Уважаемый Валерий Павлович!
Международный аэропорт "Самара" совместно с канадским институтом ИАМТИ и при Вашем непосредственном активном участии заканчивает разработку генерального плана реконструкции и развития международного аэропорта "Самара ", и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки.
Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий ч предложений представить Вам итоги нашей совместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей.
Презентация состоится 19 сентября в Депутатском зале международного аэропорта "Самара " в 14 часов.
Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45.
С уважением
генеральный директор международного аэропорта "Самара " В. Ф. Чернавин.
Письмо-благодарность
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
Стандартные выражения:
Позвольте Вас поблагодарить...
Позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность...
С благодарностью подтверждаем...
Выражаем благодарность от имени...
Мы благодарны Вам за....
Мы признательны Вам за то, что...
Выражая благодарность за Ваше письмо от... сообщаем, что...
Мы получили Ваше приглашение на..., за которое очень Вам благодарны (признательны)...
Заранее благодарим за...
С благодарностью подтверждаем...
Образец
Председателю правления АКБ "Газбанка" Иванову П.А.
Глубокоуважаемый Петр Алексеевич!
Коллектив школы-интерната № 5 Кировского района выражает глубокую благодарность "Тазбанку" и Вам лично за проявленное сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей. Мы чрезвычайно признательны Вам за финансирование выступления эксцентрик-театра "Комиксы", которое очень порадовало нас и детей.
Заведующая школой-интернатом №5 Кировского р-на Седова Л.П.
Письмо-просьба
Глагол "просить" может использоваться в различных видах деловой корреспонденции для выражения просьбы, требования, приглашения и т.п. Например: Просим Вас принять наше приглашение... Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...
В то же время сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Ситуации, вызывающие необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию.
Физическими лицами в форме просьбы пишутся заявления, неофициальные служебные записки. Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб – однотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:
Прошу... Просим... Одновременно прошу... Также просим...
А также прошу... А также просим...
Части композиции соответствуют абзацному членению текста делового письма.
В письмах-просьбах употребляются следующие стандартные выражения:
Обращаемся к Вам с просьбой.... Просим Вас прислать… выслать, просили бы Вас направить, не могли бы Вы сообщить, не откажите (нам) в любезности подтвердить... Будем благодарны (Вам), если Вы пришлете... Будем весьма признательны, если Вы вернете... Были бы весьма обязаны Вам, если Вы направите, сообщите, подтвердите... сошлетесь...
Были бы весьма обязаны за участие, ответ, согласие.
Позвольте обратиться к Вам просьбой о...
Обращаемся к Вам с просьбой о...
Мы хотели бы получить...
Нам хотелось бы привлечь Вас к...
Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...
Желательно было бы ознакомиться с...
Сообщите нам, пожалуйста...
Мы будем рады, если Вы найдете возможность
примете приглашение, ответите, сообщите…
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные.
Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше.
С наилучшими пожеланиями...
С наилучшими пожеланиями и надеждой не сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Добро пожаловать на наш семинар!
Пожелание может быть высказано не прямо, а завуалировано, дано в подтексте.
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...
Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным... Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса... Примите сердечные, искренние поздравления... Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менее мы полны решимости...
ПИСЬМА-ПОЗДРАВЛЕНИЯ
Поздравление с юбилеем
Уважаемый ( И.О.)
Позвольте мне, Многоуважаемый…,
Разрешите нам, Дорогой......, от имени...
поздравить Вас с юбилеем и пожелать Вам здоровья и успехов в работе.
… вашей фирме процветания и благополучия, преуспевания на долгие годы.
Что является наиболее важным для поздравительных писем? Автору подобных посланий следует помнить о том, что хорошее поздравительное письмо:
1. Всегда приходит к адресату своевременно (в идеале – точно в день соответствующего события).
2. Имеет подчеркнуто личный, особенно сердечный и дружеский характер (но при этом свободно от проявлений фамильярности).
3. Оригинально и свежо по содержанию (однако оригинальность не должна при этом перехлестывать через край).
4. Написано внятно, коротко и по существу. При желании вы всегда можете дополнить краткое официальное поздравление неформальным, которое обычно адресату вручают - или зачитывают по телефону - лично.
5. Включает только одно упоминание слова «поздравляю(ем) (и при этом не содержит ни строчки о повседневных делах и проблемах, хотя бы и чрезвычайно насущных для делового партнерства).
6. Несет в себе помимо обычных пожеланий (здоровья, счастья, благополучия) и те, исполнение которых для адресата является особенно желательным.
7. Выглядит стройным и логичным с точки зрения структуры и композиции.
8. Изящно по стилю, который должен еще более подчеркивать торжественность повода для послания.
9. Безупречно оформлено, но при этом не должно выглядеть ни чересчур официально, ни слишком помпезно.
10. Имеет подпись, сделанную от руки.
Пример письменного поздравления, написанного ко дню рождения адресата.
Ветерану труда Ивану Исаевичу Южину,
директору Белозерского городского автотехникума.
Глубокоуважаемый Иван Исаевич!
Позвольте от имени педагогов и учащихся техникума горячо поздравить Вас с юбилейным днем рождения.
Вот уже более 20 лет Вы успешно возглавляете работу нашего учебного заведения, отдавая любимому делу всю свою энергию. Вы, как и прежде, являете собой образец добросовестного и беззаветного служения профессии педагога-воспитателя и наставника молодежи.
В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, дорогой Иван Исаевич, крепкого здоровья, успехов на профессиональном поприще, благополучия Вам и Вашим близким.
С уважением
коллектив техникума.
ПИСЬМА-ИЗВИНЕНИЯ
Письма-извинения встречаются в повседневной деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее письма-извинения все более часто используются для урегулирования конфликтных и предконфликтных ситуаций.
В зависимости от серьезности повода указанные письма могут содержать в себе не только извинения, но и выражение сожаления или огорчения. Считается вполне естественным (и даже необходимым) направить письменные извинения в связи со следующими обстоятельствами:
1) ненадлежащее исполнение договорных обязательств и соглашений;
2) некорректное поведение по отношению к деловому партнеру или его сотрудникам, допущенное со стороны организации-отправителя;
3) недоразумения и разногласия, возникшие между партнерами как на деловой, так и на личной почве (в последнем случае речь идет о неформальных извинениях..);
4) необходимость принятия мер, призванных защитить интересы организации-отправителя в ущерб интересам адресата по причинам неодолимого характера (в связи с форс-мажорными обстоятельствами).
Кроме того, формальные извинения принято приносить в связи с отказом от какого-либо предложения адресата (например, от приглашения).
Особенности оформления. Письменные извинения, выражаемые от имени организации-отправителя, оформляются только на бланке. Письменные извинения, направляемые по инициативе конкретного должностного лица, обычно оформляются на листах писчей бумаги, неформальные извинения м.б. на открытке.
Структура писем-извинений предполагает изложение сути в первом абзаце (с использованием ключевой формулировки и кратким пояснением повода) и выражение сожаления (огорчения) - во втором. Кроме того, в этом же (или следующем) абзаце автор может выразить адресату свое намерение всячески способствовать нормализации и укреплению взаимоотношений.
Содержание письменных извинений должно излагаться в подчеркнуто примирительном тоне. В текст послания включается дополнительное количество стандартных формул вежливости. Допустимо также использовать в тексте повторное обращение к адресату. При этом извиняться по ходу письма следует только один раз.
Пример 1.
Генеральному директору компании «Мебель-ДВ» ЭА Зеленовской.
Глубокоуважаемая Эмма Авенировна!
Закрытое акционерное общество «Томилов и сыновья» приносит Вам свои искрение извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от 22 февраля 2004 г. № 12. Уверяем Вас, что задержки в поставке комплектующих изделий, имевшие место в декабре текущего года, носили, временный характер и произошли по причинам, не зависящим от деятельности нашего предприятия.
Позвольте, уважаемая Эмма Аркадьевна, выразить Вам наше огорчение в связи с этим неприятным фактом. Тем не менее мы очень надеемся, что имевший место случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство ЗАО «Томилов и сыновья» приложит необходимые усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев. Желаем Вам благополучия и процветания.
С глубоким уважением
Директор-распорядитель ЗАО «Томилов и сыновья» А.Н. Томилов.