Кредиторская задолженность, начисленные расходы и прочие текущие обязательства
Целью сохранения денежных средств с кредиторской задолженности, начисленных расходов и прочих текущих обязательств является задержка платежей до реализации оплаты. Тем не менее, это не является отсрочкой платежа, пока он не преступник. Отель с репутацией преступность может столкнуться с трудностями в получении материалов и услуг в чем-нибудь, кроме кассовой основе.
Если предлагается скидка для своевременной выплаты, должны быть рассмотрены преимущества этого. Например, общая ставка дисконтирования составляет 2 процента от суммы счета при оплате в течение десяти дней, в противном случае оно подлежит оплате без скидки в течение 60 дней. На 1000$ покупки, что вы заплатили в течение десяти дней это позволит сэкономить $ 20. Может показаться, что это не так много денег, но при большом количестве покупок, сделанных в течение года, может накопиться большая сумма.
Тем не менее, в приведенном примере вам, возможно, придется занимать деньги ($ 980) для того, чтобы произвести оплату в течение десяти дней. Допустим, вы позаимствовали деньги на 50 дней под 8 процентов годовых. Процентные расходы по этим заимствованным деньгам будут:
9980 х 50дней х 8% / 365 дней = 10.75$
Но все равно будет выгоднее занимать деньги, потому что разница между скидкой сохраняет 20,00$ и процентные расходы в размере 10,74$ по-прежнему 9.26$.
Прибыль это не денежными средствами
Один из наиболее важных фактов, который вы должны помнить при управлении денежными средствами и при анализе прибылей и убытков это то, что чистая сумма прибыли, показанная в отчете о доходах, не является эквивалентом наличных денег. Причиной этого является характер начисления учетного процесса (см. главу 1). С учетом по методу начисления, продажи отражаются в момент реализация продажи, даже если вы не можете получить наличные деньги сейчас, а только спустя некоторое время.
Кроме того, вы можете оформить поставки в кредит. Другими словами, товары, полученные и использованные, но не оплаченные до 30 дней или более. Тем не менее, пока товары используются в течение периода отчета о прибылях и убытках, они отражаются в отчете о доходах как расход.
Кроме того, некоторые расходы могут быть оплачены в начале года (например, страховка), но общая стоимость страхования распространяется равномерно в ежемесячном отчете о доходах за весь год. Это означает, что, например, в январе 12,000 может быть выплачено за годовую страховку, но только 1000$ записываются на январский доход, расходов в 1000$ будет показан в качестве расхода для каждого из следующих 11 месяцев.
Другим осложняющим фактором является то, что некоторые элементы (например, амортизация), отражаются как расходы в отчете о доходах даже если вовлечены наличные денежные средства.
По этим и другим причинам, чистая прибыль показанная в вашем отчете о прибылях и убытках, обычно не может быть приравнены к наличности. Если вы хотите поставить знак равенства между чистой прибылью и наличными денежными средствами (хорошая идея в большинстве компаний), необходимо преобразовать его в кассовую основу, и один из способов сделать это заключается в подготовке денежного бюджета. Денежные бюджеты являются основной помощью в эффективном управлении наличными денежными средствами.
Наличный бюджет
Отправной точкой в наличном денежном бюджете является бюджет прибылей и убытков, он показывает ожидаемые (прогноз) продажи и расходы за месяц на период, которые требуется для подготовки наличного бюджета.
| Апрель | Май | Июнь | ||||
| Реализация | 18 000$ | 21 000$ | 24 000$ | |||
| Заработная плата и связанные с ней расходы | 9 000$ | 10 500$ | 12 000$ | |||
| Предметы снабжения и другие расходы | 1 500$ | 1 750$ | 2 000$ | |||
| Коммунальные услуги | 500$ | 750$ | 1 000$ | |||
| Аренда | 1 000$ | 1 000$ | 1 000$ | |||
| Реклама | 500$ | 12 500 $ | 500$ | 14 500$ | 500$ | 16 500$ |
| Прибыль до амортизации | 5 500$ | 6 500$ | 7 500$ | |||
| Амортизация | 2 000$ | 2 000$ | 2 000$ | |||
| Чистая прибыль | 3 500$ | 4 500$ | 5 500$ |
Таблица 17.1. Иллюстрация бюджета отчета доходов и расходов
В нашем случае мы будем использовать три месяца. Предположим, что в бюджете о прибылях и убытках для «Tracy's Trailer Park» в течение следующих трех месяцев показан на рисунке 17.1. Для того, чтобы подготовить наличный, Tracy необходимы следующие дополнительные сведения:
• Бухгалтерский учет показывает, что каждый месяц примерно 60 процентов продаж должно проходить наличным расчетом, и 40 процентов по кредитному типу и быть собраны в следующем месяце.
• В марте продажи составили 16 000$ (Tracy нужна эта информация, так что он может рассчитать сумму денежных средств, которая будет собрана в апреле от продаж, сделанных в марте).
• Заработная плата, расходные материалы, коммунальные услуги и аренда оплачивается 100 процентов наличкой за каждый текущий месяц.
• Предоплата рекламы была произведена в январе (6 000$ наличными) на год вперед. Для того, чтобы не показать полные 6 000$ в качестве расхода в январе (в пользу рекламы на весь год), в отчетах о прибылях и убытках показывает 500$ каждый месяц для аванса.
• банковский баланс на 1 апреля составляет 10 200$.
Tracy теперь можно использовать бюджет отчета о прибылях и убытках (рис. 17.1) и приведенную выше информацию для расчета суммы для своего наличный бюджет. Процесс очень прост. Первый месяц наличного бюджета – апрель, а денежные поступления и выплаты можно рассчитать следующим образом:
Денежные поступления.Денежные поступления за апрель:
• Продажи за текущий месяц 18 000$ х 60% наличных средств = 10 800$
• Дебиторская задолженность скоплений:
Продажи за март 16000$ х 40% = 6 400$
Денежные выплаты.Денежные выплаты за апрель:
• Заработная плата и связанные с ней расходы, 100% наличности = 9 000
• Предметы снабжения и другие расходы, 100% наличности = 1 500
• Коммунальные услуги 100% денежных = 500
• Аренда, 100% денежных = 1000
• Реклама – была оплачена в январе (6000$ должна быть показана в виде денежных выплат за этот месяц.) = 0
• Амортизация – не требуют выплаты денежных средств; это просто списание балансовой стоимости соответствующих активов = 0
Tracy завершила наличный бюджет за апрель, что выглядит следующим образом:
Открытие банковского баланса 10 200$
Поступления:
Продажа за наличные 10 800$
Коллекция по дебиторской задолженности 6 400$ 17 200$
Выплаты:
Заработная плата и связанные с ней расходы 9 000$
Предметы снабжения и другие расходы 1 500$
Коммунальные услуги 500$
Аренда 1 000$ 12 000$
Закрытие банковского баланса 15 400$
Обратите внимание, что закрытие баланса банка каждый месяц рассчитывается следующим образом:
Открытие банковского баланса + Поступления – Выплаты
Или для апреля:
10 200$ + 17 200$ - 12 000$ = 15 400$
Каждый месяц закрытие банковского баланса становится открытием банковского баланса следующего месяца. Tracy завершила бюджет денежных средств за три месяца, это будет показано на рисунке 17.2.
Из этого рисунка, Tracy может видеть, что ожидается увеличение банковского счета с 10 200$ до 28 000$ в течение ближайших трех месяцев. Когда наличный бюджет за июль, август и сентябрь будет готов, будет понятно, действительно ли банковский баланс будет увеличиваться или он будет снижаться.
| Открытие банковского баланса | Апрель | Май | Июнь |
| 10 200$ | 15 400$ | 21 200$ | |
| Поступления: | |||
| Продажа за наличные | 10 800$ | 12 600$ | 14 400$ |
| Коллекции на счетах | 6 400$ | 7 200$ | 8 400$ |
| Итого | 27 400$ | 35 200$ | 44 000$ |
| Расходы | |||
| Заработная плата и связанные с ней расходы | 9 000$ | 10 500$ | 12 000$ |
| Предметы снабжения и другие расходы | 1 500$ | 1 750$ | 2 000$ |
| Коммунальные услуги | 500$ | 750$ | 1 000$ |
| Аренда | 1 000$ | 1 000$ | 1 000$ |
| Итого | 12 000$ | 14 000$ | 16 000$ |
| Закрытие банковского баланса | 15 400$ | 21 200$ | 28 000$ |
Таблица 17.2 Иллюстрация трехмесячного наличного бюджета
Излишки инвестиции. Из таблицы 17.2, очевидно, что Tracy будет иметь достаточно здоровый избыток денежных средств (до тех пор, бюджетные прогнозы достаточно точны), которые не должны быть оставлены накапливаться при отсутствии или низком интересе к банковскому счету. В данной ситуации, Tracy может решить взять 20 000$ или 25 000$ с банковского счета и вложить их в краткосрочные ценные бумаги (30, 60 или 90 дней) под высокие процентные ставки.
Без подготовки наличного бюджет, Tracy было бы трудно знать, что имеются свободные средства на руках, которые могли бы быть использованы с выгодой для дальнейшего увеличения своей чистой прибыли.
Если деньги были взяты с банковского счета и инвестированы, наличный бюджет должен это показать сразу, пока ценные бумаги не обналичили, и дожжен быть показан, как приход.
Кроме того, проценты по кредитам, основным платежам по кредитам, приобретение основных средств, оплата налога на прибыль и выплаты дивидендов или снятие денежных владелец также будут вписаны в наличный бюджет в качестве выплаты. Если основные средства были проданы за наличные деньги, наличные деньги должна быть показана как приход.