. 2003. С.552). Это процесс упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Такая информация отражает содержание работы, то есть раскрывает конкретные рабочие функции и процедуры или представляет характеристики работника (его практические навыки, знания, способности и др.). Данная информация требуется для компетентного выполнения работы. По определению, анализ работы – это процесс систематического исследования работы по описанию наиболее существенных ее характеристик, а также требований к исполнителям данной работы.
Анализ работы имеет два очевидно выделяющихся аспекта: анализ с ориентацией на задачу (для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы); анализ с ориентацией на работника (для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы).
Анализ работы используется для:
подготовки описания работы (краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия работы и др.);
составление личностной спецификации с указанием личностных качеств работника;
подбора сотрудников и приема их на работу;
оценка результативности труда работников;
подготовки кадров и повышения квалификации путем разработки и внедрения программ подготовки кадров;
планирования карьеры и служебного продвижения, с учетом достижения работником высоких результатов;
оплаты труда, так как она должна напрямую увязываться с навыками, умениями, условиями работы, риском для здоровья;
обеспечение безопасности труда.
Анализ работы осуществляется поэтапно. Можно выделить шесть этапов, ответственных за:
общее представление об организации в целом и организационном расположении каждого рабочего места в ней;
распределение информации по анализу работы (для чего она будет использоваться);
выбор типичного образца тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться;
сбор необходимых данных, характеристик работы, выявление целесообразного режима работы и качества, необходимых исполнителю данной работы;
описание рабочего места;
разработка личностной спецификации (т.е. набора требований к работнику, выполняющему данную работу).
При проведении анализа работы должны быть получены такие ее характеристики, которые в полном объеме и всесторонне позволят составить описание работы. Поэтому анализ начинается с составления полного перечня работ. Затем каждый вид работы делится на отдельные процедуры и операции. Изучаются приемы и методы их выполнения, используемое оборудование, аппараты, инструменты; выявляются условия труда, рабочие взаимоотношения; устанавливается уровень профессиональной подготовки, знаний, умений, необходимых для выполнения работы на требуемом уровне.
При анализе работы используют три основных метода: наблюдение, собеседование, вопросники.
Наблюдение как один из методов анализа работы используется с целью получения моментальной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых показателей. Этот метод прост и эффективен в использовании. С помощью данного метода можно изучать открытые виды работы, рутинные виды работы с высоким содержанием ручного труда, простые виды труда. Наблюдение может быть сплошным (наблюдается весь рабочий процесс) или выборочным (когда наблюдаются отдельные операции).
Собеседование представляет собой прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. С целью получения более объективной информации в процессе собеседования целесообразно: процедуру собеседования заранее планировать (продумать общую схему, последовательность задаваемых вопросов и т.д.), разработать процедуру перепроверки и уточнения информации (например, консультации с непосредственными руководителями изучаемых работников, регулярная стыковка записей различных интервьюеров и др.).
Вопросники характеризуются тем, что они изначально структурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватить совокупность рабочих операций. Это экономичный по времени метод сбора информации от большого количества людей.
После проделанного анализа работу можно описывать, то есть фиксировать данные о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметры. Содержание конкретной работы – это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к работе. К параметрам работы относятся: масштаб, сложность, отношения (cвязи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Последовательность и назначение анализа представлено следующим планом: 1) наименование работы; 2) кому подчиняется работник; 3) за кого отвечает работник; 4) общая цель работы; 5) основные направления деятельности и задачи (к основным задачам, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника, относятся шесть задач: стоимость, выходной результат, время, скорость, расход, контроль); 6) условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и др.); 7) рабочие взаимоотношения с другими; 8) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и др.).
Описания работы должны быть использованы в интересах всей организации (для изучения производительности труда, пересмотра структуры организации и др.) и самого работника (для определения задач отдельного исполнителя, создания спецификации работника и др.). Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность. Ответственность за составление описания работы лежит на исполнителе и его начальнике. Разновидностью описания работы является описание рабочего места, то есть сбор всесторонней информации о требованиях, нагрузке и содержании работы. Такое описание используется при подборе, отборе, найме, аттестации рабочих мест и работников. Описание рабочего места включает разделы: наименование рабочего места, классификационная группа рабочего места, количество работников на рабочем месте, схема замещения должностей на рабочем месте и др.).