ПРОГНОЗИРОВАНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ
Для эффективного функционирования организации необходимо исключить дефицит рабочей силы на длительный период. Увеличение кадровых потребностей должно быть умело предусмотрено, чтобы вовремя пополнять и обучать новый персонал. Необходимо прогнозировать и уменьшение численности организации, чтобы проводить сокращение систематично, желательно путем проводов на пенсию или обычных перемещений по службе. Неспособность вовремя заполнить вакансии может стать причиной снижения эффективности труда, а также чрезмерной нагрузки на работников. С другой стороны, наличие большего, чем требуется, числа работников, может привести к лености персонала и увеличению стоимости труда. Безделье работников, как и другие факторы, например, уменьшение возможностей продвижения по службе, могут неблагоприятно отразиться на моральном состоянии работников.
Поскольку изменение внешних условий ведет к изменению структуры организации, что неизбежно повлечет за собой создание новых и ликвидацию старых рабочих мест, а также отразится на индивидуальных должностных назначениях, важно заранее спланировать грядущие потребности в рабочей силе, но грамотная политика кадрового планирования облегчит задачу прогнозирования кадровых нужд. Такое планирование должно отражать ожидаемые изменения деловой активности и потребительского спроса, а также предусматривать влияние этих изменений на характер производства и структуру организации.
На основании производственного плана с учетом характеристик выпускаемой продукции рассчитывается нагрузка каждого подразделения организации и, соответственно, численность ее работников. Эта необходимая численность должна быть описана на языке рабочих мест и должностных позиций в каждом подразделении. При описании кадровой расстановки в подразделении необходимо учитывать характер и уровень важной компетентности предлагаемых сотрудников. На планирование кадровых потребностей влияют и такие факторы, как текучесть кадров, отпуска, периодическое отвлечение работников на профессиональное обучение, возможные прогулы, болезни и пр.
Оценку потребности в персонале можно отнести к стратегическим задачам HR-менеджера. Причем ее своевременность нужна именно менеджеру, ведь это ему придется в срочном порядке подбирать недостающий персонал, в случае если эта работа не будет проделана.
Потребность в персонале определяется по следующим факторам:
- стратегические планы компании (регистрация, создание новых отделов, введение новых должностей т.д.). Эту информацию менеджер получает на основании анализа соответствующих документов и бесед с руководителем.
- актуальная ситуация (в первую очередь ориентируемся на проблемы с выполнением плановых показателей сотрудниками или отделами).
Анализ этих ситуаций позволит сделать один из следующих выводов:
а) объем нагрузки на работников отдела достиг максимума для выполнения эффективной работы, увеличение плановых показателей отдела влечет за собой необходимость поиска нового (дополнительного) сотрудника;
б) работники отдела недостаточно квалифицированы и необходимо решить вопрос об их обучении, переводе или увольнении (что, возможно, также повлечет поиск нового сотрудника);
в) «страдает» организация труда в отделе, начальнику недостает управленческой компетенции, некорректно поставленные плановые задачи и многое другое – разбор этих причин также может привести к кадровым перестановкам и поиску персонала, однако чаще всего они решаются другими методами.
- периодическая оценка персонала (аттестация) также покажет проблемные зоны и может спровоцировать к замене сотрудника.
-карьерные и личные планы сотрудников. Конечно, большинство компаний приветствует карьерный рост, однако далеко не каждая в состоянии его обеспечить. Поэтому у вас всегда найдутся сотрудники, которым предложат выше должность в другой компании, и они соберутся уходить. Кроме того, вокруг нас работают живые люди, поэтому их жизненные ситуации также не могут нас не касаться: учеба, переезд, рождение ребенка, проблемы со здоровьем…, - обо всем этом менеджер по персоналу должен знать первым, причем желательно не за две недели до увольнения, а значительно раньше.
Итогом всей этой работы становится стратегический план побора персонала, который, как мы уже говорили, значительно снижает количество экстренных вакансий, а соответственно, и ошибок при подборе.
Эффективное планирование человеческих ресурсов положительно влияет на результаты организации благодаря:
· Оптимизации использования персонала. Деятельное планирование позволяет выявить и продуктивно применить невостребованный потенциал сотрудников путём расширения должностных обязанностей, переводов работников на другие рабочие места, реорганизации производственных процессов;
· Совершенствованию процесса приёма на работу. Планирование является источником информации о потребностях организации в персонале, что даёт возможность обеспечить поиск и отбор кандидатов на планомерной основе, снизить издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы;
· Организации профессионального обучения. План по человеческим ресурсам является основой для планирования и проведения профессионального обучения в компании. Тщательная разработка этого плана позволяет обеспечить нужную квалификацию работников и добиться реализации бизнес-планов с наименьшими издержками;
· Созданию основы для развития других программ управления персоналом. Знание тенденции в динамике численности, изменении квалификационной структуры персонала позволяет отделу человеческих ресурсов разрабатывать долгосрочные программы в области компенсации, профессионального развития и т.д.; сокращению общих издержек на рабочую силу за счёт продуманной, последовательной и активной политики на рынке труда. Знание собственных потребностей на длительную перспективу даёт компании возможность эффективно противостоять своим конкурентам и взаимодействовать с контрагентами на рынке труда, и извлекать выгоду из меняющейся ситуации.
Сущность кадрового планирования:
- создание таких рабочих мест, которые с точки зрения продуктивности и мотивации дают сотрудникам оптимальным образом развивать свои способности;
- создание достойных человека условий труда;
- обеспечение занятости.
Цели и задачи кадрового планирования:
1) Кадровые стратегии:
- разработка основ будущей кадровой политики организации;
- создание возможности должностного и профессионального продвижения сотрудников;
- обеспечение развития кадров для выполнения новых квалификационных работ и адаптация их знаний к изменяющимся рыночным условиям деятельности.
2) Кадровые цели:
- определение конкретных целей организации и каждого сотрудника, вытекающих из кадровой стратегии;
- достижение максимального сближения целей организации и индивидуальных целей ее сотрудников.
3) Кадровые задачи:
- обеспечение организации (в определенное время, в нужном месте, в требуемом количестве и соответствующей квалификацией) таким персоналом, который необходим для достижения поставленных целей.
4) Кадровые мероприятия:
- разработка плана кадровых мероприятий для реализации конкретных целевых установок кредитной организации и каждого ее сотрудника;
- определение затрат на реализацию плана кадровых мероприятий.
Кадровое планирование реализуется посредством комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в оперативном плане работы с персоналом, в котором учитываются:
- структура персонала (в т.ч. квалификационная, половозрастная, национальная и др.),
- количество постоянных и временных сотрудников,
- степень текучести кадров,
- продолжительность рабочего времени и отпусков,
- размеры оплаты труда,
- и т.п.
Планирование кадров – разработка плана будущих потребностей в людских ресурсах, учет изменений, происходящих в жизни с работниками (служебные помещения, длительные отпуска, выход на пенсию и т.д.).
Процесс планирования включает в себя три этапа:
- оценка наличных ресурсов. На этом этапе с помощью руководителей определяется, сколько человек занято выполнением каждой операции, требующейся для реализации конкретной цели.
- оценка будущих потребностей. Прогнозирование численности персонала, необходимого для реализации краткосрочных и перспективных целей.
- разработка программы удовлетворения будущих потребностей. Она должна включать конкретный график и мероприятия по привлечению, найму, подготовке и продвижению работников, требующихся для реализации целей организации.
ЭТАПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ПЕРСОНАЛА
Планирование является не методом, а функцией управления персоналом, которая представляет собой деятельность по согласованию интересов работодателей и соискателей.
Планирование персонала является продолжением кадровой политики, опирается на неё, а также на стратегию развития организации.
Кадровое планирование охватывает три последовательных этапа:
1. Информационный этап. На этом этапе производится сбор статистических данных и другой необходимой информации, её обработка и анализ кадровой ситуации, а также вероятных вариантов её развития в перспективе.
2. Этап разработки проектов кадрового плана. На этом этапе проводятся исследования альтернативных проектов кадрового плана и их влияние на достижение кадрово-экономических целей. Этот этап наиболее трудоёмкий и требует высокого профессионализма работников кадровых служб
3. Этап принятия решения. Утверждение одного из вариантов плана в качестве обязательного ориентира для организации деятельности кадровых служб. Разрабатывается план с количественными и качественными показателями в соответствии с организационной структурой и численностью штатов.
Обязательным условием при планировании необходимых штатов является и определение связанных с этим издержек.
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ПЛАНА ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ПОТРЕБНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ В ПЕРСОНАЛЕ
| Наиме-нова-ние подра-зделе-ния | Наиме-нование должно-сти | Численность Работающих | Дополнительная потребность в персонале | |||||||
| на начало плани-руемо-го пе-риода | на конец плани-руемо-го пе-риода | на рас-шире-ние объе-ма работ | на возмещение плани-руемой прибыли | на возмещение излиш-него оборота в кадрах | Все-го на 5 лет | в т.ч. по годам | ||||
МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ
Выделим три основные группы методов планирования потребности в персонале.
1. Общая потребность, планируемая по:
· объёмам продаж на одного работника;
· прибыли до оплаты налогов;
· добавочной стоимости (используется в производстве).
2. Потребность по категориям, планируемая по:
· времени выполнения и объёму работ (по трудоёмкости);
· нормам обслуживания;
· числу рабочих мест;
· штатному расписанию.
3. Дополнительная потребность:
Сдоп= ÎСчисл +ÎСвозм
где ÎСчисл – прирост численности персонала в связи с расширением производства;
ÎСвозм –возмещение работников, ушедших с работы по различным причинам.